Serviceorienteret sekretær søges til DTU Aqua at Danmarks Tekniske Universitet

Copenhagen, Capital, Denmark -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

12 Jul, 26

Salary

0.0

Posted On

13 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Secretarial support, Reception duties, Coordination, IT systems, Time registration, Travel booking, Procurement, Event planning, Communication, Prioritization, Administrative support, Customer service

Industry

Research Services

Description

DTU Aqua søger en dygtig, serviceorienteret, ansvarsbevidst og fleksibel sekretær. Du bliver en del af en central funktion som understøtter medarbejdere og ledere på instituttet. Jobbet Du vil få både receptions- og sekretæropgaver: Receptionsopgaverne er f.eks. booking og koordinering af lokaler og biler, udlevering af adgangskort og nøgler, posthåndtering, modtage af gæster, bestille forplejning, journalisering og andre praktiske opgaver. Sekretæropgaverne dækker f.eks. superbrugerfunktion i administrative systemer til tidsregistrering, rejsebestilling og -afregning, indkøb, arrangere og deltage i møder og events - og som blæksprutte: mange andre forefaldende opgaver. Opgaverne spænder bredt og du vil få en varieret hverdag med både faste rutiner og ad hoc-opgaver. Opgaverne løses i samarbejde med dine kolleger i Sektion for Administration og Service, som har ansvar for daglige driftsopgaver på DTU Aquas lokaliteter, herunder f.eks. sekretariater, servicemedarbejdere, indkøb og arbejdsmiljø. Vores forventninger til dig * Du har en relevant kontoruddannelse og erfaring med sekretærarbejde, gerne fra lignende stilling. * Dine engelskkundskaber er gode, da DTU er et internationalt universitet. * Du bør have god viden om og ikke mindst flair for IT-systemer, da meget af arbejdet foregår i skiftende systemer. Du har et godt overblik og er god til at prioritere, koordinere, kommunikere og strukturere, også når der dukker ad hoc-opgaver op, som kræver en hurtig løsning. Vi forventer at du selv opsøger opgaver i dialog med kolleger og leder. Vi lægger selvfølgelig også vægt på dine personlige kvalifikationer, herunder evnen til at kunne samarbejde, at du er fleksibel, omhyggelig og ansvarsbevidst og at du har det særlige service-gen som gør dig ideel til stillingen. Vi sætter pris på at du kommer med godt humør og konstruktiv tilgang til en travl hverdag. Hvad tilbyder vi dig Vi tilbyder et spændende og alsidigt job i et dynamisk forskningsmiljø med engagerede kolleger. Du får et ansvarsfuldt, alsidigt og selvstændigt arbejde, gode muligheder for kompetenceudvikling, flekstid og et uhøjtideligt arbejdsmiljø. Løn og ansættelsesvilkår Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/Stat) indgået med Finansministeriet og aflønning vil ske på basis af dine kvalifikationer. Du bliver en del af Sektion for Administration og Service, som har 15 medarbejdere, fordelt på 4 steder i landet. Dit ansættelsessted vil være DTU Aqua, Sektion for Administration og Service, Henrik Dams Allé, 2800 Kgs. Lyngby Stillingen er på 37 timer om ugen og ønskes besat snarest muligt. Ansøgning og kontakt Vi skal modtage din online ansøgning senest den 4. maj 2026. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sektionsleder Hanne Moos Bille på 40 48 21 50. Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning. Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen. Om DTU Aqua DTU Aqua – Institut for Akvatiske Ressourcer – arbejder for velfungerende have, åer og søer, hvor biodiversiteten kan trives. Vores forskning, rådgivning og uddannelse bidrager til at udvikle en bæredygtig blå bioøkonomi og robuste akvatiske økosystemer og til at reducere effekterne af klimaændringer. Vi har et stort nationalt og internationalt netværk og samarbejder med andre forskningsmiljøer, myndigheder, erhverv og NGO'er. Vi har state-of-the-art-forskningsfaciliteter og Danmarks eneste oceangående forskningsskib, som også kan sejle i Arktis. Instituttet har ca. 360 medarbejdere, hvoraf halvdelen er videnskabeligt personale, inklusive ca. 50 ph.d.-studerende. Mere end 35 nationaliteter er repræsenteret på instituttet, og vi arbejder for en ligelig kønsfordeling. Vi holder til i Lyngby, Hirtshals, Nykøbing Mors og Silkeborg og har faste aktiviteter i Grønland. Læs mere på aqua.dtu.dk DTU – Til gavn for samfundet siden 1829 DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

Responsibilities

The role involves managing reception tasks such as guest reception, facility coordination, and mail handling. Additionally, it includes secretarial duties like administrative system management, travel booking, procurement, and event coordination.