Specialist Administratie & Automatisering Externe Inhuur at KPN

Rotterdam, South Holland, Netherlands -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Mar, 26

Salary

5116.0

Posted On

08 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Processes, Digital Skills, Process Improvement, Automation, AI Experience, Time Management, Collaboration, Microsoft Office, VMS Systems, Attention to Detail, Proactivity, Communication Skills, Problem Solving, Initiative, Curiosity, Integrity

Industry

Telecommunications

Description

Beschrijving van het bedrijf KPN transformeert de huidige Hiringdesk naar het Expertisecentrum Externe Inhuur: de centrale afdeling binnen KPN voor alle vraagstukken rondom externe arbeidskrachten. Dit expertisecentrum is opgericht om KPN wendbaar, toekomstbestendig en compliant te houden in een snel veranderende arbeidsmarkt, waarin digitalisering, nieuwe wetgeving en strategische keuzes een grote rol spelen. Het Expertisecentrum is verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en ondersteunen van alle processen rondom het inhuren van externe arbeid. Administratieve werkzaamheden en adviesrollen zijn duidelijk van elkaar gescheiden, waardoor processen efficiënter verlopen en managers beter ondersteund worden bij hun inhuurvraagstukken. De belangrijkste taken van het Expertisecentrum zijn: Gevraagd en ongevraagd advies geven aan interne opdrachtgevers over inzet van externe arbeid, contractvormen, leveranciersselectie en wet- en regelgeving. Beheren van het leveranciersnetwerk, voeren van tariefonderhandelingen en monitoren van prestaties van leveranciers. Analyseren van arbeidsmarktontwikkelingen en rapporteren over trends en cijfers rondom externe inhuur. Initiëren en coördineren van projecten gericht op het verbeteren en harmoniseren van inhuurprocessen binnen KPN. Zorgdragen voor naleving van interne en externe richtlijnen, inclusief compliance en risicobeheersing. Uitvoeren van gehele end-to-end proces van externe inhuur, zoals contractbeheer, onboarding, urenregistratie, compliance-controles en administratieve afhandeling. Functieomschrijving Als Specialist Administratie & Automatisering Externe Inhuur ben jij de spil in de administratieve verwerking van externe inhuur bij KPN. Je zorgt ervoor dat opdrachten, urenstaten, contracten en wijzigingen correct, volledig en op tijd worden verwerkt. Je bent continu op zoek naar manieren om processen slimmer, sneller en efficiënter in te richten. Met jouw hart voor automatisering, digitalisering én ervaring met AI, stroomlijn je je eigen werkzaamheden en neem je het initiatief om verbeteringen en vernieuwingen te realiseren binnen het team. Je hebt aantoonbaar administratieve procesverbeteringen doorgevoerd (al dan niet met behulp van AI) en deelt actief je kennis hierover met collega’s. Je signaleert knelpunten, komt proactief met verbetervoorstellen en draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling van onze administratieve processen. Je houdt continu zicht op waar de aanvraagprocedures zich in het proces bevinden en zorgt voor het managen van verwachtingen richting de business, leveranciers en collega’s. Daarnaast ondersteun je de specialist externe inhuur en de VMS-specialist waar nodig. Ondertussen houd je de dagelijkse operatie soepel draaiende, zodat de business, leveranciers en collega’s kunnen vertrouwen op een foutloze en toekomstbestendige administratie. Concreet ga je (parallel aan onderzoeken of het anders, slimmer of geautomatiseerd kan worden): Initiatieven nemen op het gebied van digitalisering, procesoptimalisatie en het toepassen van AI binnen het Expertisecentrum. Opdrachten en urenstaten in Beeline beheren en verwerken; Mutaties en tariefwijzigingen controleren en corrigeren; Procuraties en contractstatussen beheren; Dashboards en rapportages up-to-date houden; Mailboxen beheren en administratieve vragen beantwoorden; Inhuuraanvragen behandelen en voorkeurskandidaten opvolgen; Up-to-date houden van handboek en werkinstructies (incl informatie op TeamKPN). Functie-eisen Je bent nauwkeurig, digitaal vaardig en houdt van structuur. Je hebt een sterke drive om continu te verbeteren, met een neus voor wat sneller, beter en handiger kan. Je neemt van nature het initiatief om werkprocessen te automatiseren en te digitaliseren, en weet deze ideeën zelfstandig uit te voeren. Je bent bezig met AI en hebt aantoonbare ervaring met het doorvoeren van administratieve procesverbeteringen. Dankzij jouw uitstekende timemanagement ben je in staat om prioriteiten te stellen, deadlines te bewaken en overzicht te houden, ook wanneer er meerdere taken tegelijk spelen. Om goed aangesloten te blijven op wat er binnen het Expertisecentrum speelt, ben je bovendien bereid om gemiddeld 3 uit 5 dagen op kantoor te werken. Je haalt energie uit het samenwerken met collega's en het leveren van een hoog serviceniveau aan interne klanten en leveranciers. Daarnaast breng je mee: Een afgeronde HBO-opleiding en ervaring met administratieve processen (bij voorkeur binnen externe inhuur) Handigheid met een VMS-systeem (zoals Beeline), bekend met Microsoft Office applicaties (Outlook, Excel, Word) Een gestructureerde, integere en resultaatgerichte werkhouding Sterke samenwerkingsvaardigheden én het vermogen zelfstandig prioriteiten te stellen Ervaring met het toepassen van AI bij procesoptimalisatie en digitalisering Je bent energiek en enthousiast, werkt nauwkeurig en toont een gezonde nieuwsgierigheid Je bent positief kritisch, proactief en weet met jouw instelling het beste uit jezelf en je omgeving te halen. Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels. Aanvullende informatie Natuurlijk hebben we als werkgever jou ook veel te bieden. Dit krijg je van ons: Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.609,- en maximaal € 5.116, afhankelijk van je werkervaring, op basis van 40 uur Vaste 13e maand, een deel krijg je maandelijks uitbetaald en een deel in januari van het volgende jaar. Óf je zet het in voor een FLEX & BOOST doel naar keuze! Klik hier om er meer over te lezen Jaarlijks een individuele en collectieve verhoging conform onze CAO € 1500 per jaar aan inzetbaarheidsbudget dat je naar eigen inzicht mag gebruiken voor bijvoorbeeld trainingen, coaching en cursussen Flexibele vrije dagen: onze collega’s mogen zelf (in samenspraak met de manager) bepalen hoe zij met verlof omgaan Een goede werk-privé balans (zoals 2 dagen kantoor, 3 dagen thuis, transitieverlof, feestdagwissel naar een feestdag van jouw religieuze of culturele voorkeur) Thuiswerkshop om je werkplek thuis optimaal in te kunnen richten, uiteraard met een mobiele telefoon & laptop 50% korting op onze producten en diensten, zodat je voordelig kunt internetten, bellen én streamen Goede reiskostenvergoeding: je krijgt je OV kosten volledig vergoed of € 0,23 per kilometer als je met de auto reist. Kom je liever op de fiets? Dan kun je aanspraak maken op onze fietsvergoeding € 0,40 per kilometer Mogelijkheid tot het aanschaffen van een leasefiets waar KPN maandelijks aan meebetaalt (bij onbepaalde tijd contract): Van stadsfiets tot e-bike en van racefiets tot speed-pedelec; jij kiest waar je op fietst Uitstekende pensioenvoorwaarden: een totale inleg van 23% van je pensioengevende salaris waarvan KPN 16% inlegt en jij 7% Ons geloof in technologie is groot. Dit wordt nóg krachtiger samen met menselijk contact, daarom ontmoeten we je graag! Wil je meer weten? Neem contact op met onze recruiter Maggie Kramar via 06 21 90 46 51 [email protected]. Bij KPN hebben we recruitmenttalent dat slim samenwerkt en zo wint. Daarom wordt acquisitie naar aanleiding van deze vacature niet gewaardeerd.

Responsibilities

As a Specialist in Administration & Automation for External Hiring, you will manage the administrative processing of external hires, ensuring accuracy and timeliness. You will also seek to streamline processes and implement improvements, particularly through automation and AI.