Specjalista (-tka) ds. Administracji Projektowej at Aecom USA

Krakow, Lesser Poland Voivodeship, Poland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

12 May, 26

Salary

0.0

Posted On

11 Feb, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organization, Multitasking, Attention To Detail, Responsibility, Communication, Teamwork, MS Office

Industry

Civil Engineering

Description

Opis firmy Pracuj z nami. Zmieniaj świat. W AECOM tworzymy lepszy świat. Niezależnie od tego, czy poprawiamy codzienne dojazdy, dbamy o ciągłość dostaw energii, zapewniamy dostęp do czystej wody, czy zmieniamy miejskie panoramy — nasza praca pomaga ludziom i społecznościom rozwijać się. Jesteśmy zaufaną, globalną firmą doradczą w obszarze infrastruktury, współpracującą z klientami nad rozwiązywaniem najbardziej złożonych wyzwań i budowaniem dziedzictwa dla przyszłych pokoleń. Nigdy nie było lepszego czasu, aby dołączyć do AECOM. Wraz z rosnącymi inwestycjami infrastrukturalnymi na całym świecie, nasze usługi cieszą się ogromnym zainteresowaniem. Zapraszamy Cię do wniesienia swoich odważnych pomysłów i wielkich marzeń oraz dołączenia do globalnego zespołu ponad 50 000 planistów, projektantów, inżynierów, naukowców, innowatorów cyfrowych, menedżerów programów i budów oraz innych specjalistów realizujących projekty, które tworzą pozytywny i namacalny wpływ na całym świecie. Jesteśmy jednym globalnym zespołem, kierowanym wspólnym celem — tworzeniem lepszego świata. Dołącz do nas. Opis stanowiska Osoba zatrudniona na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie sprawnego, uporządkowanego i zgodnego z obowiązującymi procedurami funkcjonowania zaplecza administracyjnego projektów infrastrukturalnych realizowanych w ramach kontraktów finansowanych ze środków publicznych i międzynarodowych (w tym Banku Światowego). Stanowisko wspiera zespoły projektowe w realizacji projektów, dbając o prawidłowy obieg dokumentów, prowadzenie rejestrów, wsparcie procesów raportowych i finansowo-administracyjnych oraz organizację pracy biura projektowego. Rola zakłada ścisłą współpracę z zespołami projektowymi, Klientem, instytucjami zewnętrznymi oraz działami wewnętrznymi organizacji. Zakres odpowiedzialności Administracja projektowa i zarządzanie dokumentacją – prowadzenie i aktualizacja rejestrów korespondencji oraz dokumentów projektowych i kontraktowych, zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów pomiędzy zespołem projektowym, Klientem oraz instytucjami zewnętrznymi. Obieg dokumentów i archiwizacja – archiwizacja dokumentacji projektowej (papierowej i elektronicznej), kompletowanie, drukowanie, scalanie i porządkowanie dokumentów zgodnie z wymaganiami projektowymi i proceduralnymi. Wsparcie administracyjne zespołów projektowych – bieżące wsparcie administracyjne, organizacja spotkań projektowych, przygotowywanie notatek, zestawień oraz materiałów administracyjnych. Raportowanie i wsparcie finansowo-administracyjne – prowadzenie rejestrów faktur i dokumentów finansowych, przygotowywanie załączników do raportów okresowych, tworzenie zestawień wydatków oraz wsparcie procesów rozliczeniowych projektów. Organizacja pracy biura, zakupy i flota – zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura projektowego, realizacja zamówień biurowych i projektowych, aktualizacja inwentaryzacji sprzętu oraz obsługa floty samochodowej (rejestry przebiegu, serwisy, przeglądy techniczne). Wsparcie komunikacji i działań informacyjnych – wsparcie organizacyjne konsultacji społecznych i spotkań informacyjnych, dystrybucja materiałów informacyjnych, wizyty terenowe związane z obsługą projektów. Standardy, procedury i zgodność – realizacja zadań zgodnie z wewnętrznymi procedurami, standardami organizacyjnymi oraz wymaganiami formalnymi i kontraktowymi. Kwalifikacje Wykształcenie wyższe (administracja, zarządzanie, ekonomia lub kierunki pokrewne) Kompetencje Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność pracy wielozadaniowej Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność Umiejętność pracy z dużą ilością dokumentów i terminów Komunikatywność i umiejętność współpracy zespołowej Dobra znajomość pakietu MS Office Mile widziana znajomość języka angielskiego umożliwiająca pracę z dokumentacją projektową Dodatkowe informacje O firmie AECOM AECOM to zaufana na całym świecie firma konsultingowa zajmująca się infrastrukturą, świadcząca profesjonalne usługi w całym cyklu życia projektu – od doradztwa, planowania, projektowania i inżynierii po zarządzanie programami i budową. W przypadku projektów związanych z transportem, budynkami, wodą, nową energią i środowiskiem, nasi klienci z sektora publicznego i prywatnego ufają nam w kwestii rozwiązania ich najbardziej złożonych wyzwań. Nasze zespoły kierują się wspólnym celem, jakim jest tworzenie lepszego świata dzięki naszej niezrównanej wiedzy technicznej i cyfrowej, kulturze równości, różnorodności i integracji oraz zaangażowaniu w realizację priorytetów środowiskowych, społecznych i związanych z ładem korporacyjnym. AECOM jest firmą z listy Fortune 500, a jej działalność w zakresie usług profesjonalnych osiągnęła przychody w wysokości 14,4 miliarda dolarów w roku podatkowym 2023. Zobacz, w jaki sposób dostarczamy zrównoważone dziedzictwo dla przyszłych pokoleń na aecom.com i @AECOM. Swoboda rozwoju w świecie pełnym możliwości Będziesz mieć elastyczność, której potrzebujesz, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę dzięki opcjom pracy hybrydowej. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze AECOM, zdalnej lokalizacji czy u klienta, będziesz pracować w dynamicznym środowisku, w którym Twoja uczciwość, duch przedsiębiorczości i pionierski sposób myślenia są promowane. Pomożesz nam stworzyć bezpieczne i pełne szacunku miejsce pracy, w którym zapraszamy wszystkich do zaangażowania się w pracę, wykorzystując swoje unikalne talenty, doświadczenie i wiedzę specjalistyczną w celu tworzenia transformacyjnych wyników dla naszych klientów. AECOM oferuje szeroki wachlarz programów wynagrodzeń, świadczeń i dobrego samopoczucia, aby zaspokoić różnorodne potrzeby naszych pracowników i ich rodzin. Jesteśmy zaufaną na całym świecie globalną firmą infrastrukturalną i działamy w tym razem – Twój rozwój i sukces są również naszymi. Dołącz do nas, a uzyskasz wszystkie korzyści płynące z bycia częścią globalnej firmy notowanej na giełdzie – dostęp do wiodących w branży technologii i sposobu myślenia oraz pracę transformacyjną o dużym wpływie i elastyczności pracy. Jako pracodawca zapewniający równe szanse wierzymy w potencjał każdej osoby i pomożemy Ci go osiągnąć. Wszystkie Twoje informacje będą traktowane jako poufne zgodnie z wytycznymi EEO. State/Province: Lesser Poland Business Group: DCS Legal Entity: AECOM Polska Sp. z o.o. Business Line: Water Work Location Model: Hybrid Operating Group: International Primary Location: PL - Krakow

How To Apply:

Incase you would like to apply to this job directly from the source, please click here

Responsibilities

The role involves ensuring the smooth and orderly functioning of the administrative support for infrastructure projects funded by public and international sources. This includes managing documentation, supporting project teams, and ensuring compliance with internal procedures.