Stagiaire - Réceptionniste et Assistant(e) Administratif(ve) at Mercy Corps

La Paz, La Paz, Bolivia -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

23 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Reception Management, Administrative Support, Document Archiving, Office Management, Communication Skills, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Logistics Coordination, Inventory Management, Agenda Management, French Proficiency, English Proficiency, Interpersonal Relations, Confidentiality, Time Management

Industry

Non-profit Organizations

Description

SOMMAIRE DU PROGRAMME / PORTEFEUILLE MERCY CORPS AIDE LES COMMUNAUTÉS À DÉVELOPPER LEURS PROPRES IDÉES POUR RÉSOUDRE LES PROBLÈMES LES PLUS REDOUTABLES D'HAÏTI EN UTILISANT DES APPROCHES INNOVANTES POUR APPORTER AUX HAÏTIENS DE NOUVELLES OPPORTUNITÉS SOCIALES ET ÉCONOMIQUES ET POUR RENDRE LEUR PAYS PLUS SÛR, PRODUCTIF ET JUSTE. ÉTABLI EN JANVIER 2010, MERCY CORPS HAÏTI A DES BUREAUX À PORT-AU-PRINCE, MIRAGOANE, JÉRÉMIE, LES CAYES ET PLUS DE 80 EMPLOYÉS QUI METTENT EN ŒUVRE DES PROGRAMMES DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE, D'AGRICULTURE, DE GESTION DES RESSOURCES NATURELLES ET DE RÉPONSE HUMANITAIRE. LE TRAVAIL DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE DE MERCY CORPS EST GUIDÉ PAR LES PRINCIPES DU DÉVELOPPEMENT EN FAVEUR DES PAUVRES ET DES STRATÉGIES AXÉES SUR LA DEMANDE. MERCY CORPS ADOPTE UNE APPROCHE PROGRESSIVE DU DÉVELOPPEMENT QUI CONDUIT LES COMMUNAUTÉS ET LES ENTREPRENEURS DU SECOURS AUX MOYENS DE SUBSISTANCE DURABLES JUSQU'À LA RÉSILIENCE. RÉSUMÉ GÉNÉRAL DU POSTE LE/LA RÉCEPTIONNISTE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ASSURE UN SOUTIEN ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE ESSENTIEL AU BON FONCTIONNEMENT DU BUREAU DE MERCY CORPS. IL/ELLE EST RESPONSABLE DE L’ACCUEIL DES VISITEURS, DE LA GESTION DES COMMUNICATIONS ADMINISTRATIVES, DU SUIVI DOCUMENTAIRE ET DE L’APPUI AUX OPÉRATIONS ADMINISTRATIVES QUOTIDIENNES. LE TITULAIRE DU POSTE CONTRIBUE À MAINTENIR UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ORGANISÉ, PROFESSIONNEL ET CONFORME AUX PROCÉDURES INTERNES DE MERCY CORPS. RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES RESPONSABILITÉ 1 : GESTION DE L’ACCUEIL ET COMMUNICATION * RECEVOIR, ORIENTER ET ASSISTER LES VISITEURS DU BUREAU ; * RÉPONDRE ET REDIRIGER LES APPELS TÉLÉPHONIQUES ENTRANTS ; * ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE POUR LE COMPTE DU DIRECTEUR PAYS ; * TRANSMISSION DES COURRIERS SORTANTS ; * RÉCEPTIONNER LES COURRIERS ENTRANTS ; * ASSURER LE DISPATCHING INTERNE ET EXTERNE DES COURRIERS ; * GÉRER LES PARAPHEURS, LE COURRIER ENTRANT ET SORTANT ; * ASSURER LA REMONTÉE ET LA DIFFUSION DES INFORMATIONS INTERNES ET EXTERNES LIÉES AU FONCTIONNEMENT DU BUREAU PAYS ET DU DIRECTEUR PAYS ; * MAINTENIR UNE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE AVEC LES VISITEURS, FOURNISSEURS ET PARTENAIRES ; RESPONSABILITÉ 2 : SUPPORT ADMINISTRATIF * FOURNIR DIVERSES ASSISTANCES ADMINISTRATIVES TELLES QUE : * PHOTOCOPIES ; * RELIURES ; * CLASSEMENT DE DOCUMENTS ; * ARCHIVAGE PHYSIQUE ET ÉLECTRONIQUE ; * SCANNING ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS SUR LE SERVEUR ; * DIVERSES COURSES ADMINISTRATIVES. * ASSISTER À LA SAISIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS (LETTRES, CONTRATS, CORRESPONDANCES, ETC.) ; * RÉDIGER EN AUTONOMIE LES DOCUMENTS ET SUPPORTS ADMINISTRATIFS NÉCESSAIRES : * COMPTES RENDUS ; * COURRIERS ; * NOTES DE SERVICE ; * PRÉSENTATIONS ; * FORMULAIRES. * RÉDIGER ET DIFFUSER LES COMPTES RENDUS DE RÉUNION ; * PRÉPARER ET DIFFUSER LES CONVOCATIONS, ORDRES DU JOUR ET SUPPORTS DE RÉUNION ; * PRÉPARER LES DOSSIERS DE RÉUNION ET EN ASSURER LE CLASSEMENT ET L'ARCHIVAGE ; * TENIR À JOUR LES RÉPERTOIRES INSTITUTIONNELS ET LES ANNUAIRES DE CONTACTS (AUTORITÉS NATIONALES, AMBASSADE, BAILLEURS, PARTENAIRES) ; * ASSURER LE CLASSEMENT, L'ARCHIVAGE ET LA CONFIDENTIALITÉ DES DOCUMENTS DE LA DIRECTION PAYS ; * ARCHIVER LES CONTRATS ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DANS LES CHRONOS APPROPRIÉS ; * ASSURER LE SUIVI ET LA MISE À JOUR DE LA BASE DE DONNÉES DES CONTRATS ARRIVANT À ÉCHÉANCE ; * INFORMER LE SENIOR ADMINISTRATION OFFICER DES RENOUVELLEMENTS DE CONTRATS ET PRÉPARER LES PROJETS D’AVENANTS AU BESOIN ; * ASSURER QUE LE BUREAU DU DIRECTEUR PAYS RESTE PROPRE ET BIEN ORGANISÉ ; * GÉRER LES AGENDAS DU DIRECTEUR PAYS ; * PRENDRE LES RENDEZ-VOUS ET ORGANISER LES RÉUNIONS INTERNES ET EXTERNES. RESPONSABILITÉ 3 : GESTION DES FOURNITURES ET INVENTAIRE * FAIRE LES RÉQUISITIONS POUR LES FOURNITURES DE BUREAU, PRODUITS DE NETTOYAGE ET CONSOMMABLES CAFÉ ; * MAINTENIR UN ÉTAT D’INVENTAIRE À JOUR DES FOURNITURES ADMINISTRATIVES ; * ASSURER LE SUIVI DES STOCKS DE FOURNITURES DE BUREAU ET DES FOURNITURES DESTINÉES AUX VÉHICULES ; * GÉRER LES FOURNITURES ET LE MATÉRIEL DE BUREAU DE LA DIRECTION : * SUIVI DES STOCKS ; * COMMANDES D'APPROVISIONNEMENT ; * VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ DES LIVRAISONS. RESPONSABILITÉ 4 : APPUI LOGISTIQUE (AU SENIOR ADMINISTRATION OFFICER) * ASSISTER DANS L’ORGANISATION LOGISTIQUE DES RÉUNIONS, ATELIERS ET VISITES ; * ORGANISER LES DÉPLACEMENTS DU DIRECTEUR PAYS ET DES MEMBRES DU SMT : * RÉSERVATIONS DE VOLS UNHAS ET COMMERCIAUX ; * HÉBERGEMENT ; * COORDINATION LOGISTIQUE ; * LIAISON AVEC LE PÔLE LOGISTIQUE ET LE PÔLE SÛRETÉ. * ASSISTER DANS LES RÉSERVATIONS NÉCESSAIRES : * HÔTELS ; * BILLETS ; * SALLES DE CONFÉRENCE ; * ÉQUIPEMENTS AUDIOVISUELS ; * RESTAURATION ; * ACCUEIL DES VISITEURS. * PRÉPARER LES ORDRES DE MISSION ET ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF POST-MISSION ; * CONTRIBUER À L'ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS INTERNES ET EXTERNES : * SÉMINAIRES D'ÉQUIPE ; * MISSIONS ; * VISITES INSTITUTIONNELLES ; * ATELIERS. * COORDONNER LA LOGISTIQUE DES VISITES DE PARTENAIRES ET DES REPRÉSENTANTS DU SIÈGE ; * CONTRIBUER AU BON FONCTIONNEMENT QUOTIDIEN DES LOCAUX DE LA DIRECTION ; * APPUYER LE SUIVI DES PROCÉDURES ADMINISTRATIVES AUPRÈS DES SERVICES EXTERNES. RESPONSABILITÉ 5 : SUIVI ADMINISTRATIF ET CONFORMITÉ * ASSURER LE SUIVI DES ÉCHÉANCES DES CONTRATS ET POLICES D’ASSURANCE ; * PARTICIPER AU MAINTIEN D’UNE DOCUMENTATION ADMINISTRATIVE CONFORME ET ACCESSIBLE ; * ASSURER LA CONFIDENTIALITÉ DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET STRATÉGIQUES ; * VEILLER À LA BONNE CONSERVATION ET À L’ACCESSIBILITÉ DES ARCHIVES ADMINISTRATIVES. RESPONSABILITÉ 6 : EFFECTUER TOUTE AUTRE TÂCHE ADMINISTRATIVE ASSIGNÉE PAR LE SUPERVISEUR OU LA HIÉRARCHIE. HIÉRARCHIE ET COLLABORATION SUPERVISION DIRECTE : * SENIOR ADMINISTRATION OFFICER. TRAVAILLE EN ÉTROITE COLLABORATION AVEC : * SENIOR HR OFFICER * PROGRAM MANAGERS * SENIOR LOGISTICS OFFICER * MANAGER DE SÉCURITÉ ET ACCÈS * L’OFFICIER SENIOR IT * LES FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES ; * LES VISITEURS ET PARTENAIRES EXTERNES. QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES * MINIMUM DIPLÔME DES ÉTUDES SECONDAIRES EN SECRÉTARIAT, ADMINISTRATION OU DOMAINE CONNEXE ; * MINIMUM DEUX (2) ANNÉES D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE DANS UN POSTE SIMILAIRE ; * BONNE MAÎTRISE DU FRANÇAIS ÉCRIT ET ORAL ; * LA CONNAISSANCE DE L’ANGLAIS CONSTITUE UN ATOUT ; * BONNE MAÎTRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES (WORD, EXCEL, OUTLOOK) ; * CAPACITÉ À TRAVAILLER AVEC PEU DE SUPERVISION ; * SENS ÉLEVÉ DE L’ORGANISATION ET DE LA CONFIDENTIALITÉ ; * BONNES COMPÉTENCES EN COMMUNICATION ET RELATIONS INTERPERSONNELLES. FACTEURS DE SUCCÈS LE/LA RÉCEPTIONNISTE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) RÉUSSIRA DANS CE RÔLE S’IL/ELLE : * FAIT PREUVE D’UN EXCELLENT SENS DE L’ORGANISATION ET DE GESTION DU TEMPS ; * EST CAPABLE DE GÉRER PLUSIEURS TÂCHES SIMULTANÉMENT ; * MAINTIENT UNE ATTITUDE PROFESSIONNELLE ET ORIENTÉE SERVICE ; * TRAVAILLE AVEC DISCRÉTION ET CONFIDENTIALITÉ ; * FAIT PREUVE D’INITIATIVE ET D’AUTONOMIE ; * RESPECTE LES POLITIQUES INTERNES ET LES VALEURS DE MERCY CORPS ; * DÉVELOPPE DES RELATIONS DE TRAVAIL POSITIVES AVEC LES COLLÈGUES ET PARTENAIRES ; * APPLIQUE LA RIGUEUR ET LE SENS DU DÉTAIL ; * MAÎTRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES ET SYSTÈMES DE GESTION ; * DISPOSE DE CAPACITÉS D’ANALYSE ET DE REPORTING FIABLE ; * MAINTIENT LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EFFICACE ; * MAINTIENT INTÉGRITÉ ET CONFIDENTIALITÉ. APPRENTISSAGE CONTINU CONFORMÉMENT À NOTRE CONVICTION QUE LES ORGANISATIONS APPRENANTES SONT PLUS EFFICACES, EFFICIENTES ET PERTINENTES POUR LES COMMUNAUTÉS QUE NOUS SERVONS, NOUS DONNONS À TOUS LES MEMBRES DE L'ÉQUIPE LA POSSIBILITÉ DE CONSACRER 5 % DE LEUR TEMPS À DES ACTIVITÉS D'APPRENTISSAGE QUI FAVORISENT LEUR CROISSANCE ET LEUR DÉVELOPPEMENT PERSONNELS ET/OU PROFESSIONNELS. DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION LA RÉALISATION DE NOTRE MISSION COMMENCE PAR LA FAÇON DONT NOUS CONSTITUONS NOTRE ÉQUIPE ET TRAVAILLONS ENSEMBLE. GRÂCE À NOTRE ENGAGEMENT À ENRICHIR NOTRE ORGANISATION DE PERSONNES D'ORIGINES, DE CROYANCES, DE MILIEUX ET DE MODES DE PENSÉE DIFFÉRENTS, NOUS SOMMES MIEUX À MÊME DE TIRER PARTI DE LA PUISSANCE COLLECTIVE DE NOS ÉQUIPES ET DE RÉSOUDRE LES DÉFIS LES PLUS COMPLEXES DU MONDE. NOUS NOUS EFFORÇONS D'INSTAURER UNE CULTURE DE LA CONFIANCE ET DU RESPECT, OÙ CHACUN APPORTE SON POINT DE VUE ET SON AUTHENTICITÉ, RÉALISE SON POTENTIEL EN TANT QU'INDIVIDU ET EN TANT QU'ÉQUIPE, ET COLLABORE POUR ACCOMPLIR LE MEILLEUR TRAVAIL DE SA VIE. NOUS RECONNAISSONS QUE LA DIVERSITÉ ET L'INCLUSION SONT UN PARCOURS, ET NOUS NOUS ENGAGEONS À APPRENDRE, À ÉCOUTER ET À ÉVOLUER POUR DEVENIR PLUS DIVERSIFIÉS, ÉQUITABLES ET INCLUSIFS QUE NOUS NE LE SOMMES AUJOURD'HUI. ÉGALITÉ DES CHANCES EN MMATIÈRED'EMPLOI MERCY CORPS EST UN EMPLOYEUR QUI RESPECTE L'ÉGALITÉ DES CHANCES ET NE TOLÈRE AUCUNE DISCRIMINATION, QUELLE QU'ELLE SOIT. NOUS RECHERCHONS ACTIVEMENT DES ORIGINES, DES PERSPECTIVES ET DES COMPÉTENCES DIVERSES AFIN D'ÊTRE COLLECTIVEMENT PLUS FORTS ET D'AVOIR UN IMPACT MONDIAL DURABLE. Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l'état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons. SAUVEGARDE ET ETHIQUES MERCY CORPS S'ENGAGE À CE QUE TOUTES LES PERSONNES AVEC LESQUELLES NOUS ENTRONS EN CONTACT DANS LE CADRE DE NOTRE TRAVAIL, QU'IL S'AGISSE DE MEMBRES DE L'ÉQUIPE, DE MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ, DE PARTICIPANTS AUX PROGRAMMES OU AUTRES, SOIENT TRAITÉES AVEC RESPECT ET DIGNITÉ. NOUS NOUS ENGAGEONS À RESPECTER LES PRINCIPES FONDAMENTAUX RELATIFS À LA PRÉVENTION DE L'EXPLOITATION ET DES ABUS SEXUELS ÉNONCÉS PAR LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DES NATIONS UNIES ET LE CPIA (COMITÉ PERMANENT INTER-AGENCES) ; ET NOUS AVONS ADHÉRÉ AU SYSTÈME DE DIVULGATION DES FAUTES PROFESSIONNELLES ENTRE INSTITUTIONS. EN POSTULANT POUR CE POSTE, UN CANDIDAT CONFIRME QU'IL N'A PAS DÉJÀ ENFREINT LA POLITIQUE D'UN EMPLOYEUR EN MATIÈRE D'INCONDUITE SEXUELLE, D'EXPLOITATION ET D'ABUS SEXUELS, DE PROTECTION DE L'ENFANCE OU DE TRAITE DES PERSONNES. NOUS NE TOLÉRERONS PAS LA MALTRAITANCE DES ENFANTS, L'EXPLOITATION SEXUELLE, LES ABUS OU LE HARCÈLEMENT PAR OU DES MEMBRES DE NOTRE ÉQUIPE. DANS LE CADRE DE NOTRE ENGAGEMENT EN FAVEUR D'UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL SÛR ET INCLUSIF, LES MEMBRES DE L'ÉQUIPE DOIVENT SE COMPORTER DE MANIÈRE PROFESSIONNELLE, RESPECTER LES LOIS ET COUTUMES LOCALES ET ADHÉRER AUX POLITIQUES ET VALEURS DU CODE DE CONDUITE DE MERCY CORPS [https://www.mercycorps.org/who-we-are/ethics-policies] À TOUT MOMENT. LES MEMBRES DE L'ÉQUIPE SONT TENUS DE SUIVRE DES COURS D'APPRENTISSAGE EN LIGNE OBLIGATOIRES SUR LE CODE DE CONDUITE À L'EMBAUCHE ET SUR UNE BASE ANNUELLE. EN TANT QUE CANDIDAT, SI VOUS ÊTES TÉMOIN OU VICTIME D'UNE FORME QUELCONQUE D'INCONDUITE SEXUELLE AU COURS DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VEUILLEZ LE SIGNALER À LA LIGNE D'ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE POUR L'INTÉGRITÉ DE MERCY CORPS (INTEGRITYHOTLINE@MERCYCORPS.ORG [integrityhotline@mercycorps.org]). Services web : tous les stagiaires bénéficient automatiquement d’une adresse e-mail Mercy Corps, ainsi que d’un accès au Hub, à Workplace et à la bibliothèque numérique de l’organisation. MODALITÉS DE CANDIDATURE Le dossier de candidature doit contenir : * Un CV renommé avec le nom du candidat, incluant au moins trois (3) personnes de références accompagné d'une lettre de motivation. * Une pièce d’identité valide, également renommée avec le nom du candidat. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Les dossiers doivent être soumis via la plateforme HCM de Mercy Corps au plus tard le 23 mai 2026 à 18 h 00 PM. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Responsibilities

The role provides essential administrative and logistical support, including welcoming visitors and managing communications for the Country Director. Key duties involve document archiving, office supply inventory management, and coordinating travel and meeting logistics.