Supervisora de Gestão de Escritório at FirstRand Bank India

Maputo, Cabo Delgado Province, Mozambique -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 May, 26

Salary

0.0

Posted On

20 Feb, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Facilities Management, Fleet Management, Administrative Services, Cost Control, Vendor Management, Budgeting, Inventory Management, Document Management, Team Leadership, Compliance, Risk Management, Procurement, Stakeholder Management, Reporting, Process Standardization

Industry

Banking

Description

Job Description Objectivo da Função Garantir a gestão integrada, eficiente e sustentável da estrutura do escritório e dos serviços administrativos do Banco, assegurando condições adequadas de funcionamento, controlo de custos, optimização de recursos e elevados níveis de serviço. A função é responsável pela coordenação da frota, motoristas, economato, correspondência, infraestrutura do escritório e serviços gerais, em conformidade com as políticas internas, requisitos regulatórios e padrões operacionais do FNB Moçambique. Principais Responsabilidades Gestão da Infraestrutura do Escritório e Facilities Gerir a infraestrutura física do escritório, assegurando condições adequadas de funcionamento, segurança e conforto. Coordenar manutenção preventiva e correctiva de instalações, mobiliário, equipamentos e sistemas de apoio. Garantir a correcta organização dos espaços de trabalho, salas de reunião, áreas comuns e arquivos. Coordenar fornecedores de serviços gerais (limpeza, manutenção, segurança, utilities), assegurando cumprimento de contratos e SLA’s. Apoiar iniciativas de melhoria do ambiente de trabalho, eficiência energética e sustentabilidade. Gestão de Serviços Administrativos Coordenar os serviços administrativos de apoio às diversas áreas do Banco. Assegurar a padronização de processos administrativos e melhoria contínua. Garantir níveis adequados de serviço, eficiência operacional e cumprimento de prazos. Gestão de Frota e Motoristas Gerir a frota automóvel do Banco, assegurando manutenção preventiva e correctiva, seguros, licenças, inspeções e documentação legal. Controlar a utilização das viaturas, consumo de combustível, quilometragem e custos associados. Implementar controlos para uso eficiente e seguro das viaturas. Supervisionar e gerir a equipa de motoristas, incluindo escalas, desempenho, assiduidade, disciplina e formação. Gestão de Economato, Activos e Inventários Planear, controlar e assegurar a reposição de material de economato, consumíveis e pequenos activos. Gerir inventários físicos e sistémicos, garantindo rastreabilidade e controlo. Implementar medidas de optimização de custos e redução de desperdícios. Gestão de Correspondência, Registos e Arquivo Supervisionar a recepção, registo, distribuição, arquivo e envio de correspondência interna e externa. Assegurar confidencialidade da informação e cumprimento de prazos legais e internos. Coordenar a gestão documental e arquivos físicos. Orçamentação, Relatórios e Controlos Elaborar e acompanhar o orçamento da área de gestão de escritório e serviços gerais. Monitorar custos administrativos, identificando desvios e oportunidades de eficiência. Preparar relatórios periódicos de desempenho operacional e financeiro. Assegurar a implementação de controlos internos eficazes. Governação, Risco e Compliance Garantir conformidade com políticas internas, normas de procurement, HSE e requisitos regulatórios. Identificar riscos operacionais associados aos serviços administrativos e propor medidas de mitigação. Apoiar auditorias internas e externas, assegurando resolução de achados. Gestão de Pessoas e Liderança Liderar, supervisionar e desenvolver a equipa sob sua responsabilidade. Definir objectivos, acompanhar desempenho e promover planos de desenvolvimento. Assegurar disciplina operacional, ética e alinhamento com a cultura e valores do Banco. Gestão de Stakeholders e Fornecedores Actuar como ponto focal para fornecedores de serviços administrativos e facilities. Assegurar relações eficazes com stakeholders internos, respondendo às necessidades das áreas de negócio. Apoiar processos de procurement e renegociação de contratos. Requisitos Qualificações Licenciatura em Administração, Gestão, Logística, Facilities Management, Gestão de Empresas ou áreas afins. Experiência 5 anos de experiência em gestão de escritório, serviços gerais, facilities ou funções administrativas similares. Experiência comprovada em supervisão de equipas operacionais. Experiência em ambiente corporativo estruturado; experiência em banca ou sector financeiro será uma vantagem. Competências Técnicas Conhecimentos sólidos de gestão administrativa, facilities e frota. Experiência em controlo orçamental e gestão de custos. Capacidade de elaboração de relatórios e análise de dados. Domínio de Microsoft Office (Excel avançado será uma vantagem). #post #FNB #LI-AC2 Job Details Take note that applications will not be accepted on the below date and onwards, kindly submit applications ahead of the closing date indicated below. 03/03/26 All appointments will be made in line with FirstRand Group’s Employment Equity plan. The Bank supports the recruitment and advancement of individuals with disabilities. In order for us to fulfill this purpose, candidates can disclose their disability information on a voluntary basis. The Bank will keep this information confidential unless we are required by law to disclose this information to other parties. Introduce yourself to our recruiters and we will get in touch if there's a role that seems like a good match. Should you have any queries, please log it via MyQ. FirstRand provides a comprehensive range of financial services in South Africa and certain markets in broader Africa. The group also offers certain niche products and services in the UK and India. Listed on the Johannesburg Stock Exchange (JSE) and the Namibian Stock Exchange (NSX), FirstRand Limited is the largest financial institution by market capitalisation in Africa. The group follows a multi-branding approach. Its portfolio of financial services businesses includes FNB, RMB, WesBank, Ashburton Investments, Aldermore, MotoNovo and DirectAxis. Many are leaders in their respective segments and markets, offering transactional, lending, investment and insurance products and services The FirstRand Corporate Centre houses many of the critical functions required by a large and complex financial services group. The group's track record of delivering superior returns to shareholders has been achieved through a combination of organic growth, acquisitions, innovation and the creation of completely new businesses. The group’s purpose of delivering Shared Prosperity provides many opportunities for employees to innovate to address social and environmental challenges in our markets. All of our businesses have successful Volunteering programmes which also allow employees to adopt and support causes close to their hearts.

Responsibilities

The role is responsible for ensuring the integrated, efficient, and sustainable management of the office structure and administrative services, covering infrastructure, fleet, supplies, correspondence, and general services in compliance with internal policies. Key duties include managing office facilities, coordinating administrative support across departments, overseeing the vehicle fleet and drivers, managing supplies and assets, and handling correspondence and records.