Team Assistenz (m/w/d) – Fachliche Teamunterstützung, Empfang & Events, bef at Manova Partners

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

30 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Calendar Management, Event Planning, Reception Management, MS Office, English Proficiency, German Proficiency, Meeting Coordination, Travel Planning, Office Management, Communication, Proactive Problem Solving, Discretion

Industry

Real Estate

Description

Your mission Bei uns wird es garantiert nicht langweilig. Als Team Assistenz bist Du die zentrale Anlaufstelle für unser internationales Team und unterstützt insbesondere unsere Department Heads im Tagesgeschäft. Empfang und die Unterstützung bei Events gehören dazu – und wenn es darauf ankommt, springst Du flexibel für Deine Kolleginnen und Kollegen aus den anderen Assistenzbereichen ein. Konkret heißt das: Fachlicher Team Support & Betreuung der Department Heads Du unterstützt unsere Department Heads und ihre Teams im operativen Tagesgeschäft – von der Terminkoordination über die Vor- und Nachbereitung von Meetings bis zur Nachverfolgung offener Themen Du übernimmst das Kalendermanagement und behältst Prioritäten, Fristen und Termine zuverlässig im Blick Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Protokolle, Übersichten und andere Unterlagen (z. B. in PowerPoint, Word und Excel) Du koordinierst die Kommunikation und Abstimmung zwischen Teams, Standorten und externen Ansprechpartnern Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick, denkst Themen mit und arbeitest proaktiv zu Empfang Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen Du nimmst Anrufe entgegen und unterstützt bei Bedarf mit der zentralen E-Mail-Korrespondenz Du koordinierst zusammen mit den anderen Team Assistenzen unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen Events Du unterstützt bei der Planung und Organisation unserer internen und externen Events – von Workshops über die Ticketbuchung für Konferenzen und Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier Du hilfst bei der Suche nach Locations, der Koordination von Caterern und externen Dienstleistern und behältst dabei das Budget im Blick Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Team Spirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden Vertretung & Backup Du bist die verlässliche Vertretung für unsere Kolleginnen und Kollegen aus dem Office Management, der Event-, Reise- und weiteren Team-Assistenz – und sorgst dafür, dass auch bei Abwesenheiten alles reibungslos läuft Du unterstützt im Office Management, wenn Bedarf besteht – z. B. bei Büromaterial und Bestellungen, dem Kontakt zu Dienstleistern und der Hausverwaltung sowie der Post Du springst bei Reisebuchungen ein und unterstützt bei der Reiseplanung, bei Reisekostenabrechnungen sowie bei Visa und Reisedokumenten Du übernimmst flexibel weitere Assistenzaufgaben, wenn das Team Dich braucht Your profile Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach) oder eine vergleichbare Qualifikation – wichtiger als der Lebenslauf ist uns aber, deine Einstellung zu Arbeit und deine offene proaktive Art Erste Erfahrung in einer Team- oder Management-Assistenz, im Office Management oder am Empfang ist wertvoll Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und offen für neue Tools Sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift – bei uns ist der Austausch mit internationalen Kontext Alltag Du bist ein Organisationstalent, denkst mit, packst Dinge einfach an und springst flexibel ein, wenn Vertretung gefragt ist Du hast Lust auf Menschen, magst Trubel und bleibst auch dann freundlich, wenn es mal hektisch wird Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Menschen sind für Dich selbstverständlich – gerade in einem Umfeld mit anspruchsvollen Investoren oder Partnern Hands-on-Mentalität, Humor und echte Team-Player-Qualitäten Why us? Ein internationales Team, das wirklich zusammenhält – und mit dem Arbeit Spaß macht Eine Kultur, die auf Inklusivität, Integrität und Offenheit baut Gestaltungsspielraum und Vertrauen in das, was Du tust Die Stabilität eines etablierten Unternehmens mit 25 Jahren Erfahrung und gleichzeitig die Energie eines agilen Teams Ein modernes Office in zentraler Lage mit guter Anbindung Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten – wir wachsen gerne gemeinsam About us Manova Partners offers flexible real estate investment solutions, individually tailored to meet the objectives of our clients. With a heritage stretching 25 years, we’ve grown to become a team of over 150 professionals across Europe, the US and Latin America, with €11 billion assets under management and €23 billion in realized transactions. We actively manage an international real estate portfolio of over 170 property investments and development projects on behalf of our global investor partners to support value creation and drive performance. At Manova Partners we take pride in our culture of inclusivity, integrity, and openness, where individuals from diverse backgrounds come together to collaborate.

Responsibilities

Provide operational support to Department Heads through calendar management, meeting preparation, and communication coordination. Manage the reception area, welcome guests, and organize internal and external corporate events.