Team Lead Office Management inkl. Assistenz des Finance und des Acquisitio at Sirius Facilities GmbH

Berlin, Berlin, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

10 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Team Leadership, Executive Assistance, Stakeholder Management, Budget Planning, Calendar Management, Event Planning, Compliance, Data Protection, MS Office, English Proficiency, German Proficiency, Strategic Project Support, Communication, Organization, Discretion

Industry

Real Estate

Description

Deine Aufgaben Du willst Führung und Gestaltung – aber auch nah am Geschäft sein. In dieser Doppelrolle leitest du unser Office Management Team und bist gleichzeitig enge Vertrauensperson und Assistenz unseres Finance and Acquisitions Directors. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft, und unterstützt gleichzeitig aktiv bei Finance- und Akquisitionsthemen. Wenn du Lust auf Verantwortung, Abwechslung und echten Gestaltungsspielraum hast – dann bist du bei uns genau richtig. Deine Aufgaben Team Lead Office Management Führung und Weiterentwicklung des Office Management Teams, Förderung einer positiven Arbeitskultur Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation und -koordination für einen effizienten Geschäftsbetrieb Verantwortung für Verwaltung von Besprechungsräumen, Büroausstattung und Dienstleistungen sowie Beauftragung externer Dienstleister Planung, Organisation und Nachbereitung von Company-Events Budgetplanung und -überwachung im Bereich Office Management sowie Identifikation von Effizienzsteigerungen Entwicklung und Umsetzung effektiver Systeme für das Management von Geschäftsdokumenten unter Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien Assistenz des Finance und des Acquisitions Director Enge Zusammenarbeit und direkte Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors im Tagesgeschäft Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf Management- und Partnerebene Steuerung und Koordination externer und interner Kommunikation in Abstimmung mit dem Director Priorisierung und Filterung von Anfragen sowie Zugangskontrolle Eigenständige Organisation von Kalender, Terminen, Reisen und Veranstaltungen Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings, Präsentationen und To-dos Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten im Bereich Finance und Akquisitionen Allgemeine administrative Tätigkeiten Dein Profil Mehrjährige Erfahrung im Office Management, idealerweise mit erster Führungserfahrung Nachweisbare Erfahrung im Umgang mit Stakeholdern in einer internationalen Unternehmens- oder Konzernstruktur Ausgeprägte Selbstorganisation, vorausschauendes Denken, Eigenverantwortung und strukturierte Arbeitsweise Erfahrung als Assistenz auf C-Level oder vergleichbarer Management-Ebene von Vorteil Proaktive Persönlichkeit mit einem „Sparringspartner“-Mindset – du erkennst, was gebraucht wird, bevor du gefragt wirst Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) Hohe Loyalität, Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Organisations- und Kollaborationstools Hands-on-Mentalität, Teamfähigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld Was wir Dir bieten Ein attraktives Gehalt sowie flexible Arbeitszeiten Überdurchschnittlicher Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung Betriebliche Krankenzusatzversicherung Mitarbeiterrabatte Du-Kultur auf allen Ebenen Hoher Gestaltungsspielraum, ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine offene Unternehmenskultur Attraktive Entwicklungsmöglichkeit in einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen Interne Weiterbildungsmöglichkeiten (Sirius Academy) Gesundheitsmanagement und Sportangebote Team- & Company-Events About us Du willst wirklich etwas bewegen? Dann bist du bei uns genau richtig. Sirius Facilities ist Teil der Sirius Real Estate Gruppe – einem in London und Johannesburg börsennotierten Immobilieneigentümer und -betreiber mit Standorten in Deutschland und Großbritannien. Mit über 300 Mitarbeitenden in Deutschland betreiben und entwickeln wir mehr als 70 Business Parks und bieten maßgeschneiderte Flächenlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Dich erwartet ein stabiles, international aufgestelltes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und echten Entwicklungsmöglichkeiten – im Berliner Headquarter oder direkt vor Ort in unseren Business Parks. Was uns in der Landschaft der deutschen Gewerbeparks einzigartig macht? Finde es heraus und bewirb dich bei uns. Mehr über uns als Arbeitgeber erfährst Du auf unserer Homepage www.siriusfacilities.com

Responsibilities

Lead the office management team to ensure smooth daily operations and efficient business coordination. Provide direct executive assistance to the Finance and Acquisitions Director, managing communications, calendars, and strategic projects.