DEINE AUFGABEN

Als Teamassistenz mit Office-Management-Aufgaben bist du eine von zwei zentralen Ansprechpersonen im Unternehmen. Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, optimierst Büroabläufe und sorgst für eine professionelle Außenwirkung. Mit deinem Organisationstalent und deiner strukturierten Arbeitsweise schaffst du eine optimale Arbeitsumgebung.
Unterstützung der Geschäftsführung – Koordination und Unterstützung im Tagesgeschäft, um effiziente Abläufe sicherzustellen.
Termin- und Besprechungsmanagement – Planung, Organisation und Nachverfolgung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen.
Kommunikation und Korrespondenz – Bearbeitung von ein- und ausgehender Post sowie E-Mail-Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern.
Event- und Reiseorganisation – Planung und Durchführung interner und externer Events sowie Organisation von Geschäftsreisen.
Büroorganisation & Facility Management – Verwaltung und Optimierung von Abläufen, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in den Bereichen Reinigung, Pflanzenpflege, Catering und Sicherheit.
Beschaffungsmanagement – Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf sowie Verhandlung und Verwaltung von Verträgen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern.
Besucherempfang – Freundliche Begrüßung und Betreuung von Gästen und externen Partnern.
Budget- und Rechnungsmanagement – Sicherstellung fristgerechten Zahlung von Rechnungen, Anlegen von Bestellnummern mit unserer Software sowie Verwaltung des allgemeinen Office-Management-Budgets mit Berichterstattung.

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