Teamassistenz Operations - Terminierung & Koordination (m/w/d) at Galvanek Bau

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

27 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organization, Problem Solving, Precision, Speed, Follow-Ups, Task Distribution, Digital Filing, Email Management, Scheduling, Communication

Industry

Construction

Description

Wachse mit uns – und über dich hinaus! Du bist ehrgeizig, liebst Struktur und sorgst dafür, dass Dinge erledigt werden? Dann bewirb dich jetzt – wir besetzen eine Teamassistenz im Operations. Unser Ziel: die Energiewende in Europa aktiv vorantreiben. Als dynamischer Newcomer im Bereich Wärmepumpen & PV haben wir mit schlanken, digitalen Prozessen starkes Wachstum erreicht. Dieses Fundament bauen wir weiter aus – mit Organisationstalenten wie dir. Du hast Lust auf Verantwortung in einem Start‑up‑Umfeld? Du lernst schnell, bist fleißig, organisiert und ehrgeizig? Dann passt du zu uns. Aufgaben BAUSTELLENTERMINIERUNG – Subunternehmer planen, Kapazitäten & Abhängigkeiten prüfen, Termine bestätigen/verschieben, Erinnerungen setzen, No‑Shows nachfassen. FOLLOW‑UPS & AUFGABENVERTEILUNG – Aus Calls/Meetings To‑dos in ClickUp anlegen, Owner & Fälligkeiten setzen, bis „done“ nachhalten. DIGITALE ABLAGE – Google Drive strukturieren, Namenskonventionen & Zugriffsrechte sichern, Vorlagen pflegen. RECHNUNGEN & VERTRÄGE – Eingangsrechnungen vorbereiten, Freigaben/Fristen tracken, saubere Ablage; Bestellungen & Lieferantenkommunikation koordinieren. DAILY OPS – E‑Mail & Posteingang triagieren, priorisieren, an richtige Owner routen, interne Termine koordinieren Qualifikation ORDNUNGSTALENT – Du denkst in Systemen, hältst nach, bis es erledigt ist. PRÄZISION & SPEED – Schnell, zuverlässig, fehlerarm. PROBLEM SOLVER – Du klärst Abhängigkeiten, triffst saubere Entscheidungen. DIRECT FEEDBACK – Klar, ehrlich, respektvoll – intern wie extern. Benefits REMOTE & HUBS – Home‑Office deutschlandweit oder Offices in Nürnberg/Berlin. FLEX HOURS – Leistung > Präsenz. HIGH‑PERFORMANCE CREW – Ambitioniertes Team, direkte Entscheidungen. IMPACT - Dein Arbeit ist wichtig und bewegt etwas EVENTS - Regelmäßige Events mit dem besten Team EARLY OWNERSHIP – Eigene Themen mit spürbarem Impact. Sende uns deinen CV noch heute & nutze deine Chance!

Responsibilities

The role involves scheduling construction appointments, managing follow-ups and task distribution, and maintaining digital filing systems. Additionally, the assistant will handle incoming invoices and contracts, as well as daily operations like email triage and internal meeting coordination.