Teamassistenz WEG-Management (hybrid) (m/w/d) | Organisation & Prozesskoord at COTINGA

Leimen, Baden-Württemberg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

04 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

06 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Talent, Communication Skills, Real Estate Affinity, Digital Competence, Initiative, Team Spirit

Industry

technology;Information and Internet

Description

Wir sind COTINGA – und wir gestalten Hausverwaltung neu: digital, effizient und verbindlich. Wir denken Immobilienverwaltung nicht nur neu – wir bauen sie technologisch, strukturell und kulturell von Grund auf um. Mit einer prozessorientierten, KI-gestützten Plattform und einem dynamisch wachsenden Netzwerk betreuen wir deutschlandweit bereits über 20.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten – und sind auf dem Weg, in den kommenden Jahren die führende Hausverwaltungsplattform Europas aufzubauen. COTINGA verbindet die Energie eines Startups mit der Stabilität eines mittelständischen Familienunternehmens. Aufgaben Deine Rolle: Organisationstalent & operative Schnittstelle im WEG-Management In dieser Rolle bist du das organisatorische Rückgrat des WEG-Managements. Du arbeitest eng mit unseren WEG-Managern zusammen, sorgst für reibungslose Abläufe und stellst sicher, dass alle administrativen, technischen und kommunikativen Prozesse rund um die Eigentümergemeinschaften professionell koordiniert werden. Dabei nutzt du die Möglichkeiten der COTINGA Operating Plattform, arbeitest digital – und bist zugleich regelmäßig vor Ort präsent, um Themen persönlich und effizient umzusetzen. Operative Koordination: Du unterstützt den WEG-Manager bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft – von der Dokumentation über die Terminplanung bis zur Koordination von Dienstleistern. Prozessmanagement: Du pflegst Daten, prüfst Statusmeldungen in der Plattform und stellst sicher, dass Aufgaben in den Fachteams (z. B. Technik, Buchhaltung, Abrechnung) rechtzeitig und vollständig abgearbeitet werden. Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Kontaktstelle für Eigentümer, Dienstleister und interne Teams. Du bereitest Informationen vor, filterst Anfragen und stellst sicher, dass diese in die richtigen Kanäle gelangen. Vor- und Nachbereitung von Versammlungen: Du unterstützt bei der organisatorischen Vorbereitung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen und nimmst gelegentlich auch selbst vor Ort teil. Dokumentation & Qualitätssicherung: Du sorgst dafür, dass Unterlagen vollständig, strukturiert und revisionssicher abgelegt sind – digital auf der COTINGA Plattform. Qualifikation Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und denkst vorausschauend – auch bei mehreren parallelen Aufgaben. Kommunikationsstärke: Du hast Freude an klarer, verbindlicher Kommunikation – schriftlich und mündlich, intern wie extern. Immobilienaffinität: Idealerweise bringst du erste Erfahrung in der Immobilienverwaltung, im Office-Management oder im Assistenzbereich mit. Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit digitalen Tools (z. B. Monday, Notion, MS Office, CRM-Systeme) und hast Spaß daran, Prozesse digital zu begleiten. Eigeninitiative & Teamgeist: Du agierst lösungsorientiert, übernimmst Verantwortung und arbeitest gerne im Team – mit einem hohen Service- und Qualitätsanspruch. Benefits Flexibles Remote-Arbeitsmodell: Arbeite von überall und profitiere von einem hohen Maß an Vertrauen und Eigenverantwortung. Modernste Technologie: Arbeite mit der COTINGA Operating Plattform, die dir den Rücken freihält und deinen Fokus auf wertschöpfende Aufgaben ermöglicht. Innovative Unternehmenskultur: Arbeite in einem Team, das die WEG-Verwaltung neu definiert und modernen Service in den Mittelpunkt stellt. Unser Ziel: Key-Account-Management auf einem neuen Level Wenn du bereit bist, als Key-Account-Manager und strategischer Partner für Eigentümergemeinschaften traditionelle Strukturen hinter dir zu lassen und in einem modernen, digitalen Umfeld zu arbeiten, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Responsibilities

You will be the organizational backbone of the WEG management, ensuring smooth operations and coordinating all administrative, technical, and communication processes. You will support the WEG manager with daily tasks, manage data, and serve as the central contact point for owners and service providers.