Wijn & Stael Advocaten Utrecht
Wat is vereist?
Hbo werk- en denkniveau
3-5 jaar, waarvan 1 jaar in een leidinggevende functie
Minimaal één jaar leidinggevende ervaring in administratieve ondersteuning of secretarieel werk binnen de zakelijke dienstverlening
Je beheerst het Office pakket tot in de puntjes
Kennis van een CRM/DMS systeem is een pré
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
Discreet, sociaal, organisatiesensitief, coachend en zelfstandig
Wat krijg je?
€3.478 - €5.216 p/m o.b.v. 40 uur per week (afhankelijk van ervaring)
32-urige werkweek
32 vakantiedagen bij fulltime dienstverband + 8% vakantiegeld + vaste 13e maand
Inhoudelijke cursussen, persoonlijke ontwikkeling en specialisatie-opleidingen
Reiskostenvergoeding vanaf 10km en fietsenplan
Thuiswerkvergoeding
Pensioenregeling en collectieve zorgverzekering
?
40% Werkzaamheden coördineren en ondersteunen
25% Team aansturen en personeelsplanning coördineren
15% Werkprocessen verbeteren en digitaliseren
10% Overleggen bijwonen en projecten vertegenwoordigen
10% Rapportages opstellen en communicatie verzorgen
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.
Nienke Pulles
HR Adviseur
solliciteren@wijnenstael.nl
+31302320800
Vacature
Als teamcoördinator Juridische ondersteuning bij Wijn & Stael ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het team juridische ondersteuning en de faillissementsdesk en draag je bij aan de continuïteit en kwaliteit van de ondersteuning binnen kantoor. In deze rol combineer je leidinggevende verantwoordelijkheden met meewerkende taken als juridisch assistent. Je bent het eerste aanspreekpunt voor beide teams, je bewaakt de voortgang van de werkzaamheden en je zorgt voor een evenwichtige planning en bezetting. Daarbij los je knelpunten in de organisatie zelfstandig op en stuur je bij waar nodig. Je voert ontwikkel- en beoordelingsgesprekken, initieert werkoverleggen en levert een actieve bijdrage aan het verbeteren van processen, onder meer door digitalisering en efficiëntere werkwijzen. Je coördineert daarnaast ook de inzet van de oproepkrachten
Als coördinator vertegenwoordig je het team juridische ondersteuning en de faillissementsdesk in interne overleggen en projecten en koppel je relevante besluiten tijdig en helder terug aan het team. Je bewaakt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening, maar hebt ook oog voor de samenwerking binnen de teams en de aansluiting op de behoefte van de advocaten en curatoren. Ook heb je regelmatig overleg met onze curatoren en advocaten. Vanuit jouw centrale positie draag je bij aan een optimale werkwijze, continuïteit en verdere professionalisering van de juridische ondersteuning.
Het secretariaat bestaat uit elf juridisch assistenten die in nauwe samenwerking de advocaten van Wijn & Stael ondersteunen. De faillissementsdesk bestaat uit twee medewerkers en twee assistenten. Binnen de teams wordt waarde gehecht aan zorgvuldigheid, collegialiteit en servicegerichtheid. Als coördinator maak je hier actief deel van uit en geef je op verbindende en doortastende wijze leiding aan beide teams.
Als je het interessant vindt om een team aan te sturen in een professionele juridische omgeving en je het een uitdaging vindt om structuur te brengen in een dynamisch secretariaat, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Teamcoördinator Juridische ondersteuning
Op een leuke werkdag heb je samen met een collega een grote klus goed voorbereid door tijdig extra ondersteuning in te roosteren. Je hebt inhoudelijk kunnen meedenken, belangrijke afstemming gehad met advocaten én collega’s kunnen helpen bij hun professionele ontwikkeling.
Op een minder leuke werkdag heb je te maken met uitval in het team en onverwachte tijdsdruk op een belangrijk dossier. Je laat je eigen planning los en springt bij om samen met collega’s alles op tijd en volgens de kwaliteitseisen af te ronden.
Ma
Di
Wo
Do
Vr
07:00
08:00
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
Ma
Lunch en wandeling
Stoelmassage
Dagelijkse check-in met secretariaat
Werkzaamheden aansturen en bij knelpunten ondersteunen
Werkverdeling en personeelsplanning afstemmen
Meewerken in secretariaatswerk
Voorbeeld weekagenda*
Di
Lunch en wandeling
1-op-1 gesprekken inplannen en voorbereiden
Werkoverleg faillissementsdesk en curatoren
Verbeterinitiatief uitwerken
Dagelijkse check-in met secretariaat
Wo
Lunch en wandeling
Bootcamp
Bezettingsplanning en vervangingsafspraken coördineren
Werkoverleg met kantoormanager
Werkproces analyseren en digitalisering voorbereiden
Teamgesprekken uitvoeren
Dagelijkse check-in met secretariaat
Do
Roostervrije dag
Vr
Operationele ondersteuning en bijspringen in secretariaat
Lunch en wandeling
Bezetting/roosters bijwerken
Werkzaamheden coördineren en ondersteunen
Dagelijkse check-in met secretariaat
Voorbeeld uit de praktijk
Een van je collega’s is onverwachts ziek en haar werkzaamheden moeten direct worden opgevangen om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen. ?
Je brengt direct in kaart welke taken blijven liggen en informeert betrokken advocaten over de tijdelijke situatie. Vervolgens stem je met het team af wie welke werkzaamheden kan overnemen, rekening houdend met ieders beschikbaarheid en werkdruk. Je maakt hierin duidelijke keuzes en zorgt voor een haalbare verdeling. Waar nodig spring je zelf bij, bijvoorbeeld met agendabeheer of het afhandelen van correspondentie. Zo borg je de continuïteit en houd je het overzicht over de lopende werkzaamheden binnen het secretariaat.
?
Groeipad
Binnen het secretariaat wordt gewerkt met expertrollen. Waar kwaliteiten en energie aanwezig zijn, kan een medewerker gevraagd worden om als expert op te treden, verdieping aan te brengen in een specifiek taakgebied en als vraagbaak te functioneren voor andere collega’s.
Teamcoördinator Juridische ondersteuning
Werken bij Wijn & Stael Advocaten
Wijn & Stael Advocaten wordt erkend als een kantoor voor mensen met ambitie, dat zich inzet voor cliënten wanneer er meer nodig is dan een standaard advies. De onderscheidende kenmerken van het kantoor ligt in de strategische aanpak, brede juridische expertise en oprechte persoonlijke betrokkenheid, wat veel mogelijkheden biedt voor diegenen die streven naar de top van de advocatuur.
Wijn & Stael heeft een leidende positie in disciplines zoals ondernemingsrecht, M&A, herstructurering & insolventierecht, cassatie, arbeidsrecht, bestuursrecht, omgevingsrecht en vastgoed. Cliënten variëren van grote ondernemingen tot particulieren, zowel op nationaal als internationaal niveau.
Als middelgroot en maatschappelijk betrokken kantoor wordt er met passie en plezier gewerkt aan een gemeenschappelijk doel: het ondersteunen van ondernemingen en organisaties op cruciale momenten in hun bestaan.
Bekijk bedrijfsprofiel van Wijn & Stael Advocaten
Hoofdkantoor in Utrecht
Nationaal & internationaal
60% / 40%
Gem. leeftijd is 39 jaar
79 medewerkers in Nederland
Smart casual
Thuiswerkmogelijkheden in overleg
Collega’s
Judith - Receptie
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn zoektocht naar een nieuwe uitdaging, stuitte ik acht jaar geleden op LinkedIn op de vacature voor receptioniste/gastvrouw bij Wijn & Stael Advocaten. Van alles wat daarin werd beschreven, wekte mijn enthousiasme op. Vooral het zorgen voor en het ontzorgen van zowel externe als interne klanten vind ik het allerfijnste aan mijn functie en daar haal ik energie uit!
Wat was je vorige baan?
Receptioniste bij een examenbureau voor de informatica
in je vrije tijd?
Fietsen, stedentrips, uiteten en borrelen met vrienden/familie
Erik - marketingcommunicatiemedewerker op de afdeling Marketing en Communicatie
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
De functie sprak mij enorm aan en tijdens de sollicitatieperiode voelde ik meteen een klik. De organisatiecultuur, de leuke collega’s en de doelen van Wijn & Stael op het gebied van marketing en communicatie hebben mij ervan overtuigd om mijn carrière hier voort te zetten. Eerlijk gezegd heb ik er nog geen moment spijt van gehad!
Wat was je vorige baan?
Marketingcommunicatie medewerker bij PLUS
in je vrije tijd?
Ik spreek af met vrienden, voetbal bij Rivierwijkers in Utrecht en verzamel voetbalshirts
Kenya - Advocaat Ondernemingsrecht
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na een succesvolle student-stage heb ik besloten om bij Wijn & Stael te blijven werken. Je wordt hier vanaf het begin hartelijk ontvangen en direct betrokken bij zaken. Zo stond ik al in mijn eerste week als advocaat in toga in de rechtszaal. De deskundigheid van mijn collega’s, hun persoonlijke betrokkenheid en de focus op voortdurende ontwikkeling maken Wijn & Stael mijn ideale werkplek.
Wat was je vorige baan?
Juridisch medewerker
in je vrije tijd?
Sporten, lezen en toerist spelen in eigen land
Abbas - Senior advocaat-medewerker M&A
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Bij Wijn & Stael kwam in 2018 een functie vrij in de sectie M&A. Aangezien de sectie aan het groeien was en er een beloofde inhoudelijke leercurve was, zag ik dit als een mooie kans. Tijdens de gesprekken werd de persoonlijke aandacht voor collega’s en oprechte interesse in elkaar snel duidelijk, wat direct goed voelde. Het is ook erg prettig dat ik daarnaast op de fiets naar het werk kan komen.
Wat was je vorige baan?
Advocaat-medewerker M&A bij een groot advocatenkantoor
in je vrije tijd?
Fitnessen, dancefeesten bezoeken, naar voetbalwedstrijden gaan en tijd doorbrengen met mijn vrolijke zoontje.
Chantal - Assistent Faillissementsmedewerker. Afdeling Faillissementen/Desk
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Via een uitzendbureau binnengekomen ter vervanging van een zieke collega, gelijk vanaf het begin een goede klik met mijn collega’s, leuk en interessant werk. Na terugkeer van mijn (zieke) collega gevraagd door Wijn & Stael of ik wilde blijven werken. Inmiddels werk ik vanaf 1993 (wel 3,5 jaar ertussen uit geweest en sinds 2001 weer terug) bij Wijn & Stael, van de functie secretaresse naar de functie van assistent faillissementsmedewerker, hele leuke collega’s, bevalt goed.
Wat was je vorige baan?
Voornamelijk als secretaresse gewerkt bij diverse bedrijven.
in je vrije tijd?
Lezen, spelletjes en lekker eten met mijn 3 kinderen, musical, bioscoop, lekker uit eten met mijn partner.
Annemieke - HR medewerker op afdeling HR
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb het geluk dat ik voor de tweede keer bij Wijn & Stael mocht komen werken. Ik heb 4,5 jaar in het HR team gewerkt en ben na een jaar weer teruggekeerd in het team. De betrokkenheid, warmte en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling zorgen ervoor dat ik mijn werk hier met veel plezier kan doen.
Wat was je vorige baan?
HR & Payroll specialist bij Simplex
in je vrije tijd?
Wandelen, lezen, concerten bezoeken en onderwerpen uitpluizen zoals de ruimte met m’n zoontje van 7 jaar!
Jeroen - Marketingcommunicatie & Business development manager
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn sollicitatie werd al snel duidelijk dat het een ander advocatenkantoor dan alle andere was. De sfeer, de collegialiteit en de drijfveren spraken mij erg aan. Dit en de mogelijkheden die men mij schetste, hebben mij ervan overtuigd bij dit kantoor aan de slag te gaan. Hier doen we het echt samen en dat is heel mooi om te zien.
Wat was je vorige baan?
Marketingcommunicatie adviseur - ANP
in je vrije tijd?
Samen met mijn partner, vrienden en/of familie genieten van lekker eten en een drankje in een restaurant, op een terras of lekker gewoon thuis. Varen bij mooi weer, een leuk festival et cetera.
Lauret - Advocaat cassatie & litigation
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Toen ik bij Wijn & Stael solliciteerde kende ik het kantoor vooral van de interessante zaken die hier worden behandeld. Dat is nog steeds een van de redenen waarom ik hier zo graag werk, maar ik ben het belangrijkste voor mij is de warme sfeer die er op kantoor hangt en het persoonlijke contact met collega’s.
Wat was je vorige baan?
Juridisch medewerker
in je vrije tijd?
Lezen, wandelen en borrelen
Shanna - Partner Bestuursrecht/Omgevingsrecht
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Als advocaat was ik op zoek naar een kantoor waar ik mijn passie voor het recht kwijt kon en op een gelijkwaardige en persoonlijke manier kon samenwerken met collega’s en cliënten. Wijn & Stael Advocaten staat bekend om de kwaliteit van het werk en de persoonlijke aanpak. Na het eerste gesprek was duidelijk dat Wijn & Stael en ik een match zijn.
Wat was je vorige baan?
Advocaat
in je vrije tijd?
Tijd doorbrengen met vrienden
Dominique - Advocaat omgevingsrecht
Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was op zoek naar de perfecte combinatie van het werken op hoog juridisch niveau, interessante en uitdagende zaken en, heel belangrijk, een leuk team. Dit vond ik bij Wijn & Stael.
Wat was je vorige baan?
Jurist bij de Directie bestuursrechtspraak Raad van State
in je vrije tijd?
Crossfit, uitgebreid koken (meestal Italiaans), borrelen en spelen met mijn zoontje

Please refer the Job description for details