Tècnic/a Suport i Administració de Centres - Pineda de Mar at Treballa a Plataforma Educativa

Barcelona, Catalonia, Spain -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 Jul, 26

Salary

22654.51

Posted On

15 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative support, Accounting support, Human resources administration, Reception management, Office management, Inventory control, Document management, Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Telephone switchboard management, Data entry, Facility maintenance, Time management, Communication

Industry

Individual and Family Services

Description

Tècnic/a Suport i Administració de Centres Per al centre ubicat a la població de Pineda de Mar 👉 La Fundació Gentis és una entitat sense ànim de lucre on treballem per la millora de l’ocupabilitat i el desenvolupament competencial, emocional i social dels col·lectius més desfavorits. A Gentis fem moure l’engranatge per aconseguir la inclusió social plena des de l’acció comunitària, la formació, el mentoratge, la mediació, el suport familiar i la intervenció psicològica i terapèutica. 🌟 Com aTècnic/a Suport i Administració de Centres a Gentis... Tindràs l’oportunitat de: Vetllar pel correcte funcionament de la recepció, garantint una atenció adequada com a primera imatge de l’entitat. Assegurar la seguretat i el bon ús de l’oficina, tant pel que fa a les persones treballadores com a les instal·lacions. Donar suport administratiu al departament de comptabilitat. Donar suport administratiu al departament de gestió de persones. Donar suport administratiu transversal al funcionament del centre i als diferents departaments. Col·laborar en el control de la despesa dels centres i el seguiment dels recursos materials i subministraments. Donar suport en la gestió documental i administrativa associada als punts d’actuació i a la documentació obligatòria dels centres. Participar en tasques de gestió administrativa vinculades a recursos humans i al suport comptable del departament de finances. 📌 De què t'encarregaràs? Control de despesa específica de cada centre per analitzar l’ús de cada centre: Material fungible administració, material d’higiene, fotocòpies, subministraments... Control de l’inventari que realitzen els conserges de mobiliari, material TIC i mòbils, tan de l’equip de professionals com dels usuaris i usuàries. Control de tots els documents associats a un punt d’actuació: documents de dret d’ús, certificats de solidesa, certificat accessibilitat, certificat de qualitat,... Gestió Assegurances i tràmits quan hi ha sinistres en algun lloc Gestió documental de Formació Bonificada Gestió administrativa de recursos humans: validació quilometratge, calendaris. Gestió dels documents administratius (IAE, certificat solidesa, etc.) relatius al centre nodal. Suport comptable i administratiu al departament de finances de l’entitat Vetllar pel correcte funcionament de la recepció com a primera impressió de l’Entitat: Gestió de missatgeria i balises internes Gestió i distribució del correu intern Gestió del càtering i preparació de sales Recepció, atenció i derivació d’usuaris i visites Recepció, derivació o notificació de trucades Control visual d’accessos d’entrades i sortides Registre a l’aplicatiu de les entrades i sortides de documentació oficial Garantir el control de registre d’assistència dels usuaris que visiten el centre, preparació dels formularis corresponents i arxiu documental dels mateixos Vetllar per la seguretat de l’oficina. Tant dels treballadors com de les instal.lacions: Control diari d’alarmes (posada en marxa i apagat) Verificació periòdica de claus existents, la seva assignació i el control de les còpies addicionals de seguretat Trucar als cossos de seguretat/mèdics en cas de necessitat. En cas d’averia o trencadissa trucar a l’asseguradora corresponent, fer el karaoke corresponent i fer el seguiment fins que tot quedi solucionat. Actualització i verificació del Pla Anual de Manteniment de l’espai Supervisió de l’estat diari de la neteja. Control del personal de neteja (horaris i qualitat de la feina). En cas de disconformitat comunicar-ho a: Suport administratiu a l'equip tècnic de l'oficina: Control calendari/reserves de les sales de reunions. Preparació de les mateixes Preparació de documents (Realització de còpies, enquadernacio i entrega) Recull mensual de necessitats dels espais i report a SSCC Realització d’encàrrecs i fotocòpies (dins un horari acordat prèviament i fixe) Preparació d’aules Realització de trucades per a la recerca d’usuaris Informació telefònica a possibles interessats dels programes que executem (derivació quan correspongui). Tasca transversal per a usuaris potencials de diferents serveis Gestió incidències d’espais via aplicatiu Funcions de responsabilitat i/o control d’administració i finances Control de despesa específica de cada centre per analitzar l’ús de cada centre: Material fungible administració, material d’higiene, fotocòpies, subministraments... Control de l’inventari que realitzen els conserges de mobiliari, material TIC i mòbils, tan de l’equip de professionals com dels usuaris i usuàries. Control de tots els documents associats a un punt d’actuació: documents de dret d’ús, certificats de solidesa, certificat accessibilitat, certificat de qualitat,... Gestió Assegurances i tràmits quan hi ha sinistres en algun lloc Gestió documental de Formació Bonificada Gestió administrativa de recursos humans: validació quilometratge, calendaris. Tasqeus de suport transversal a diversos departaments de l'entitat. Gestió dels documents administratius (IAE, certificat solidesa, etc.) relatius al centre nodal. Suport comptable i administratiu al departament de finances de l’entitat. 💡Perfil competencial Capacitat de treballar de forma autònoma Domini de les TIC (ofimàtica i eines telemàtiques) Capacitat de treballar sota pressió Comunicació Organització i planificació del propi treball Flexibilitat 🎓 Quins són els requisits que has de tenir? ✔ Disposar d'un Cicle Formatiu de Grau Superior d'Administració i finances, RRHH, etc ✔ Experiència prèvia en tasques homòlogues ✔ Domini del paquet Office (Word, Excel, Power Point) ✔ Coneixements administratius (concepte de factura, albarà, mínims requisits legals, diferència entre despesa i pagament o entre ingrés i cobrament, etc..) ✔ Coneixements en gestió documental ✔ Coneixements en gestió de centraletes telefòniques ✔ Disponibilitat d'incorporació immediata ✨ T’oferim 📌 1 vacant estable al 100% de la jornada ⏰ Horari: Dilluns a divendres de 8h a 15h i una tarda (37,5 h/setmana). ☀️ Jornada intensiva a l’estiu (8h a 15:30h) 🏠 1 dia de treball híbrid a la setmana. 💶 Categoria: Grup Professional 3 – 22654.51€ bruts anuals 🚀 Incorporació immediata 🌟 Uneix-te al nostre equip i gaudeix de beneficis únics! A Fundació Gentis cuidem el nostre equip tant com cuidem les persones que atenem. 💳 Retribució flexible en: 🍼 Escola bressol 🏛️ Formació contínua 🥑 Restaurants 🚎 Transport públic 🏥 Assegurança de salut

Responsibilities

The role involves providing comprehensive administrative and accounting support to various departments while managing the center's reception and facility operations. Responsibilities include inventory control, document management, HR administrative tasks, and ensuring the safety and proper functioning of the office environment.