THỰC TẬP SINH CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU (DOCUMENTATION INTERN)-LOGISTICS B2B- at MinhVan Logistics

Hà Nội, , Vietnam -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

03 Oct, 26

Salary

1340000.0

Posted On

05 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Import Export Documentation, Incoterms, Sea Freight, Air Freight, Microsoft Excel, Microsoft Word, English Communication, CRM/TMS Systems, AI Tool Utilization, Logistics Coordination, Data Entry, Attention to Detail

Industry

Logistics;Transportation;Supply Chain and Storage

Description

Hỗ trợ kiểm tra chứng từ thương mại như Invoice, Packing List, Sales Contract, booking confirmation và arrival notice. Hỗ trợ xử lý chứng từ sea/air gồm SI, VGM, HBL, HAWB, draft MBL/MAWB, thông tin manifest và bộ pre-alert. Cập nhật dữ liệu lô hàng, tình trạng chứng từ, deadline và ghi chú follow-up trên tracker, CRM/TMS hoặc hệ thống Zoho khi được phân công. Phối hợp với Sales, Pricing, Operations, Hải quan, carrier/vendor và đại lý nước ngoài dưới sự hướng dẫn của supervisor. Chuẩn bị folder hồ sơ, đặt tên file, kiểm soát phiên bản và lưu trữ chứng từ sau lô hàng để dễ truy vết. Escalate sớm khi thiếu thông tin, sai lệch chứng từ, rủi ro cut-off hoặc rủi ro trễ deadline, kèm bối cảnh rõ ràng. Sử dụng công cụ AI được phê duyệt như ChatGPT, Microsoft Copilot hoặc Zoho Zia chỉ để hỗ trợ soạn thảo, tóm tắt hoặc tạo checklist; luôn có người kiểm tra trước khi dùng. Requirements Sinh viên, mới tốt nghiệp hoặc ứng viên đầu sự nghiệp thuộc các ngành Logistics, Kinh doanh quốc tế, Xuất nhập khẩu, Chuỗi cung ứng, Ngoại thương hoặc ngành liên quan. Kết quả học tập từ khá trở lên, tư duy logic tốt. Có hiểu biết nền tảng về quy trình xuất nhập khẩu, Incoterms, vận tải biển/hàng không và các chứng từ vận tải phổ biến. Cẩn thận, chính trực, có trách nhiệm và sẵn sàng tuân thủ SOP, checklist, deadline và quy định bảo mật. Sử dụng được Excel, Word, Outlook/email, AI và ở mức phục vụ công việc. Biết sử dụng AI agent là một lợi thế Đọc hiểu được thuật ngữ logistics tiếng Anh cơ bản và có thể viết email chuyên nghiệp đơn giản khi được hướng dẫn. TOEIC ≥ 700 / IELTS 6.5 Có định hướng học nghề chứng từ nghiêm túc và mong muốn phát triển lâu dài trong ngành freight forwarding. Ưu tiên Đã từng thực tập, làm bài tập dự án hoặc có trải nghiệm liên quan đến freight forwarding, hải quan, chứng từ hoặc thương mại quốc tế. Biết sơ bộ về HBL/HAWB, booking, SI, VGM, manifest, khai báo hải quan hoặc chứng nhận xuất xứ C/O. Có kinh nghiệm dùng hàm tra cứu Excel, CRM, Zoho, SharePoint, Google Workspace, Power Automate, Canva hoặc công cụ AI. Đọc hiểu tiếng Anh tốt để xử lý chứng từ vận tải, email hãng tàu/hãng bay và trao đổi với đại lý nước ngoài. Benefits Được học chứng từ logistics qua hồ sơ lô hàng thực tế, không chỉ học lý thuyết. Có lộ trình rõ từ Intern lên Documentation Executive khi độ chính xác, kỷ luật deadline và tiến độ học tập đạt chuẩn. Được tiếp xúc với sea freight, air freight, phối hợp hải quan, booking và trao đổi với đại lý nước ngoài. Có roadmap 90-180 ngày, KPI hàng tháng và review từ supervisor để biết rõ cần cải thiện ở đâu. Được xây thói quen làm việc số và AI-assisted từ sớm, nhưng vẫn gắn với bảo mật và kiểm soát rủi ro. Làm việc thực tế cùng Sales, Pricing, Operations, Hải quan và các vai trò chăm sóc khách hàng trong công ty freight forwarding đang tăng trưởng. Phụ cấp ăn trưa: 40.000đ/ngày Hỗ trợ xăng xe: 300.000đ/tháng Gửi xe miễn phí Cung cấp thiết bị làm việc

Responsibilities

Support the checking and processing of commercial and transport documents such as Invoices, Packing Lists, HBL, and HAWB. Update shipment data in CRM/TMS systems and coordinate with internal departments and external agents to ensure deadlines are met.