רכז/ת תפעול at The Jewish Agency for Israel

Jerusalem, Jerusalem District, Israel -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 May, 26

Salary

0.0

Posted On

12 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Diary Management, Filing, Answering Telephones, Document Preparation, Presentation Preparation, Meeting Minutes, Work Plan Implementation, Information Systems Management, Data Collection, Reporting, Project Control, Coordination, External Relations, Event Organization, Participant Registration

Industry

Non-profit Organizations

Description

ניהול משרד, כולל: ניהול יומן, טיפול בדואר, תיוק מסמכים, מענה לטלפונים, הדפסות וכיו"ב. ריכוז חומרים עבור ועדות רלוונטיות בתחומי פעילות היחידה. הכנת מצגות וחומרים על פעילות היחידה. כתיבת פרוטוקולי דיון, מעקב ובקרה אחר יישום החלטות וביצוע תכנית העבודה של היחידה כולל הטמעה במערכת המידע של היחידה. איסוף מידע ונתונים בנוגע לפעילות היחידה והכנת דיווחים כנדרש. ריכוז ובקרה של פרויקטים בניהול היחידה. סיוע בתיאום פעילות פנים - יחידתית, ובין היחידה ליחידות תוכן ומטה אחרות בארגון. סיוע בניהול קשרי היחידה עם שותפים וגורמי חוץ שונים. סיוע בארגון כנסים והשתלמויות, כולל היבטים תוכניים ולוגיסטיים. תפעול תהליכי רישום משתתפים לתכניות שבאחריות היחידה. אחריות על שליחויות קצרות של היחידה במערכת הטאס. Requirements תואר ראשון בתחום רלוונטי-חובה. ניסיון קודם בניהול משרד ו/או תפעול שוטף של משימות מטה - חובה. ניסיון קודם בהכנת מצגות בעברית ואנגלית באמצעות תוכנות ייעודיות לרבות pp, Canva וכיו"ב-חובה. שליטה בתוכנות ה - Office והאינטרנט בדגש על מערכות לניהול מידע- חובה. כושר ביטוי בכתב ובעל פה ברמה גבוהה בעברית ובאנגלית-חובה. ניסיון בעבודה בתחומי אחריות של היחידה - יתרון. ניסיון קודם בעבודה עם המערכת הכספית ERP – יתרון. תכונות אישיות: יכולת ניהול משימות מרובות בו זמנית, יכולת ארגון וכושר ביצוע ברמות גבוהות. יכולת עבודה בצוות ויחסי אנוש מעולים, יכולת עבודה תחת לחץ, אבחנה בין עיקר וטפל נכונות לעבודה בשעות בלתי שגרתיות, עפ"י הצורך *במקרה של שוויון בין מועמדים, יינתן משקל נוסף לטובת מועמד.ת עם מוגבלות. סוג ההעסקה: ההעסקה הינה באמצעות הסכם 2014 הסוכנות היהודית שומרת לעצמה הזכות לבחור במועמד העונה על חלק או כל הדרישות לעיל. קורות חיים מפורטים יש להעביר לא יאוחר מיום ה – 21.02.2026

Responsibilities

The role involves comprehensive office management, including diary management, handling correspondence, filing, answering phones, and preparing materials for relevant committees. Key duties also include drafting meeting minutes, tracking work plan implementation, preparing reports, and coordinating internal and external unit activities.