Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln at Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V.

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

07 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Calendar Management, Correspondence, MS Office, Basic Accounting, Seminar Organization, Quality Management, Document Management, Communication Skills, Organizational Skills, Billing, Participant Administration

Industry

Description

Aufgaben Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke – Menschen Deine Motivation? Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert – gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d). Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und zugleich zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation übernimmt. Starttermin: schnellstmöglich Arbeitsort: Zentrale Geschäftsstelle, Präses-Richter-Platz 1a, 51065 Köln Arbeitszeitmodell: Teilzeit, 30 Stunden/Woche Befristung: 2 Jahre Was sind deine Aufgaben? Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung. Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und Postausgang, E-Mail-Management, Telefonaten und interner Weiterleitung relevanter Informationen. Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung. Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden. Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte. Unterstützung im Qualitätsmanagement einschließlich Vorbereitung von Audits. Qualifikationen Womit punktest du bei uns? Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung. Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen. Sicherer Umgang mit MS Office. Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation. Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung. Eigenständigen Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung. Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken. Benefits Das bieten wir dir! Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag) Betriebliche Altersvorsorge Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. About us Das Kolping-Bildungswerk DV Köln e. V. ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.

Responsibilities

The role involves supporting the management in daily business operations, including calendar management, correspondence, and administrative tasks. Additionally, the position is responsible for the independent organization and execution of seminars and training courses.