Workplace Services Specialist at Box

Tokyo, , Japan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

03 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Front Desk Management, Visitor Management, Office Operations, IT Support Coordination, Security Procedures, Mail Handling, Catering Management, Vendor Management, Health and Safety, Meeting Room Management, Culture Ambassador, Internal Communications Support, ESG Data Collection, Process Improvement, Business Level English, Japanese Fluency

Industry

technology;Information and Internet

Description

WHAT IS BOX? BoxについてBox(NYSE: BOX)はインテリジェントコンテンツ管理（ICM）プラットフォームのリーディングカンパニーです。Boxのプラットフォームは、企業のコラボレーション促進や、コンテンツのライフサイクル全体の管理、重要なコンテンツの保護、そしてエンタープライズAIによるビジネスワークフローの変革を実現することを目指しています。2005年に米国で設立され、JLL、モルガン・スタンレーなどを含む大手グローバル企業や、日本では約19,000社および日経225の76%の企業の業務効率化を支援しています。Boxは、カリフォルニア州レッドウッドシティーに本社を置き、米国、ヨーロッパ、アジアに拠点を持っています。株式会社Box Japanは2013年に設立された日本法人です。 Boxでは、重要なコンテンツを扱うプラットフォームをさらに推進し、お客様の働き方に大きな変革を提供する、またとない機会があります。コンテンツは私達の業務の中心にあります。契約書、請求書、社員情報、財務情報、製品仕様、マーケティング資産などの部署間に跨る重要なビジネス・プロセスに含まれる数十億ものファイルや情報が日々流れています。私達のミッションは、コンテンツ管理にインテリジェンスをもたらし、お客様がデジタル・トランスフォーメーションを実現するお手伝いをさせていただくことです。このAIと膨大な業務コンテンツの融合による、大規模な働き方の変革期に、そのビジネスの最前線に貢献することが、Boxではできます。 WHY BOX NEEDS YOU WPS Specialist I は、東京オフィスのいわば顔であり、日本チームとグローバル本社をつなぐ重要なリエゾン（橋渡し）となるクロスファンクショナルなポジションです。お客様および社員に対して、ウェルカムでプロフェッショナルな受付サービスを提供するとともに、グローバルスタンダードに沿ったオフィスの運営や社内カルチャーの浸透の一翼を担って頂きます。 WHAT YOU'LL DO フロントデスク・ビジター対応東京オフィスの「顔」として、ロビーおよび受付エリアを管理来訪者（顧客、パートナー、ベンダー、候補者など）をプロフェッショナルかつフレンドリーに出迎え会議室にお連れする社内外イベントのオフィス内での実施サポート会社のポリシーに沿って、来訪者の入館手続き、入館証（バッジ）の発行、セキュリティ手順の管理・運用ワークプレイス・オペレーション（オフィス運営） ITチームおよび物理セキュリティチームと連携し、入退館・オンボーディング・各種トラブル対応をサポート郵便物・荷物の受領、記録、社員への通知、まとめ発送などの管理フードプログラムおよびランチケータリングの予算を管理とサービス提供ビル管理会社、清掃スタッフ、フードサービスなどの各種ベンダーと適切にやりとりオフィス内の安全衛生およびセキュリティに関する各種手順のサポート会議室の予約状況および設営の管理（AV機器の準備やイベント等特別対応を含む）社内コミュニティと社会貢献企業文化のアンバサダーとして、日々の業務やコミュニケーションの中でBox Valueを体現社員およびお客様が居心地の良いオープンでインクルーシブな環境づくりを推進 Peopleチーム、Community & Impactチーム、ビジネスリーダーと協働し、カルチャー施策および社内コミュニケーションをサポート ESG（環境・社会・ガバナンス）関連の取り組みのためのデータ収集・整理・提出を実施グローバルスタンダードと日本のビジネス特性のバランスを取りつつ、関係各者に対してフィードバックを行い、プロセスの継続的改善に貢献 Box ではコミュニティと対面でのコラボレーションを重要視していてます。Box の社員（Boxers）は、少なくとも毎週3日間以上はオフィスで勤務することが求められます。選考プロセスの中で、リクルーターが働き方や企業文化についてさらに詳しくご説明します。 WHO YOU ARE 学士号を取得していること（同等の実務経験でも可）類似ポジション（受付、総務、オフィスマネージャー、ワークプレイス／ファシリティ関連）の実務経験2～4年. ※グローバル企業での経験があれば尚可ネイティブまたはそれに準ずる日本語力、およびビジネスレベルの英語力（読み書き・会話）業務遂行にあたり、Box東京オフィスへの出社を前提としており、平日フルタイムでのオンサイト勤務（原則毎日出社）が可能な方。私たちは「AIファースト」の企業です。すなわち、常に成長マインドセットを持ちながら仕事に取り組み、AIを活用し、より迅速かつ適切な意思決定を行い、インパクトを高める方法を見つけていくことが求められます。 EQUAL OPPORTUNITY We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, disability, and any other protected ground of discrimination under applicable human rights legislation. For details on how we protect your information when you apply, please see our Personnel Privacy Notice. — English follows — WHY BOX NEEDS YOU The WPS Specialist Ⅰ is a cross-functional role that serves as the first point of contact for our Tokyo office and as a key liaison between our Japan team and global headquarters. You will create a welcoming, professional front-office experience for visitors and employees while ensuring the office runs smoothly, efficiently, and in alignment with our global standards and culture. WHAT YOU'LL DO Front Desk & Visitor Experience Manage the company’s lobby and reception area as the face of the Tokyo office Greet and direct all visitors (customers, partners, vendors, candidates) in a professional and friendly manner Support Internal/External events in the office Coordinate visitor access, badges, and security procedures in line with company policies Workplace Operations Work closely with IT and Physical Security to support onboarding, access, and issue resolution Oversee mail and package handling: receiving, logging, notifying employees, and supporting bulk shipments Manage the local food program and lunch catering, ensuring quality and budget alignment Manage relationships with vendors (building management, cleaning staff, food services, etc.) Support health, safety, and security procedures in the office Oversee meeting room bookings and setup, including AV readiness and special requirements Internal Community and Impact Act as a culture ambassador, modeling our values in your daily interactions Foster an open, inclusive environment where employees and visitors feel welcome and respected Collaborate with People team, Community &Impact team and Business leaders to support culture initiatives and internal communications Gather, arrange and submit data for ESG initiatives. Balance global standards with local needs, giving feedback to HQ to continuously improve processes WHO YOU ARE Bachelor’s degree or equivalent experience 2–4 years of experience in a similar role (Reception, General Affairs, Office Manager, Workplace/Facilities) in a corporate environment; experience in global company is a plus Business-level fluency in Japanese and English, both written and spoken, to interact with internal and external stakeholders Onsite work from Box Tokyo Office, from Monday to Friday EQUAL OPPORTUNITY We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, disability, and any other protected ground of discrimination under applicable human rights legislation. For details on how we protect your information when you apply, please see our Personnel Privacy Notice.

Responsibilities

The Workplace Services Specialist acts as the face of the Tokyo office, managing the front desk, greeting visitors professionally, and ensuring smooth daily operations aligned with global standards. Responsibilities also include supporting IT/Security, managing mail, overseeing food programs, and fostering company culture.