Agent·e de soutien administratif classe 1

at  Cgep BeauceAppalaches

DESCRIPTION DE L’EMPLOI

En tant qu’agent·e de soutien administratif, tu auras à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Tu seras assigné·e à la Direction des ressources humaines, mais seras appelé·e à travailler dans différentes directions et services du Cégep selon les besoins ponctuels ou les remplacements.

Plus précisément, ton rôle sera de :

• Réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités.
• Transcrire des textes et reproduire différents tableaux et graphiques. Tenir à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes que tu assistes ainsi que leur agenda. Organiser les réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires.
• Accueillir les personnes, donner les informations relevant de ta compétence et les orienter à l’intérieur du collège.
• Chercher et recueillir des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Assortir, classer et repérer des documents selon les méthodes établies.
• Initier au travail les nouvelles personnes.
• Effectuer des opérations comptables de nature relativement complexe et voir au respect des normes et des procédures. Également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Accomplir des travaux de vérification et voir au contrôle des paiements. Préparer et effectuer les dépôts et concilier les comptes.
• Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonne maîtrise de la suite Office (Outlook, Word et Excel).

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