Field Operations Coordinator

at  Schindler

KNOWLEDGE

• Post-secondary education, preferable university degree in business / finance related field
• Experience working in an administrative role is preferred

CRITICAL SKILLS

• Proficient in MS Office
• Communication: Excellent verbal and written communication skills
• Organization: Possess excellent organization skills with the ability to balance high volume of activities and changing priorities
• Problem Solving: Information seeking and achievement orientation, ability to solve problems both independently and collaboratively
• Teamwork: Ability to interact with all levels and foster a teamwork relationship
• Knowledge of SAP reporting functions considered an asset
• Bilingualism: French and English is essential (both oral and written)

Soutien aux opérations sur le terrain

• Saisir les détails de la paie pour les employés rémunérés à l’heure
• Fournir un soutien administratif pour assurer la conformité ISO et documenter les procès-verbaux des réunions du comité de santé et de sécurité.
• Saisir les données relatives à la sécurité et à la formation technique
• Coordination de la formation et tenue des registres de formation
• Préparer divers rapports à l’aide de SAP et de MS Office
• créer et tenir à jour les bases de données et les dossiers des employés sur le terrain
• Élaborer et tenir à jour les procédures administratives locales
• Examiner et créer de la correspondance pour les employés sur le terrain et les clients
• Assurer le soutien et la couverture des coordinateurs des services et des nouvelles installations.
• Maintenir et mettre à jour les listes de personnel

Réception

• Répondre aux appels entrants / aux personnes à la réception et les diriger vers la personne appropriée
• Commander les fournitures de bureau et maintenir l’inventaire
• Coordonner la préparation du courrier et des messageries, assurer le suivi nécessaire pour garantir la livraison ; ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant.

Soutien aux installations

• Assurer la liaison entre Schindler et le gestionnaire immobilier pour signaler tout problème concernant l’état des bâtiments et les réparations nécessaires.
• Coordonner les arrangements avec les prestataires de services externes pour répondre aux demandes liées aux installations.
• Veiller à l’organisation de la zone de réception et à son aspect professionnel.

Administration des finances

• Traiter les factures relatives au temps et au matériel (T&M) et au prix fixe (FP).
• Coder les factures pour le traitement des comptes fournisseurs.
• coordonner les activités liées aux comptes clients
• Émettre et classer les bons de commande.

Administration générale

• Effectuer les tâches d’administration du parc automobile, notamment en s’assurant que les documents d’assurance sont à jour, en émettant des avis de changement d’affectation des véhicules et en contrôlant le calendrier d’entretien des véhicules.
• Assistance et coordination de la planification d’événements
• Soutenir les activités liées aux grands comptes, le cas échéant
• Classement et autres tâches administratives selon les besoins (cartes de visite, fournitures de bureau, transactions avec le personnel, etc.)

Administration des contrats

• Passer en revue et télécharger tous les contrats de service client dans SAP et dans le lecteur partagé désigné;
• Assurer la coordination et le suivi avec les gestionnaires de comptes pour veiller à ce que toutes les informations aient été reçues;
• Informer le Service des opérations des nouveaux contrats;
• Saisir les informations dans SAP lors de la remise des nouveaux ascenseurs/escaliers roulants par le Service de la construction

Field Operations Support

• Enter payroll details for hourly employees
• Provide administrative support to assist with ensuring ISO Compliance, and documenting Health and Safety Committee meeting minutes
• Enter records for safety and technical training
• Coordination of training and maintenance of training logs
• Prepare various reports utilizing SAP and MS Office
• Create and maintain field employee databases and files
• Develop and maintain local administrative procedures
• Review and create correspondence for field employees and customers
• Provide back up support and coverage for Service and New Installations Coordinators
• Maintain and update manpower lists

Reception

• Answer incoming calls / parties to reception and direct to appropriate resource
• Order office supplies and maintain inventory
• Coordinate mail and courier preparation, track as necessary to ensure delivery; open, sort and distribute incoming correspondence

Facilities Support

• Act as liaison between Schindler and property manager to report any issues with building condition, required repairs.
• Coordinate arrangements with external service providers to support facilities related requests
• Ensure reception area is organized, ensure area has a professional appearance

Finance Administration

• Process Time and Material (T&M) and Fixed Price (FP) billings
• Code invoices for accounts payable processing
• Coordinate Accounts Receivable activities
• Issue and file purchase orders

General Administration

• Complete fleet administration tasks including ensuring insurance documents are current, issuing vehicle assignment change notices, and monitoring vehicle maintenance schedule
• Event planning assistance and coordination
• Support Key Account activities as needed
• Filing and other administrative duties as required (e.g. business cards, office supplies, personnel transactions

Contracts Administration

• Review and upload all customer service contracts in SAP and in the designated Shared Drive
• Coordinate and follow up with Account Managers to ensure that all information has been received
• Advise Operations of new contracts
• Enter information in SAP on handover of new units from the Construction department