Team Assistant TC

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Team Assistant TC

REALISATIONS CLES ATTENDUES Collaboration avec le Manager :• Gère et optimise le temps du Manager en traitant les sujets dans les bons délais (agenda/déplacements, documents/dossiers/reportings).• Gère les déplacements du Manager : organise la logistique via l’outil, rassemble les documents de voyage, effectue les notes de frais.• Elabore le calendrier annuel de l’entité en tenant compte du calendrier diffusé par l’attaché de direction de l’entité.• Positionne dans le calendrier les réunions et séminaires en respectant les échéances.• Diffuse le calendrier à l’Equipe de Direction à une date définie avec le Manager.• Organise les réunions (logistique et planification), propose les ordres du jour, participe si besoin et rédige les comptes rendus.• Effectue le suivi des actions suite aux réunions. (optionnel)• Organise ponctuellement les événements de l’entité (séminaires, team buildings…)• Met à disposition du Manager les éléments/dossiers/présentations et reportings nécessaires à son activité dans les délais, avec un regard critique.• Analyse les éléments/dossiers/présentations et reportings nécessaires à l’activité de son Manager. (optionnel)• Lit les mails du Manager et l’alerte sur les mails importants/urgents, ainsi que sur des réponses à donner.• Traite directement certains mails du Manager. (optionnel)• Transmet les informations pertinentes au Manager et à l’équipe de direction.• Propose des évolutions à son Manager (évolution d’outils, d’organisation…)• Assure le relais d’information permanent entre le Manager et ses interlocuteurs (N-1, N+1,…)Préparation et/ou prise en charge de dossiers :• Gère en toute autonomie des missions complémentaires comme par exemple : correspondant EP, suivi de budget, tableaux de bord…• Assure la gestion de dossiers spécifiques, en accord avec le Manager (Ex : mise à jour site intranet, mise en place et animation d’une communauté RSE, analyses sur des thématiques spécifiques à l’entité…). (optionnel) Assistanat auprès de l’ED/Equipe :• Gère l’administration du Personnel : procède aux encodages/opérations spécifiques dans les délais (absentéisme hors congés, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil nouvel arrivant, départ…)• Traite les questions de l’équipe en respectant le délai voire l’urgence de la demande (ex : support divers, information en relation avec les dossiers du Manager…)• Gère les accès informatiques à l’arrivée et au départ du Personnel : disques partagés, commandes de matériels, accès aux salles…• Organise les réunions en tenant compte du délai, de la durée, des participants, des connexions, de l’ordre du jour et du lieu.• Identifie les besoins et traite les demandes en respectant le délai, les règles et les procédures.• Assure un suivi des demandes.• Dispense des réunions d’information à l’équipe et/ou organise des formations pour l’équipe.• Applique les règles d’archivage des documents et sensibilise l’équipe (confidentialité et conservation).• Archive les documents légaux et règlementaires.Gestion des achats de l’entité :• Gère les achats pour son entité par le biais des outils à disposition : traite, vérifie et suit les commandes et les demandes d’achat, réceptionne les demandes d’achat et transmet les factures sans commande aux prestataires externes.• Valide les factures sans commande par délégation. (optionnel)• S’assure que les règles et procédures sont appliquées par l’équipe.Accueil et Image du service :• Répond aux différentes sollicitations (internes et externes) et propose des réponses adaptées.• Accueille et oriente les visiteurs de l’entité

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