Adjoint administratif

at  McGill University

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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Résumé du poste :
Assurer une administration efficiente et efficace d’une faculté/département/unité, à l’appui de l’enseignement, de la recherche et de l’administration, conformément aux buts et objectifs de l’unité, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l’université. Planifier, développer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour une unité. Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Soutenir les activités liées à l’administration générale, notamment les finances, les ressources humaines, la communication, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques. Gérer l’administration de la recherche, les contrats, les subventions, les dons philanthropiques ou d’autres relations officielles. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et lignes directrices de l’université. Assumer des fonctions liées à la planification et à l’analyse institutionnelle.

Principales responsabilités :

• Effectuer et organiser des activités à l’appui des opérations quotidiennes de l’unité en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux buts et objectifs établis.
• Mettre en œuvre des procédures ou des systèmes administratifs modérément complexes à l’appui des activités de la faculté, du département ou de l’unité et veiller à ce que les activités respectent ou dépassent les exigences de qualité établies.
• Aider à la préparation des budgets de fonctionnement et d’investissement et des demandes de subventions de recherche.
• Contrôler et rapprocher les comptes ; contribuer à la préparation de rapports et d’états.Approuver les dépenses dans le cadre des lignes directrices établies.
• Planifier des réunions, des conférences, des déjeuners et des événements spéciaux.Rédiger et distribuer les procès-verbaux.
• Compiler des statistiques et des données à inclure dans les rapports. Mettre à jour les documents et les rapports, que ce soit sous forme imprimée ou sur le site web.
• Établir et favoriser des relations de travail efficaces en identifiant les besoins et en apportant un soutien à la prestation de services.
• Évaluer et résoudre les problèmes administratifs. Le cas échéant, informer le superviseur et formuler des recommandations.

Autres compétences et/ou aptitudes qualifiantes

• Excellent sens de l’organisation, y compris une attention méticuleuse aux détails.
• Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle.
• Capacité d’évaluer les problèmes et de déterminer les priorités.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion.
• Expérience des relations avec une variété de clients externes et internes de haut niveau ; capacité à établir des relations constructives et efficaces.
• Flexibilité pour s’adapter à des délais serrés, des changements fréquents et des demandes.
• Capacité à rédiger des comptes rendus de réunions et à assurer le suivi des mesures à prendre en temps voulu.
• Capacité avérée à travailler avec des applications informatiques et des applications Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Solides compétences en communication verbale et écrite, en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit.

Connaissance du français et de l’anglais: L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.
Information additionnelle:
Ce poste est financé par des fonds de recherche.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2025-11-10
Date limite pour postuler :
2024-11-10
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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