Adjoint administratif ou adjointe administrative, École des sciences sociales

at  Universit Laurentienne

On demande
Nomination à temps plein
Fonctions
Ce poste relève directement du gestionnaire des opérations de la Faculté des arts. La ou le titulaire de ce poste fournit du soutien et des services administratifs complets au directeur et aux coordonnateurs des programmes de l’École des sciences sociales, ainsi qu’à l’ensemble du corps professoral, du personnel de recherche et administratif et de la population étudiante.
Organiser les réunions et y assister, réserver les salles, rédiger les procès-verbaux, préparer, produire et diffuser les documents, les ordres du jour et les procès-verbaux;
Gérer les dossiers de l’École et les opérations du bureau, entre autres, mettre à jour les listes (locaux, corps professoral actuel, etc.), afficher les heures de bureau, coordonner les examens périodiques;
Aider le directeur à préparer, présenter et mettre à jour les formulaires pour le CPF et le CELP;
Aider le directeur à préparer l’emploi du temps et les offres de cours (changements et mises à jour des fiches de cours, etc.), les recommandations d’embauche du corps professoral (tenir la liste des chargés de cours et de leur ancienneté, préparer la documentation pour les comités de recrutement, traiter les annonces, veiller à ce que les nouveaux membres du corps professoral connaissent le matériel et les formulaires, etc.) et exécuter au besoin toutes autres tâches directement liées à ce poste;
Aider le directeur à organiser des fonctions et obligations particulières à l’École (prévoir des réunions, préparer les documents pour les réunions, faire les arrangements de voyage, etc.);
Aider le directeur à gérer l’information, y compris les listes de contacts pour la population étudiante et les superviseurs de programmes;
Préparer et traiter les transferts et les demandes d’achat, les demandes de travail, les feuilles de temps, etc. en consultation avec le directeur;
Rapprocher les budgets en consultation avec le directeur (y compris les cartes d’achat);
Acheter des fournitures pour l’école et surveiller et tenir l’inventaire;
Aider la population étudiante, les auxiliaires à l’enseignement, et le personnel à temps partiel avec les formulaires et les processus requis pour la saisie du temps en ligne pour le paiement;
Participer à l’organisation d’ateliers pour la population étudiante, d’événements spéciaux, à l’invitation de conférenciers, à l’organisation de voyages et d’événements portes ouvertes, etc. (y compris les arrangements de voyage);
Informer la population étudiante des divers ateliers, possibilités, concours et séminaires;
Veiller à ce que les étudiants suivent les étapes nécessaires à la soutenance de thèse; coordonner les soutenances de thèse au besoin;
Mettre à jour et tenir les pages web de l’École;
Assurer la liaison avec le service marketing pour mettre à jour et coordonner le matériel de marketing;
Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
Deux années d’études postsecondaires dans un domaine pertinent;
De trois à cinq ans d’expérience dans un domaine connexe;
Capacité d’établir les priorités et d’exécuter plusieurs tâches simultanément avec une supervision minimale et d’adapter le flux de travail en fonction des priorités émergentes;
Capacité de prendre des initiatives et de suggérer des moyens d’optimiser le flux de travail;
Capacité de déterminer les besoins de manière indépendante, et souplesse pour apporter de l’aide là où c’est nécessaire;
Maturité, professionnalisme, discrétion et capacité de préserver la confidentialité;
Compétences avancées en rédaction pour fournir un soutien approprié dans les deux langues officielles (rédiger des documents avec un minimum d’erreurs);
Solides compétences en informatique pour utiliser des logiciels comme Datatel, le portail MaLaurentienne, Gmail, Microsoft Suite, Adobe et Zoom, et capacité de tenir et de mettre à jour la page Web de l’École;
Compétences en administration de bureau et administratives (prise de notes, dactylographie, classement, tenue de dossiers, tri du courrier, réponse aux demandes de renseignements);
Connaissance de base du matériel informatique pour dépanner les périphériques (projecteurs, imprimantes, photocopieurs, etc.);
Connaissance de base des politiques et procédures de l’Université (Service des finances, Secrétariat général, etc.) pour aider la population étudiante et le corps professoral;
Compétences en mathématiques (connaissances de base de la tenue de livres pour suivre les dépenses et gérer les budgets);
Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
Capacité de travailler aisément oralement et par écrit dans les deux langues officielles, le français et l’anglais.
Les heures d’ouverture officielles de l’Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
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No. de poste : L1050-03
Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l’heure

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