Administrateur ou administratrice des affaires académiques

at  McGill University

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Résumé du poste :
Sous la supervision du directeur adjoint de l’administration, l’administrateur(trice) des affaires académiques est chargé de fournir des informations sur les politiques et procédures relatives aux affaires académiques dans ses départements. L’administrateur((trice) des affaires académiques est responsable de l’administration des activités liées aux affaires académiques, telles que l’aide aux processus de recrutement académique, le traitement de divers congés, la fourniture d’un soutien administratif au département et l’aide à la gestion des dossiers liés aux affaires académiques.

Principales responsabilités :

• Fournir un soutien administratif au directeur adjoint, aux présidents et directeurs de département, au personnel académique et administratif en ce qui concerne les règlements, politiques et procédures de l’université régissant le processus de recrutement académique, l’immigration, les nominations académiques, la rémunération, les congés, la cessation d’emploi et la retraite. L’administrateur(trice) des affaires académiques veille à la cohérence, à l’équité et au respect des règles dans l’ensemble du centre d’excellence en administration (CEA). Favoriser et entretenir d’excellentes relations de travail avec les parties prenantes. Communiquer et collaborer avec le bureau des affaires académiques de la faculté pour s’assurer que les normes sont respectées et que l’information et la tenue des dossiers sont complètes, cohérentes et transparentes pour tous.
• Fournir un soutien administratif aux processus de recrutement académique pour le personnel académique contractuel classé et non classé, le personnel permanent, les chargés de cours et les instructeurs et d’autres groupes de personnel académique, y compris la publicité, l’approbation de la conformité à l’équité, l’organisation de visites de recrues potentielles, etc. Dans les centres d’excellence en administration cliniques, préparer toute la documentation relative au personnel médical pour la faculté et veiller à ce que le recrutement soit conforme à toutes les politiques et procédures pertinentes de l’hôpital, du gouvernement et de la faculté. Rassembler les dossiers de recrutement pour approbation, y compris la documentation relative à l’immigration. Préparer les lettres d’offre en veillant à ce que toutes les réglementations, politiques, procédures et conventions collectives de l’université et de la faculté soient respectées.
• Contrôler et lancer les nominations académiques, les renouvellements de nomination et l’affectation des coûts pour les bourses de soutien personnel, les salaires et les allocations, conformément aux politiques et aux procédures. Veiller à ce que les accords de partage des coûts salariaux avec nos hôpitaux et instituts de recherche affiliés soient correctement reflétés dans les allocations de coûts.
• Examiner les descriptions de poste pour les associés académiques. Discuter des exigences du poste et des qualifications avec la personne chargée du recrutement. Veiller au respect des conventions collectives, des règlements, des politiques et des procédures de la faculté et de l’université.
• Apporter un soutien aux présidents dans le cadre des procédures de promotion et de titularisation des universitaires. Fournir des informations au personnel académique sur les procédures de promotion et de titularisation. Veiller à ce que tous les documents envoyés à la faculté soient complets, exacts et conformes aux délais. Développer et maintenir des systèmes permettant de suivre les délais de titularisation et de promotion au niveau départemental. Apporter un soutien aux présidents dans le cadre de la procédure de reconduction de la titularisation. Veiller à ce que les cohortes de titularisation soient conscientes de leurs responsabilités et à ce que tous les délais soient respectés.
• Veiller à ce que les demandes de congé sabbatique soient exactes, complètes et soumises à temps au vice-doyen du bureau des affaires académiques. Fournir aux membres du corps enseignant des informations sur la politique et la procédure applicables.
• Apporter son soutien aux chefs de département et aux délégués dans le cadre de l’exercice annuel d’évaluation des performances académiques et de l’exercice annuel de politique salariale académique. Fournir des informations aux membres du corps enseignant concernant l’éligibilité et la procédure. Veiller à ce que les délais de la faculté soient respectés.
• Assurer le traitement efficace de tous les documents relatifs aux événements du cycle de vie des enseignants, y compris les nominations, les cessations d’activité, les départs à la retraite, les promotions et les congés.
• Collaborer régulièrement avec d’autres responsables des affaires académiques afin d’identifier et de mettre en œuvre les meilleures pratiques et de normaliser les services dans l’ensemble des CEA, de manière à garantir la cohérence, l’équité et la conformité.
• Effectuer d’autres tâches connexes en fonction des besoins. Le titulaire de ce poste peut être amené à se déplacer d’un secteur à l’autre de temps à autre pour remplacer des congés, réaliser des projets spéciaux, faire face à des augmentations de la charge de travail, etc.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:
Expérience dans le domaine des affaires académiques ou de l’administration universitaire. Orienté vers les résultats et doté d’une capacité avérée à planifier et à réviser efficacement le travail, à collaborer avec d’autres personnes et à travailler avec succès dans un contexte de groupe. Excellentes compétences interpersonnelles pour établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes à tous les niveaux. Capacité à mener plusieurs tâches de front dans un environnement en évolution rapide et à mener à bien des projets simultanés. Capacité à gérer et à respecter des échéances concurrentes et à s’adapter à des circonstances changeantes. Orienté vers le client et doté de solides compétences en matière de résolution de problèmes, d’établissement de priorités et d’organisation. Souci du détail et compétences analytiques avérés pour comprendre, interpréter et appliquer des politiques et procédures universitaires complexes. Aptitude avérée à travailler dans un environnement informatisé en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des feuilles de calcul et des logiciels de présentation. Aptitude avérée à la communication orale et écrite en anglais et en français.
Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 03) $61,070.00 - $71,850.00 - $82,630.00
Profil d’emploi:
MPEX-HRM1G - Affaires professorales – Professionnel 1 (exclu)
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Administration
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-02-09
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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