Administrativ Assistent

at  Saab Inc

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.
Din roll
Som Administrativ assistent kommer du att ha en central roll inom avdelningen Business Applications, som ansvarar för att leverera verksamhetsnära IT-lösningar med tonvikt på marknad och produktion. Din huvuduppgift blir att fungera som ett administrativt stöd, främst för två chefer men även för andra när behovet uppstår. I denna roll kommer du att ha en helhetsblick över de administrativa behoven, vilket innebär att du aktivt säkerställer att deadlines hålls och processer efterlevs. Du kommer att kommunicera viktiga tidsfrister och samarbeta med cheferna för att skapa och implementera effektiva administrativa rutiner.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak:

• Koordinera och hantera chefers kalendarium, inklusive bokning av möten, uppföljning och påminnelser om viktiga datum
• Bistå i diverse administrativa processer, som att hantera systemgodkännanden
• Säkerställa att informationen inom avdelningen är uppdaterad och korrekt, samt att etablerade processer och rutiner efterlevs
• Koordinera agendor, bjuda in deltagare och skicka ut mötesinbjudningar
• Föra anteckningar under möten och sammanställa protokoll
• Boka konferenslokaler och vid behov hantera researrangemang för deltagare
• Samla in nödvändig information och skapa presentationsmaterial, huvudsakligen i PowerPoint och Excel
• Beställningar och inköp via Saabs inköpssystem
• Kontroll och attestering av fakturor

Resor förekommer i tjänsten.
Din profil
Vi söker dig som har flera års erfarenhet av att arbeta som administrativ assistent, chefsassistent, projektassistent, koordinator eller i en liknande roll. Du besitter goda systemkunskaper och är väl bevandrad i Office-paketet, samt har erfarenhet av boknings- och ekonomisystem. Dessutom behärskar du svenska och engelska väl, både i tal och skrift.
För att trivas i rollen som Administrativ assistent är du social och kommunikativ, med ett starkt driv att stötta dina kollegor. Du är positiv, serviceminded och lösningsorienterad och trivs med att hantera flera uppgifter samtidigt. Din förmåga att organisera och strukturera ditt arbete är hög, och du anpassar dig snabbt när förutsättningarna förändras.
Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap.
Vad blir du en del av
Bakom våra innovationer finns alla de som har gjort det möjligt. Modiga pionjärer och kluriga tänkare. Vardagshjältar och kreativa problemlösare. De som delar djup kunskap och de som utforskar nya områden. Och alla däremellan.
Här har du chansen att påverka och bidra på ditt unika sätt. Allt från att utveckla kod och bygga imponerande försvars- och säkerhetslösningar till att ta en kaffe med en kollega. Varje bidrag räknas. Vi ger dig möjlighet att anta utmaningar och skapa smarta innovationer. I vår vänliga och tekniksmarta värld finns plats för dig att växa. Vi finns här för att tillsammans skapa trygghet för människor och samhällen.
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med uppdrag att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidrar till trygghet för människor och samhällen. Med 23 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.
Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här
Vänligen observera att vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum har gått ut. Vi ser framemot din ansökan

Please refer the Job description for details