Administrative Assistant - Accounting

at  One Kids Place

WHO WE ARE

ONE KIDS PLACE Children’s Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.

QUALIFICATIONS:

• Post-secondary education in business/office administration or a related field (preferably in a health service setting) and a minimum of two (2) years’ experience in a similar role (within a healthcare setting preferred)
• Strong demonstrated proficiency at an intermediate to advanced level utilizing Microsoft Office software (especially Excel and Word) and computerized accounting software (Sage 300 & Quadrant (Beanworks) is an asset)
• Excellent time management with ability to prioritize and adhere to strict timelines.
• Attention to detail and accuracy is required with the ability to manage a diverse range of assignments and projects with high efficiency,
• A self-starter who is resourceful and independent, but comfortable working within a team-oriented environment and who requires minimal supervision
• Demonstrated mathematical, analytical and problem solving skills including excellent attention to detail
• Experience with various financial data reporting to government including MCCSS; HST; and applying not-for-profit sector accounting practices
• Experience in interpreting, implementing/adhering to administrative procedures, guidelines
• Experience with asset management and purchasing practices
• Excellent communication, customer service and interpersonal skills with ability to maintain confidentiality
• Bilingual in English and French (oral and written) is preferred
• Travel, valid driver’s license and proof of insurance required
• Proof of COVID Vaccinations as required by the sector

QUALIFICATIONS :

• Formation postsecondaire en administration des affaires/de bureau ou dans un domaine connexe (de préférence dans un milieu de soins de santé) et au moins deux (2) ans d’expérience dans un rôle similaire (dans un milieu de soins de santé de préférence)
• Solide maîtrise démontrée à un niveau intermédiaire à avancé de l’utilisation des logiciels Microsoft Office (en particulier Excel et Word) et des logiciels de comptabilité informatisés (Sage ERP et Beanworks est un atout)
• Excellente gestion du temps avec capacité à établir des priorités et à respecter des délais stricts.
• Le souci du détail et de la précision est requis, ainsi que la capacité de gérer un large éventail de missions et de projets avec une grande efficacité.
• Une personne entreprenante, débrouillarde et indépendante, mais à l’aise pour travailler dans un environnement axé sur l’équipe et qui nécessite un minimum de supervision.
• Compétences démontrées en mathématiques, en analyse et en résolution de problèmes, y compris une excellente attention aux détails
• Expérience avec diverses données financières communiquées au gouvernement, y compris le MCCSS ; TVH ; et appliquer les pratiques comptables du secteur à but non lucratif
• Expérience en matière de gestion d’actifs et de pratiques d’achat
• Expérience dans l’interprétation, la mise en œuvre/le respect des procédures administratives et des lignes directrices
• Excellentes compétences en communication, en service à la clientèle et en relations interpersonnelles avec capacité à maintenir la confidentialité
• Déplacement, permis de conduire valide et preuve d’assurance requis
• Bilingue en français et en anglais est préféré
• Preuve de vaccination contre la COVID-19, telle qu’exigée dans le secteur

• Accounts Payable:
• Prepare invoices, employee expense claims and requisitions for payment, adding expense and department coding, addressing invoice issues/discrepancies with vendors and/or manager/staff and processing into Sage (300 Premium) & Quadrant (Beanworks).
• Create distribution set templates in Excel to aid in coding complex invoices
• Ensure OKP policies are followed for employee expense claims and vendor invoices, identifying discrepancies to responsible manager and informing Director of Finance of contentious circumstances
• Prepare cheques for signature by appropriate managers and mail to vendors or pay via online bank
• Communicate with vendors on invoice discrepancies and related matters
• Monitor organizational contracts to ensure timely renewal & adherence to language with respect to fiduciary items