Administrative Assistant/Receptionist

at  Clinique Idyllium

POSITION SUMMARY

We are seeking a professional, friendly, and organized Receptionist to be the face of our clinic. The ideal candidate will play a key role in creating a positive first impression for our clients and ensuring smooth daily operations. This position requires excellent communication skills, the ability to multitask, and a proactive approach to client service.

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Expérience préalable en tant que réceptionniste ou dans un rôle axé sur le service à la clientèle, de préférence dans un environnement de clinique ou de spa.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (bilinguisme requis).
• Maîtrise des logiciels bureautiques (ex. : Microsoft Office, logiciels de gestion de rendez-vous).
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion et confidentialité.
• Attitude amicale et professionnelle avec un souci constant de la satisfaction client.
  Job Type: Full-time
  Pay: From $19.00 per hour
  Expected hours: 40 per week

Additional pay:

• Bonus pay
• Commission pay

Benefits:

• Company events
• On-site parking
• Paid time off
• Store discount
• Wellness program

Schedule:

• 8 hour shift
• Every Weekend
• Monday to Friday

Education:

• Secondary School (preferred)

Experience:

• Administrative experience: 1 year (preferred)

Language:

• English (preferred)
• French (required)

Work Location: In perso

ADMINISTRATIVE DUTIES:

• Check voicemail and return calls promptly.
• Maintain and organize client files, ensuring accuracy and confidentiality.
• Enter client information into the system and prepare files for the next day.
• Print and manage health, consent, and laser forms as required.
• Process payments and create invoices accurately.
• Reconcile daily transactions and reports.
• Previous experience in a receptionist or client-facing role, preferably in a clinic or spa environment.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Excellent verbal and written communication skills in both English and French (bilingualism required).
• Proficient in using office software (e.g., Microsoft Office, appointment scheduling software).
• Ability to handle sensitive information with discretion and confidentiality.
  

  - Friendly and professional demeanor with a client-first mindset.

Résumé du Poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) réceptionniste professionnel(le), amical(e) et organisé(e) pour représenter notre clinique. Le/la candidat(e) idéal(e) jouera un rôle clé en créant une première impression positive pour nos clients et en assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes. Ce poste nécessite d’excellentes compétences en communication, la capacité de gérer plusieurs tâches à la fois et une approche proactive du service à la clientèle.
Responsabilités Clés