Administrative Officer C1

at  Stellenbosch University

Duties/Pligte

• General reception and enquiries;
• Administrative and/or secretarial duties of allocated consultants/emeriti professors;
• Assisting support staff with undergraduate, postgraduate and RA-system administrative duties;
• Financial administration on SUNFin, including asset management of the Department;
• Facilities management and IT administration of the Departement;
• CPD administration of the Department;
• National Research Foundation (NRF) applications of the Department;
• Administration of the departmental MBChB IV Elective Students programme;
• Administration of the departmental Academic Programme and Annual Academic Day;
• Organising departmental functions/workshops.
• Algemene ontvangs en navrae;
• Administratiewe en/of sekretariële pligte van toegekende konsultante/emeriti professore;
• Verleen bystand aan ondersteuningspersoneel met voorgraadse, nagraadse en NA-sisteem administratiewe pligte;
• Finansiële administrasie op SUNFin, insluitend batebestuur van die Departement;
• Fasiliteitsbestuur en IT-administrasie van die Departement;
• VPO-administrasie van die Departement;
• Nasionale Navorsingstigting (NNS) aansoeke van die Departement;
• Administrasie van die departementele MBChB IV Elektiewe Studenteprogram;
• Administrasie van die departementele Akademiese Program en Jaarlikse Akademiese Dag;
• Reël van departementele funksies/werkswinkels.

Job Requirements/Pos Vereistes

• Grade 12;
• Certificate in administration;
• At least three years’ experience in administration of which at least one year should be within a similar environment;
• Applicable experience with the University’s - or a similar tertiary institution’s - information, financial and administrative systems;
• Proven computer skills in MS Word, MS Excel, MS PowerPoint and MS Outlook;
• Sound language abilities in English with a willingness to work in a multilingual environment;
• The ability to perform detailed administrative tasks under pressure and with great precision;
• Proven ability to work independently as well as in a team;
• Proven ability to work with confidential information;
• Proven ability to plan, organise and prioritise tasks.
• Graad 12;
• Sertifikaat in administrasie;
• Minstens drie jaar se ervaring in administrasie waarvan minstens een jaar binne ’n soortgelyke omgewing moet wees;
• Toepaslike ervaring met die Universiteit - of ’n soortgelyke tersiêre instansie - se inligtings-, finansiële- en administratiewe stelsels;
• Bewese rekenaarvaardighede in MS Word, MS Excel, MS PowerPoint en MS Outlook;
• Goeie taalvaardighede in Engels met die bereidwilligheid om in ’n veeltalige omgewing te werk;
• Die vermoë om gedetailleerde administratiewe take met groot noukeurigheid en onder druk te kan uitvoer;
• Bewese vermoë om onafhanklik asook om as deel van ’n span te werk;
• Bewese vermoë om met vertroulike inligting te werk;
• Bewese vermoë om take te beplan, te organiseer en te prioritiseer.

Recommendation/Aanbeveling

• Administrative knowledge and experience within an academic environment;
• Applicable experience with a tertiary institution’s financial systems.
• Administratiewe kennis en ervaring in ’n akademiese omgewing;
• Toepaslike ervaring met ’n tersiêre instansie se finansiële stelsels.

• General reception and enquiries;
• Administrative and/or secretarial duties of allocated consultants/emeriti professors;
• Assisting support staff with undergraduate, postgraduate and RA-system administrative duties;
• Financial administration on SUNFin, including asset management of the Department;
• Facilities management and IT administration of the Departement;
• CPD administration of the Department;
• National Research Foundation (NRF) applications of the Department;
• Administration of the departmental MBChB IV Elective Students programme;
• Administration of the departmental Academic Programme and Annual Academic Day;
• Organising departmental functions/workshops.
• Algemene ontvangs en navrae;
• Administratiewe en/of sekretariële pligte van toegekende konsultante/emeriti professore;
• Verleen bystand aan ondersteuningspersoneel met voorgraadse, nagraadse en NA-sisteem administratiewe pligte;
• Finansiële administrasie op SUNFin, insluitend batebestuur van die Departement;
• Fasiliteitsbestuur en IT-administrasie van die Departement;
• VPO-administrasie van die Departement;
• Nasionale Navorsingstigting (NNS) aansoeke van die Departement;
• Administrasie van die departementele MBChB IV Elektiewe Studenteprogram;
• Administrasie van die departementele Akademiese Program en Jaarlikse Akademiese Dag;
• Reël van departementele funksies/werkswinkels