Administrative Officer

at  Stellenbosch University

Duties/Pligte

• Managing and coordinating the directors’ calendars (supporting the Director: Business Management and Director: Design, Planning and Development), including scheduling meetings, appointments, workshops and travel arrangements;
• Serving as the first point of contact for the directors by handling correspondence and phone calls;
• Assisting with the management of projects, follow-ups, and deadlines;
• Organising and maintaining the directors’ office systems;
• Taking of minutes at meetings;
• Organising venues, transport and refreshments for meetings;
• Processing purchase orders and invoices on the financial system;
• Managing office supplies for the Division;
• Handling confidential documents and information with discretion.
• Bestuur en koördineer die direkteure se kalenders (ondersteun die Direkteur: Besigheidsbestuur en Direkteur: Ontwerp, Beplanning en Ontwikkeling), met inbegrip van skedulering van vergaderings, afsprake, werkswinkels en reisreëlings;
• Dien as die eerste kontakpunt vir die direkteure met die hantering van korrespondensie en telefoonoproepe;
• Hulpverlening met die bestuur van projekte, opvolgings en sperdatums;
• Organiseer en onderhou die direkteure se kantoorstelsels;
• Neem van notules by vergaderings;
• Organiseer lokale, vervoer en verversings vir vergaderings;
• Verwerking van bestellings en fakture op die finansiële stelsel;
• Die bestuur van kantoorbenodigdhede vir die Afdeling;
• Hanteer vertroulike dokumente en inligting met diskresie.

Job Requirements/Pos Vereistes

• A certificate / diploma in business administration, office management, or a related field;
• At least three years’ proven experience working in an office environment, preferably within facilities management or a related industry;
• Good interpersonal skills, as well as verbal and written communication abilities;
• Excellent organisational and time management skills;
• Proficiency in MS Office and other office management tools;
• Discretion and confidentiality are paramount;
• The ability to perform effectively under pressure;
• The ability to work independently and as part of a team;
• A valid driver’s licence.
• ’n Sertifikaat / diploma in besigheidsadministrasie, kantoorbestuur, of verwante veld;
• Minstens drie jaar se bewese ervaring om in ’n kantooromgewing te werk, verkieslik binne fasiliteitsbestuur of ’n verwante bedryf;
• Goeie interpersoonlike vaardighede, asook mondelinge en skriftelike kommunikasievermoëns;
• Uitstekende organisatoriese en tydsbestuursvaardighede;
• Vaardigheid in MS Office en ander kantoorbestuursinstrumente;
• Diskresie en vertroulikheid is uiters belangrik;
• Die vermoë om effektief onder druk te presteer;
• Die vermoë om onafhanklik en as deel van ’n span te werk;
• ’n Geldige rybewys.

Recommendation/Aanbeveling None.
Geen.

• Managing and coordinating the directors’ calendars (supporting the Director: Business Management and Director: Design, Planning and Development), including scheduling meetings, appointments, workshops and travel arrangements;
• Serving as the first point of contact for the directors by handling correspondence and phone calls;
• Assisting with the management of projects, follow-ups, and deadlines;
• Organising and maintaining the directors’ office systems;
• Taking of minutes at meetings;
• Organising venues, transport and refreshments for meetings;
• Processing purchase orders and invoices on the financial system;
• Managing office supplies for the Division;
• Handling confidential documents and information with discretion.
• Bestuur en koördineer die direkteure se kalenders (ondersteun die Direkteur: Besigheidsbestuur en Direkteur: Ontwerp, Beplanning en Ontwikkeling), met inbegrip van skedulering van vergaderings, afsprake, werkswinkels en reisreëlings;
• Dien as die eerste kontakpunt vir die direkteure met die hantering van korrespondensie en telefoonoproepe;
• Hulpverlening met die bestuur van projekte, opvolgings en sperdatums;
• Organiseer en onderhou die direkteure se kantoorstelsels;
• Neem van notules by vergaderings;
• Organiseer lokale, vervoer en verversings vir vergaderings;
• Verwerking van bestellings en fakture op die finansiële stelsel;
• Die bestuur van kantoorbenodigdhede vir die Afdeling;
• Hanteer vertroulike dokumente en inligting met diskresie