Administratör/Chefsassistent

at  Kriminalvrden

Som chefsassistent och administratör på frivården Örebro och Karlstad är du inblandad i många olika processer och arbetsflöden. Du hanterar administrativa ärenden och processer åt kriminalvårdsinspektörer och Kriminalvårdschef samtidigt som du även ger service i dessa frågor till övriga medarbetare vid kontoret. Du löser självständigt tilldelade uppgifter inom ramen för ditt uppdrag. Du är inblandad i många administrativa ärenden och förväntas efterhand kunna agera självständigt och proaktivt i dessa. Det du inte vet tar du själv reda på och återkopplar informationen till berörda personer.

Exempel på arbetsuppgifter

• Stödjer chefer på frivårdskontoret med diverse administrativa sysslor samt ger service i dessa frågor till samtliga medarbetare vid kontoret
• Diarieföring och arkivhantering
• Utföra beställningar i system, hantera behörigheter och beställa tjänstekort
• Administrera bokningar av möten och konferenser
• Hantera avtalsfrågor och samverka med interna och externa samverkansparter i frågor som berör kontorets dagliga drift
• Skriva protokoll vid möten som exempelvis MBL-förhandlingar

Frivårdskontorets behov samt riktade uppdrag från Kriminalvårdens ledning kan påverka den mer detaljerade fördelningen av arbetsuppgifter inom ansvarsområdet vilket innebär att fler arbetsuppgifter än ovan kan förekomma.Kvalifikationer:
Vi söker framförallt dig som är noggrann och strukturerad i ditt arbete. Det är också av stor vikt att du handlar i enlighet med fattade beslut, mål, policys och riktlinjer och följer den sekretess som din roll innefattas av. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt, tar självständigt ansvar för dina uppgifter, ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, förblir motiverad, har gott tålamod och arbetar på tills uppgifterna är avslutade.
För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Krav:

• Fullständig gymnasieutbildning
• Arbetslivserfarenhet av administrativt arbete inom HR, juridik, eller annan inriktning som av Kriminalvården bedöms vara relevant för tjänsten
• Aktuell erfarenhet av personaladministrativa uppgifter inom offentlig sektor.
• Mycket god IT-kompetens
• Goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift

Meriterande:

• Kandidatexamen inom HR/personal eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som Kriminalvården bedömer lämplig.
• Erfarenhet av arbete inom kriminalvården eller annan statlig myndighet.
• Erfarenhet av att självständigt genomföra, leda och underhålla processer
• Erfarenhet av diarieföring och arkivhantering

Please refer the Job description for details