Agent(e) administratif(ve), Projets et Contrôle des documents/Administrativ

at  AFRY

Job Description

• Fournir du soutien administratif à l’équipe d’ingénierie;
• Effectuer les corrections, la mise en page et l’assemblage électronique de divers documents d’ingénierie;
• Réaliser la coordination et la transmission aux clients et fournisseurs de l’information lors des projets;
• Effectuer la liaison avec les clients et les fournisseurs;
• Mener des recherches pour préparer les présentations et la documentation pour les réunions;
• Prendre des notes lors de réunions et synthétiser l’information en listes d’actions importantes;
• Recevoir, cataloguer et stocker des copies électroniques de tous les dessins techniques, les rapports et les informations connexes de manière ordonnée, conformément aux politiques et procédures;
• Travailler avec précision pour s’assurer que tous les documents électroniques sont exacts et facilement accessibles;
• Répondre en temps opportun aux demandes de récupération d’informations, de recherches d’informations et de demandes générales d’assistance émanant du personnel du projet et des différents départements;
• Effectuer les mises à jour de l’information avec précision;

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• Provide administrative support services to the engineering team;
• Correction, layout and electronic assembly of various engineering documents;
• Coordinate / Expedite client and vendor information during projects;
• Liaison with client and suppliers;
• Conduct research to prepare presentations and documents for meetings;
• Take notes at meetings and group them into action lists;
• Receive, catalog and store electronic copies of all technical drawings, reports and related information in an orderly manner, in accordance with policies and procedures;
• Work with precision to ensure that all electronic documents are accurate and easily accessible;
• Responds in a timely manner to requests for information retrieval, information retrieval and general requests for assistance from project / department staff;
• Updates information accurately.

Qualifications

• 1-3 années d’expérience dans un poste similaire;
• Diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques de la documentation (tout autre combinaison d’études et d’expérience pertinente sera considérée);
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et divers systèmes de base de données (ex : Access);
• Bon jugement et habiletés en résolution de problèmes;
• Orienté sur les détails et les résultats.
• Fortes compétences interpersonnelles et en communication;
• Français et anglais (à l’oral et à l’écrit).

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• 1-3 years’ experience in a similar position;
• College diploma with specialization in Documentation technology (any other combination of diplomas and experience will be considered);
• Strong experience with Word, Excel, PowerPoint and assorted Database systems (ex: Access);
• Problem solving skills;
• Details and results oriented.
• Strong interpersonal and communication skills.
• French and English (speaking and writing).

Company Description
Depuis son incorporation en février 1994, AFRY a exécuté plus de 800 mandats d’ingénierie à partir de ses opérations locales, y compris la planification stratégique, la définition de projets, l’ingénierie de conception détaillée et la gestion de projets. AFRY est soutenue par des spécialistes des procédés, des ingénieurs, des technologues et des concepteurs, à la fois localement et à partir du réseau mondial de bureaux du groupe AFRY. Nos opérations canadiennes sont situées à Montréal et à Toronto.
AFRY est classée au premier rang mondial des services d’ingénierie pour l’industrie des pâtes et papiers et apporte une connaissance et une expérience globales à ses clients. AFRY fournit à ses clients américains et internationaux des équipes expérimentées basées aux Etats-Unis qui peuvent assister et guider les entreprises cherchant à se développer et à investir aux Etats-Unis et au Canada. AFRY exploite constamment les capacités des experts mondiaux et locaux en combinaison avec une connaissance approfondie de l’industrie, une riche expérience locale et un esprit de collaboration pour apporter le succès à nos clients.
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Since being incorporated in February 1994, AFRY has executed from our local operations over 800+ engineering mandates, including strategic planning, project definitions, detail design engineering and project management. AFRY is supported by process specialists, engineers, technologists, and designers, both locally and from the AFRY group’s worldwide network of offices. Our Canadian operations are in Montreal and Toronto.
AFRY is ranked #1 globally in pulp and paper industry engineering services and brings global knowledge and experience to engineering clients. AFRY provides American and international clients US-based and experienced teams who can assist, and guide companies looking to grow and invest in the US and Canada. AFRY consistently leverages the capabilities of global and local experts in combination with deep industry knowledge, rich local experience, and a collaborative spirit to bring success to our clients.
Additional Information

Avantages de travailler chez AFRY Canada :

• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Semaine de 4 jours et horaires flexibles ;
• Possibilité de voyager pour le travail et de participer à des projets internationaux avec une équipe d’experts ;
• Possibilités de développement professionnel et de promotion ;
• Régime d’épargne-retraite collectif ;
• Assurance médicale, dentaire et visuelle;

Benefits of working at AFRY Canada:

• Work-life balance: 4-day workweek and flexible hours;
• Opportunity to travel for work and participate in international projects with a team of experts;
• Professional development and promotion opportunities;
• Group Retirement Savings Plan;
• Health, dental and vision Insurance;

AFRY is committed to creating an inclusive & diverse environment and we are actively looking for qualified candidates irrespective of gender, gender identity, sexual orientation, ethnicity, religion, disability, or age. You will be part of a global and diverse company where our differences are our strengths. Join us to accelerate the transition towards a sustainable society.
At AFRY, we engineer change in everything we do. Change happens when brave ideas come together. When we collaborate, innovate technology, and embrace challenging points of view. That’s how we’re making future. We are actively looking for qualified candidates to join our inclusive and diverse teams across the globe. Join us in accelerating the transition towards a sustainable future.
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Position
Agent(e) administratif(ve), Projets et Contrôle des documents/Administrative Officer, Document and Project Controls
Location
Montreal
Country
Canada
Reference number

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