Agent ou agente à l'accueil et à l'information

at  Universit Laval

Rôle principal
Le rôle principal et habituel est de transmettre de l’information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d’activité dans lequel la personne évolue.
Attributions caractéristiques Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter. Recherche, tient à jour et s’assure de la diffusion de l’information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition. Consulte les dossiers de la clientèle, s’assure de la conformité et de l’exactitude des informations fournies et l’assiste afin d’apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d’obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances. Participe à la tenue d’activités spéciales propres à son domaine d’activités en fournissant les informations et les documents requis. Prépare et signe la correspondance d’ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Vend du matériel et tient une caisse. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises
Scolarité : D.E.S.
Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Suite Office
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé; chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
À titre d’information
Autres logiciels utilisés: Pomelo, Medesync, FileMaker, Infoban, Fusion, Cisco Finesse
Tâches et responsabilités: Accueille la clientèle et renseigne sur les normes d’accessibilité au Centre (mandat et règles de fonctionnement du Centre). Reçoit les demandes de services professionnels et vérifie si la personne requérante a droit à ces services en se basant sur des critères préétablis d’accessibilité aux services du Centre. Identifie la nature générale du motif de consultation de la personne qui requiert des services et dirige cette dernière vers une intervenante ou un intervenant approprié. Partage la responsabilité de la tenue de l’agenda central du Centre. Offre les rendez-vous pour les entrevues d’évaluation, tient une liste de priorité durant les périodes de fortes demandes de services, prend note des annulations, rappelle les personnes sur la liste de priorité pour combler les périodes rendues disponibles. Lorsqu’un professionnel doit s’absenter, communique avec les personnes inscrites à l’agenda, reporte les entrevues ou les transfère à d’autres professionnels s’il y a urgence. Répond à la ligne téléphonique de l’accueil du Centre, et selon le cas, transfère les appels aux personnes appropriées. Répond aux demandes des boîtes courriel de l’accueil du Centre. Reçoit et distribue le courrier. Etc

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