Agent ou agente de gestion des études

at  Universit Laval

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l’ensemble du processus .
Attributions caractéristiques Voit à l’organisation, la coordination et à la réalisation de l’ensemble des activités administratives propres aux études telles que l’admission, l’inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l’attribution de locaux, les réunions, etc. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l’exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur. Répond aux demandes d’information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d’admission, d’inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu’elle ou qu’il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d’un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d’assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu’il ou qu’elle assiste. À ce titre, tient l’agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l’information sur le programme et ses activités. Veille au respect et à l’application des règlements et procédures en vigueur à l’Université en liaison avec la gestion des études. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience : Quatre (4) années d’expérience pertinente ( dont 2 années fermes en gestion des études)
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé; chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
À titre d’information
Autre logiciel: Banner
Admission des adultes et études libres
Le rôle principal de la personne titulaire du poste consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études. Elle doit assurer à l’aide de l’Outil de Gestion de l’Admission (OGA) et sur le progiciel Banner le suivi de l’ensemble des processus de gestion du dossier étudiant, de l’admission à l’inscription. Elle est en première ligne d’intervention et de communication avec les candidates et les candidats, les étudiantes et les étudiants, les collègues du service et les partenaires en faculté, en personne, au téléphone ou par courrier électronique. Elle est appelée à assurer une permanence en alternance avec des collègues d’autres secteurs d’activité de la Direction des services en gestion des études, conformément aux heures d’ouverture du service au public. Elle peut être appelée à assurer une prestation de travail en lien avec les activités de l’un ou l’autre des secteurs de la Direction, selon les besoins du Service.
TÂCHES SPÉCIFIQUES : Respecter les directives, les échéanciers, les procédures et les processus de travail élaborés en appui à la tâche. Vérifier et traiter dans l’OGA les demandes et les documents en lien avec l’admission; en assurer la transmission en faculté ou à des collègues d’autres services, s’il y a lieu. Établir l’admissibilité générale de certaines clientèles et rendre des décisions, en fonction du cadre établi. Répondre aux demandes d’information (courriels, téléphone, comptoir) des candidates et candidats, des étudiantes et étudiants, des collègues du Service ou des collègues en faculté pour les 3 cycles des études libres, les cours compensateurs et les candidats adultes. Donner des explications concernant les procédures et conditions d’admission, la disponibilité des cours, l’inscription, le cheminement des études, l’exclusion ou tout autre renseignement de même type relatif au Règlement des études, pour l’ensemble des programmes et cycle d’études. Effectuer les recherches nécessaires dans les circonstances et référer les demandes plus pointues, nécessitant un suivi conseiller. Interpréter adéquatement les informations présentes dans les différents outils liés au dossier de la clientèle étudiante (l’OGA, Capsule, Constellio, différents écrans Banner: SPAIDEN, SAAADMS, SYAPIDE, etc.). Effectuer les tâches en lien avec la gestion des études pour l’admission, l’inscription, le retrait ou la modification du choix de cours pour les 3 cycles des Études libres. Etc

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