Agent ou agente de gestion des études

at  Universit Laval

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l’ensemble du processus .
Attributions caractéristiques Voit à l’organisation, la coordination et à la réalisation de l’ensemble des activités administratives propres aux études telles que l’admission, l’inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l’attribution de locaux, les réunions, etc. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l’exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur. Répond aux demandes d’information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d’admission, d’inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu’elle ou qu’il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d’un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d’assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu’il ou qu’elle assiste. À ce titre, tient l’agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l’information sur le programme et ses activités. Veille au respect et à l’application des règlements et procédures en vigueur à l’Université en liaison avec la gestion des études. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience : Quatre (4) années d’expérience pertinente
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé; chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
À titre d’information
Autres logiciels utilisés: Banner, Constellio, GIS
Le Vice-décanat aux études médicales postdoctorales (VDEMP) est un secteur où transitent un grand nombre d’étudiants diplômés d’un doctorat de médecine, lesquels doivent suivre une formation médicale postdoctorale à l’intérieur de l’un des 50 programmes de formation de la Faculté. Durant toute leur formation, les résidents (étudiants) en médecine doivent notamment effectuer des stages dans les différents milieux d’enseignement de l’Université Laval, en vue de l’obtention de leur droit de pratique
La personne qui occupe cette fonction assume un ensemble de tâches reliées à la gestion des études des dossiers des résidents (étudiants). Son principal rôle est d’assister les directions des programmes de résidence du vice-décanat.
Principales tâches : Offre un support aux directions de programmes et aux conseillères à la gestion des études dans l’organisation et la planification des différents processus en lien avec la gestion des études; Effectue les opérations propres à la gestion des études pour les programmes dont elle a la charge, mais collabore aussi aux autres programmes du VDEMP pour des tâches telles que le suivi des stages, les modifications de stages, le suivi du dossier de l’étudiant, le cheminement, le suivi des fiches d’évaluation, la diplomation, etc.; Collabore au suivi des dossiers des résidents (étudiants), pour leur cheminement scolaire, les stages et les exigences du programme; Fait la planification (ordre du jour, convocation et préparation de documents) et le suivi (procès-verbal et autres) des différents comités des programmes sous sa charge; Collabore à la logistique des activités académiques; Assure un rôle de support au niveau de l’organisation, de la planification des différents examens ou activités d’enseignement; Etc

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