Assistant de direction (h/f/x) de le direction médicale

at  Clinique SaintJean

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Au cœur de Bruxelles, nous nous occupons de tout un chacun. Nous souhaitons faire passer ce message à tous les Bruxellois et aux visiteurs (réguliers) de notre capitale. Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour nous aider à le faire.
Site: Botanique
Contrat: temps plein à durée indéterminée

DESCRIPTION DU POSTE

Mission:
En tant qu’assistant du directeur médical de la Clinique Saint-Jean, vous apportez un soutien efficace au CMO et vous accordez une haute priorité à la valeur de la Clinique Saint-Jean pour représenter le bureau du CMO.

Tâches:

• Vous êtes le premier point de contact avec le bureau du CMO pour les contacts internes et externes. Dans ce rôle, vous accueillez les visiteurs et leur fournissez un accueil et un soutien chaleureux et professionnel. Vous faites preuve de crédibilité et de fiabilité pour représenter le bureau du CMO.
• Vous vous occupez de la gestion avancée de l’agenda du CMO. Pour cela, vous faites des choix de priorité et donnez des recommandations pour le bon déroulement des activités de la semaine. Vous organisez des réunions, des contacts téléphoniques pour le CMO, vous réservez des salles et vous vous occupez de la logistique nécessaire.
• Vous gardez une vue d’hélicoptère sur les activités du CMO et vous anticipez et planifiez les activités et les projets bien à l’avance afin de respecter toutes les échéances, en tenant compte de l’évolution des circonstances et des situations d’urgence.
• Vous vous occupez des courriels et des appels téléphoniques et êtes responsable de la correspondance du bureau du CMO.
• Vous anticipez les besoins du CMO et la tenez informée de tous les engagements et des dossiers en cours liés aux activités du bureau du CMO.
• Vous soutenez des projets, participez à leur planification, assurez le suivi des produits à livrer et des délais, collectez des informations et des données, préparez des présentations, des documents et des rapports de projet, préparez des dossiers d’agrément, etc.
• En concertation avec le service Communication, vous préparez la communication du bureau du CMO dans le style du CMO et selon les valeurs et les missions de la Clinique.
• Vous organisez ou soutenez des événements et êtes responsable des aspects logistiques y associés.
• Vous contribuez et coopérez à la consolidation des contacts au sein du réseau du CMO.
• Vous proposez et développez des politiques et des procédures pour continuer à augmenter l’efficacité du bureau du CMO en fonction de l’évolution de la Clinique.
• Vous êtes responsable de l’approvisionnement du bureau du CMO et participez à la sélection des fournisseurs et à l’achat du matériel.
• Vous effectuez d’autres tâches ad hoc en fonction des besoins du CMO et de l’évolution des circonstances.

QUALIFICATIONS

• Vous pouvez vous prévaloir d’une expérience similaire réussie en tant que Assistant de niveau C-suite dans une autre organisation ou institution. Une expérience dans un milieu hospitalier est un plus.
• L’intégrité et la confidentialité sont à la base de vos actions.
• Vous faites preuve d’une capacité d’organisation exceptionnelle et d’un niveau de qualité élevé, avec le souci du détail même sous pression et avec une attitude positive et professionnelle.
• Vous avez une attitude d’initiative, travaillez de manière autonome et restez concentré sur l’obtention de résultats.
• Vous gérez habilement les changements, les imprévus et les situations d’urgence et vous vous adaptez pour trouver la bonne évaluation et une solution adéquate.
• Vous gérez efficacement le temps et respectez les horaires, les instructions convenues et les procédures prévues.
• Vous faites preuve de respect et de sensibilité à l’égard des différences culturelles et religieuses.
• Vous écrivez de manière claire, concise et correcte et structurez les informations en fonction du public cible.
• Vous travaillez de manière productive dans un environnement stressant et vous maîtrisez vos émotions.
• Vous comprenez rapidement les nouvelles informations et gérez les renseignements de manière significative et efficace.
• Vous travaillez sur un réseau de contacts large et efficace à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation et vous avez de bonnes compétences interpersonnelles avec les différentes personnes à tous les niveaux de l’organisation.
• Vous êtes parfaitement bilingue Fr/Nl, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Les logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les outils de réunion en ligne n’ont plus de secret pour vous.

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