Assistant Finance & HR (m/w/d)

at  Otti Personalmanagement KG

Unser Mandant ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf die Entwicklung autonomer Betriebszentren für Solaranlagen spezialisiert hat. Mit modernster Technologie optimiert unser Auftraggeber die Effizienz und Leistung von Solaranlagen weltweit und trägt so zu einer nachhaltigeren Zukunft bei. Die Firma sucht gerade Verstärkung als Assistant Finance & HR (m/w/d)

Aufgabenbereich

• Unterstützung des Managements: Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Führungsebene.
• Dokumenten- und Präsentationsvorbereitung: Erstellung und Aufbereitung von wichtigen Dokumenten und Präsentationen für interne und externe Zwecke.
• Büromanagement und Behördenkorrespondenz: Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe und Pflege der Kommunikation mit Behörden.
• Mitarbeiterdatenverwaltung: Verwaltung und Pflege der Mitarbeiterdatenbank, Bearbeitung von Anfragen und Bereitstellung relevanter Informationen.
• On- und Offboarding: Organisation und Koordination der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie der Austrittsprozesse.
• Berichterstellung: Anfertigung und Pflege regelmäßiger HR-Berichte und Dokumente zur Unterstützung der Personalabteilung.
• Arbeitsgenehmigungen: Unterstützung bei der Beantragung und Verlängerung von Arbeitsgenehmigungen für Mitarbeiter.
• Buchhaltung und Rechnungsstellung: Unterstützung der Finanzabteilung bei der Buchführung und Erstellung von Rechnungen.
• Abschlüsse und Budgetierung: Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Unterstützung bei der Budgetierung und Berichterstellung.

Gewünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement, Finanzen oder ähnliches.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in den Bereichen Finance und HR.
• Ausgeprägte Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel; Erfahrung mit ERP-Systemen (z.B. SAP) von Vorteil.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Verständnis für administrative Abläufe.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Unternehmenssprache Englisch.

Job Perspektive

• Spannendes Tätigkeitsfeld mit exzellenten Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• Freundliches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und engagiertem Team.
• Flexible Arbeitszeiten und -orte, mit Fokus auf Ergebnisse.
• Arbeiten in einem unterstützenden, global vernetzten Team.
• Offene und konstruktive Fehlerkultur, die Lernchancen bietet.

Aufgabenbereich

• Unterstützung des Managements: Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Führungsebene.
• Dokumenten- und Präsentationsvorbereitung: Erstellung und Aufbereitung von wichtigen Dokumenten und Präsentationen für interne und externe Zwecke.
• Büromanagement und Behördenkorrespondenz: Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe und Pflege der Kommunikation mit Behörden.
• Mitarbeiterdatenverwaltung: Verwaltung und Pflege der Mitarbeiterdatenbank, Bearbeitung von Anfragen und Bereitstellung relevanter Informationen.
• On- und Offboarding: Organisation und Koordination der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie der Austrittsprozesse.
• Berichterstellung: Anfertigung und Pflege regelmäßiger HR-Berichte und Dokumente zur Unterstützung der Personalabteilung.
• Arbeitsgenehmigungen: Unterstützung bei der Beantragung und Verlängerung von Arbeitsgenehmigungen für Mitarbeiter.
• Buchhaltung und Rechnungsstellung: Unterstützung der Finanzabteilung bei der Buchführung und Erstellung von Rechnungen.
• Abschlüsse und Budgetierung: Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Unterstützung bei der Budgetierung und Berichterstellung.

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