Assistant ou Assistante spécialistes RH en leadership, gestion de carrière

at  Hpitaux Universitaires de Genve

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le Service leadership, recrutement et gestion de carrière, rattaché à la Direction des ressources humaines, développe des politiques et processus RH en lien avec la « stratégie RH 2023-2028 » avec une approche de consultation pour garantir une adéquation entre les pratiques RH proposées et les réalités du terrain. Il propose des processus de recrutement innovants, des programmes de développement du leadership, des formations managériales, et des programmes de gestion de carrière au niveau individuel et institutionnel, en garantissant le développement d’une culture leadership, responsable, adaptative et participative dans les processus et pratiques RH.

DESCRIPTION DU POSTE

En étroite collaboration avec les spécialistes RH ainsi que les chefs et cheffes de projets, vous participez à la mise en œuvre de la « stratégie RH 2023-2028 ». Plus précisément, vous intervenez pour le pôle Leadership, s’occupant de l’évolution de la culture du leadership et de la formation managériale institutionnelle, le pôle Gestion de carrière en charge de cartographier les postes clés et préparer la relève, ainsi que d’activités en lien avec la gestion de la performance.
En qualité d’assistant ou assistante de quatre spécialistes RH et deux chefs ou cheffes de projets, vous apportez un précieux soutien en gérant l’ensemble des activités administratives et en mettant à profit vos compétences organisationnelles. Vous gérez les agendas afin d’assurer la planification des séances de projets, des sessions de formations et autres réunions, et apportez votre aide pour la création et la relecture de documents ainsi que pour la mise à jour des pages intranet.
En coordination avec les spécialistes RH, vous participez activement à la coordination d’évènements et de sessions de formation en plus de contribuer à leur création et administration sur la plateforme. Concrètement, vous gérez les inscriptions, les listes de présence, la réservation de salles, la demande de matériel ou de prestation hôtelière.
De plus, vous assurez la communication et la coordination avec les intervenants et intervenantes afin de planifier les dates des sessions et confirmer leur présence. Puis, vous assurez la contractualisation et le suivi de la facturation.
En vous appuyant sur votre sens du service et votre orientation client, vous êtes également le point de contact pour les partenaires du service et les collaborateurs et collaboratrices de l’institution.
Pour le programme de Relève, vous analysez sous la supervision des spécialistes RH, les dossiers de candidatures et vous vous chargez de la convocation des candidats et candidates lors du recrutement.
Grâce à votre aisance des outils informatiques, vous assurez la mise à jour des données des plateformes et y extrayez les données pertinentes pour les reportings. De plus, vous produisez les indicateurs permettant de piloter les activités.
Vous assistez vos collègues directs en les soutenant au niveau administratif dans la conduite de leurs projets dans les domaines du leadership, de la gestion de carrière et de la performance. Vous n’hésitez pas à proposer des idées innovantes et pragmatiques dans une optique d’amélioration continue.

QUALIFICATIONS

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou d’employée de commerce ou d’une formation jugée équivalente. Le certificat en qualité de Gestionnaire RH constitue un avantage considérable.
Une expérience réussie dans une fonction administrative au sein d’un département de ressources humaines vous a permis d’acquérir une bonne compréhension de ses enjeux.
Vous faites preuve d’agilité avec l’informatique, dont une bonne maîtrise de la suite Office 365. L’utilisation de Learning Management System (LMS) et/ou d’une plateforme de recrutement est un fort atout.
Votre capacité d’organisation, d’anticipation, de gestion des priorités et de structuration de votre activité dans le temps sont essentielles pour mener à bien cette mission tout en respectant les délais.
Personne flexible, dotée d’un bon sens relationnel et d’une orientation solution, vous faites preuve de proactivité et assurez le suivi des dossiers en collaboration étroite avec les spécialistes RH et chefs ou cheffes de projets en veillant à la fluidité de la communication.
De plus, vous travaillez de manière rigoureuse en autonomie tout en accordant de l’importance au travail d’équipe. Vous collaborez activement avec l’ensemble des parties prenantes et de manière transversale avec vos collègues.
Par ailleurs, vous avez démontré votre aptitude à résoudre des problèmes, votre ouverture d’esprit et réceptivité au feedback vous permet de développer de nouvelles connaissances et compétences.

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