Assistante Gestionaire de projet/Assistant to the project manager

at  Axxys Construction

Assistant(e) Administrative
Qui sommes-nous?
En tant que leader dans l’industrie de la construction, le Groupe Axxys œuvre constamment à fournir un service exceptionnel d’un océan à l’autre du Canada et aussi aux États-Unis. Depuis nos débuts en 1998, nous avons bâti notre réputation sur la fiabilité et la qualité.
Chez Axxys, nous sommes fiers d’avoir une culture fortement axée sur les personnes. Le bien-être de nos employés et l’excellence de nos services sont nos principaux objectifs.
Nous travaillons fort pour maintenir une relation de confiance avec nos clients où nous prenons toujours nos engagements au sérieux et investissons tous les efforts nécessaires pour préserver notre réputation de “Toujours livrer les projets à temps, en respectant le budget principal”!
Pour avoir de plus amples informations sur qui nous sommes et nos réalisations, et aussi avoir un aperçu de nos projets et de notre équipe de grands talents, veuillez visiter notre page Facebook et notre site web en cliquant sur les icônes ci-dessous ou sur les liens!
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Et vous ?
Êtes-vous une personne dynamique et passionnée par la construction dans tous ses détails et ses formes ?
Êtes-vous à la recherche d’une nouvelle opportunité où vous pourrez commencer une carrière dans une entreprise qui a prouvé au fil du temps qu’elle offre toujours ce qu’il a de mieux aux membres de son équipe et œuvre toujours à les amener à des niveaux supérieurs ? Voulez-vous que votre nom soit associé à un leader du secteur dont le nom est synonyme de succès et de croissance continus, ainsi qu’à une entreprise ayant gagné des prix de distinction à plusieurs reprises ?
Voici votre chance.
Description du poste

À quoi ressemble votre journée chez nous ?

• Soutenir les chefs de projet seniors et juniors
• Saisir / créer des bons de commande et des ordres de modification
• Saisir / créer des bons de commande internes (iPO)
• Vérifier l’allocation budgétaire
• Transférer des PO/COs/iPOs
• Envoyer des demandes de signature via le logiciel Right Signature
• Mettre à jour les tableaux de données des bons de commande en conséquence
• Mettre à jour le répertoire des projets en conséquence
• Suivi / collecte des PO/CO signés
• Suivi / collecte de la documentation du projet exigée par les sous-traitants
• Suivi / aide à la collecte des documents de clôture
• Assurer la liaison avec la comptabilité pour les documents manquants
• Toute autre tâche requise (préparation des classeurs de chantier, vérification du budget, impression, etc.)
• Toute autre tâche connexe

De quoi avez-vous besoin pour garantir l’excellence dans votre rôle ?

• Expérience confirmée en tant qu’administrateur ou assistant
• Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale, la maîtrise de l’anglais est requise car le poste implique des interactions avec des clients canadiens et américains anglophones. De solides compétences en anglais écrit, verbal et en lecture sont nécessaires.
• Fortes compétences en matière d’organisation et de planification
• Maîtrise de MS Office
• 2-3 ans d’expérience dans le domaine ou dans un domaine connexe.
• Diplôme d’études secondaires ou équivalent ; diplôme d’études collégiales de préférence

Que recevrez-vous en retour ?
Ayant nos employés à cœur, chez Axxys nous travaillons constamment à offrir le meilleur pour les membres de notre équipe et leurs familles.

Quel sont les avantages auxquels vous aurez droit :

• Un salaire compétitif
• Un régime d’assurance collective, comprenant des prestations médicales et dentaires payées à 50% par l’employeur
• 2 jours de maladie/ 1 jour personnel par an
• Des semaines de vacances
• Un stationnement gratuit qui vous est attribué dès le premier jour
• Café et thé gratuits
• Une évaluation annuelle de la performance et du salaire
• Demi-journée (Départ anticipé) de travail le vendredi pendant l’été
• Événements sociaux.
• Horaires de travail flexibles
• Culture engageante et équipe très sympathique et solidaire.

ÉGALITÉ DES CHANCES

Nous soutenons le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi et encourageons les personnes ayant les qualifications requises à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Administrative Assistant
Who are we?
As a leader in the construction industry, at Axxys Group we thrive to provide exceptional service from Coast to Coast across Canada & the USA. Since our beginnings in 1998, we have built our reputation on reliability & quality.
At Axxys we take pride in having a highly people-oriented culture. We have the well-being of our employees and the Excellence in our services as main objectives.
We work hard into maintaining a trustworthy relationship with our customers where we always take our engagements to the next level and invest all the necessary effort and devotion to preserve our reputation of “Always delivering projects on time, on budget”!
To know more about who we are at what we did, and have a sneak peak on our projects and our team of great talents, please visit at our Facebook page, and website by clicking on the icons below or on the links!
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What about you?
Are you a dynamic person who is passionate about construction in all its details and shapes?
Are you looking for a new opportunity where you can start a career in a company that has proven to always offer the best to its team members and take them to higher levels? Do you want to have your name associated to a leader in the industry whose name is equivalent to continuous success, continuous growth and multiple awards winning champion?
Here is your chance.
Job Description

What does your day to day with us look like

• Support Senior and Junior Project Managers
• Enter / create purchase orders and change orders
• Enter / create internal purchase orders iPOs)
• Verify budget allowance > Transferring POs/COs/iPOs
• Send out requests for signature via Right Signature software
• Update PO data tables accordingly
• Update project directory accordingly
• Follow-up / collect signed POs/COs
• Follow-up / collect project documentation required from subtrades
• Follow-up / support the collection of close-out documents
• Liaise with Accounting for missing documentation
• Any other required tasks (site binder preparation, budget verification, printing, etc.)

What do you need to ensure Excellence in your role?

• Proven experience as an administrator or assistant.
• Knowledge of office management systems and procedures.
• Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize.
• Attention to detail and problem-solving skills
• Excellent written and verbal communication skills, English proficiency is required as the position involves interacting with English-speaking Canadian and American clients. Strong written, verbal, and reading skills in English are necessary.
• Strong organizational and planning skills
• Proficiency in MS Office
• 2-3 years’ experience in the field or related field
• High school diploma or equivalent; college degree preferred

What will you get in return?
Having our employees at heart, at Axxys we are constantly working to offering the best for our team members and their families.

What’s in it for you:

• Competitive Salary
• Group Insurance Plan, including medical and dental benefits paid at 50% by the employer
• 2 sick/ 1personal days per year
• Weeks of vacation
• Free parking assigned to you at day 1
• Free coffee and tea
• Yearly performance and salary reviews
• Early departure on Friday during summer
• Social events.
• Flexible working hours
• Engaging culture and a very friendly and supporting team

• Proven experience as an administrator or assistant.
• Knowledge of office management systems and procedures.
• Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize.
• Attention to detail and problem-solving skills
• Excellent written and verbal communication skills, English proficiency is required as the position involves interacting with English-speaking Canadian and American clients. Strong written, verbal, and reading skills in English are necessary.
• Strong organizational and planning skills
• Proficiency in MS Office
• 2-3 years’ experience in the field or related field
• High school diploma or equivalent; college degree preferre