Assistenz der Geschäftsführung / Senior Associate Executive Admin

at  Publicis Sapient

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du unser Führungsteam bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du bist verantwortlich für die Strukturierung des Tagesgeschäfts und sorgst dafür, dass “die Dinge reibungslos laufen”. Du denkst voraus, antizipierst Aufgaben und hast deinen anspruchsvollen Arbeitsbereich im Griff.
Klingt nach dir? Dann bewirb dich jetzt.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung von mehreren Führungskräften
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Verantwortung für die Terminplanung und -koordination sowie das Reisemanagement
• Interne und externe Kommunikationsschnittstelle für Kollegen, Geschäftspartner und Kunden sowie die Bearbeitung der täglichen nationalen / internationalen Korrespondenz
• Verantwortung für die Bearbeitung von Reise- und Spesenabrechnungen
• Erstellung von einfachen Berichten, Präsentationen und Auswertungen
• Du bist gewohnt an die Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld, fähig zu Multitasking und zur Einhaltung knapper Fristen
• Eigenverantwortung und Koordination kleinerer zusätzlicher Projekte

QUALIFICATIONS

Deine Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position oder in einem Dienstleistungsumfeld
• Strukturierte Aufgabenerledigung und hohe Zuverlässigkeit
• Positiver, optimistischer, lösungsorientierter Arbeitsstil
• Ausgeprägtes Selbstmanagement und hohe Problemlösungskompetenz
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Verständnis dafür, wie man Prioritäten setzt und entsprechend reagiert
• Serviceorientierter Umgang mit Kunden
• Gute Microsoft Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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