Beheerder personeelsdossiers (m/v/x)

at  Fedasil HQ

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de ’NBMV’). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.
Fedasil zoekt:
Beheerder personeelsdossiers (m/v/x)
Voor de dienst HR van de directie Algemene Diensten
Interne / externe selectie
Referentienummer: 9102/230
Functie
Doel
Je bent verantwoordelijk voor het autonoom, correct en nauwkeurig opvolgen van individuele dossiers van personeelsleden zowel wat betreft de voorbereiding van arbeidsovereenkomsten, het onthaal van nieuwe medewerkers, de ondersteuning aan de dienst selectie en opleiding, de opvolging van de loopbaan van personeelsleden als de voorbereiding van de berekening van hun loon en vergoedingen.
Context
Binnen de Personeelsdienst werk je op de dienst Administratie. Deze dienst bestaat uit twee teams (NL/FR) onder leiding van een adjunct die de HR verantwoordelijke ondersteunt.
Binnen Fedasil beheer je de gegevens van de medewerkers van de opvangcentra waarvoor je verantwoordelijk bent.

Inhoud

• Je verzekert in samenwerking met je collega’s een correcte uitbetaling van de lonen, vakantiepremies, eindejaarspremies, andere toelagen,…
• Je voert via Easypay gegevens in die al dan niet een impact hebben op de lonen van de medewerkers.
• Je voert controles uit om de correctheid van de lonen te verzekeren in overeenstemming met de geldende wetgeving.
• Je volgt Dimona op (bij aankomst en vertrek van medewerkers)
• Je beantwoordt vragen van medewerkers over hun loon (inlichtingen, simulaties)
• Je verzekert de opvolging van verschillende attesten (werkloosheid, mutualiteit,…)
• Je stelt arbeidsovereenkomsten en ontslagdossiers op en zorgt voor de opvolging.
• Je beheert desgevallend de registratie van de werktijd (prikklok)
• Je berekent verlofdagen, ziektedagen en vergoedingen
• Je beheert de dossiers van de uitzendkrachten in nauwe samenwerking met de uitzendbureau’s.

Profiel
Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be
Diploma en ervaring
Je bent houder van een bachelor/graduaatsdiploma bij voorkeur met een oriëntatie HR.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring op vlak van loonberekening, administratief personeelsbeheer of op een personeelsdienst bij de overheid.
Technische vaardigheden
Vereisten
Je hebt een kennis van de sociale wetgeving.
Je hebt praktische PC vaardigheden.
Troeven
Je hebt een basiskennis van Easypay.
Je hebt een goede kennis van het Frans.
Je hebt al enige ervaring met het managen van interim-medewerkers.
Algemene competenties (voor medewerkers van de federale overheid)
In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega’s.
Klantgericht handelen: Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.
ONDERSTEUNen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
Aanbod
Type overeenkomst
Een voltijds contract (38u/week) van onbepaalde duur. Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar. De aangelegde werfreserve kan ook door andere opvangcentra gebruikt worden.
Plaats van tewerkstelling
FEDASIL - Hoofdzetel
21 Kartuizersstraat
1000 Brussel
Loon
Je wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is.
Het minimum bruto maandloon bedraagt € 2914 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).
Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/fr
Voordelen
Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
Mogelijkheid tot telewerken.
Zin om te solliciteren?
Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie? Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 05/10/2024 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

Buitenlands diploma
Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door een van de gemeenschappen.
Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be of www.equivalences.cfwb.be
Kennis van het Nederlands
Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zoniet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands van Selor. Voor meer informatie, raadpleeg Selor (www.werkenvoor.be).
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.
Selectieprocedure
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, waarvan de datum later zal worden bekendgemaakt. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Voor bijkomende info, contacteer Hector Zanvo (selectieverantwoordelijke) per mail : hector.zanvo@fedasil.be

Please refer the Job description for details