Commis ou Commise administrative au Service des urgences - 80%

at  Hpitaux Universitaires de Genve

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.
Comptant près de 1’200 collaboratrices et collaborateurs, le Département de médecine aiguë (DMA) inclut les Services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l’ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.
Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d’accueillir la patientèle 24h/24 quelle que soit la nature de son problème de santé, d’assurer une prise en soins rapide et efficace afin d’orienter les personnes prises en charge vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.

DESCRIPTION DU POSTE

Au sein du Service des urgences, vous assurez toutes les tâches administratives en lien avec la planification des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique du service.
Vous apportez un soutien à la gestion du planning annuel des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique et apportez un soutien administratif aux médecins adjoints et adjointes du service.
Vous gérez les différents souhaits des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique et vous vous assurez de la bonne transmission des informations découlant de l’activité.
Vous assurez la saisie des affectations, des horaires des médecins internes et des chefs et cheffes de clinique dans Vision RH et veillez au suivi régulier des différents soldes.
Vous assurez le suivi quotidien des absences, en étant une personne forte de proposition pour la planification des gardes.
Vous gérez la diffusion du plan de formation des médecins et la logistique relative.
Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.).
Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.
Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissez avec vos collègues du département.
Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution, pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

QUALIFICATIONS

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous avez des connaissances et une expérience confirmée en milieu hospitalier et de la planification de 2 à 3 ans dans un poste similaire.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La maîtrise de la langue anglaise est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques niveau ECDL ADVANCED EXIGE sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web, ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (Vision RH, DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).
Personne polyvalente, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).
Vous est une personne dotée d’un bon esprit d’équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires et/ou médecins.
Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur, d’organisation et d’efficience.
Vous avez de bonnes capacités de communication et d’écoute. Vous êtes une personne dynamique, rigoureuse et méthodique
Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités, de la prise d’initiative et de la planification.
Vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

Please refer the Job description for details