Consultant Membre au sein du SSGPI - Consultant HR

at  Federale Politie

DESCRIPTION D’EMPLOI

D’une part, le consultant HR assistera le reponsable du personnel du SSGPI, et d’autre part, il assistera le directeur SSGPI, pour entre autres, l’organisation et la prise de notes lors de réunions. La connaissance de la deuxième langue nationale est plus qu’utile à cet égard.
Le consultant sera responsable, entre autres, de l’élaboration d’un programme de formation, d’une procédure d’accueil pour les nouveaux collaborateurs, de la formalisation des procédures existantes, … Comme le consultant HR travaillera au sein de la cellule gestion des moyens, il y aura un certain nombre de tâches relatives au budget, à la logistique et au secrétariat qu’il pourra excercer en backup.

DESCRIPTION DE LA FONCTION

En tant que soutien HRM, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d’assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l’entité.

• Tenir à jour les dossiers personnels des membres du personnel de l’entité (classement, inventaires, ventilation, redaction des documents nécessaires dans ce cadre)
• Rédiger et suivre les notes et courriers relatifs à la gestion du personnel
• Assurer le suivi des plans de formation de la direction/service ainsi que des recyclages
• Participer à l’organisation concrète des formations et/ou des recyclages, de l’élaboration à l’évaluation
• Gérer et suivre les demandes des membres du personnel dans un ou plusieurs domaines de la RH (formation, carrière, indisponibilités, aménagement du temps de travail, détachement, mobilité, …)
• Tenir à jour des tableaux de suivi concernant différentes actions à entreprendre en matière RH (évaluation, tableau des effectifs, …)
• Organiser et/ou participer au déroulement pratique des recrutements et des sélections
• Analyser les besoins de l’entité dans les différents domaines RH ou dans un domaine particulier
• Informer les membres du personnel des possibilités de ressources (personnes de confiance, stressteam, …) et des évolutions dans les matières RH
• Assurer un suivi des échéances en matière d’évaluation
• Assurer un suivi strict des échéances et des démarches en matière de discipline et/ou des mesures d’ordre

En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et d’activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l’entité et/ou d’assurer la mise à disposition des documents nécessaires.

• Rechercher, gérer et archiver la documentation
• Rédiger des comptes-rendus des réunions internes, des textes, des mémos, des notes et/ou des présentations
• Mettre à jour les procédures internes de gestion administrative
• Etablir, adapter et/ou vérifier puis archiver des documents de tout type (PV de réunions, documents administratifs, textes légaux et réglementaires, …)
• Gérer le système informatisé GALOP dans une ou plusieurs de ses composantes
• Gérer le programme RIO et assurer le suivi de cette correspondance
• Assister le(s) responsable(s) dans la gestion et le traitement administratif de dossiers spécifiques
• Planifier et/ou participer à des réunions et élaborer des projets de PV
• Participer aux activités quotidiennes du service et effectuer toute tâche administrative et organisationnelle permettant la réalisation optimale des objectifs du service dans le respect des délais et des normes de qualité

En tant que gestionnaire de dossier, établir, analyser, contrôler et/ou suivre des dossiers en respectant les échéances et les règles relatives au domaine d’activité afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise

de décision ou la finalisation du dossier.

• Vérifier si l’information dans le dossier est complète et correcte
• Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer
• Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
• Formuler une conclusion et/ou des alternatives concernant la suite du traitement du

En tant que gestionnaire de dossier, établir, analyser, contrôler et/ou suivre des dossiers en respectant les échéances et les règles relatives au domaine d’activité afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.

• Vérifier si l’information dans le dossier est complète et correcte
• Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer
• Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
• Formuler une conclusion et/ou des alternatives concernant la suite du traitement du dossier
• Implémenter des dossiers/projets à partir d’un sujet/sur recommandation de la hiérarchie
• Gérer des dossiers récurrents de type plaintes internes/externes (AIG, comité P, …) et/ou des enquêtes préalables pour l’autorité disciplinaire
• Elaborer des directives et procédures au sein de son entité
• Suivre les besoins de la division en personnel (mobilité, recrutement et sélection, pension,…)
• Suivre l’état d’avancement des dossiers en cours (en interne ou adressés à des organismes tiers) et prendre les mesures nécessaires en fonction des procédures en vigueur ou de la réglementation (ex : refus de jours de congés)

En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur

demande.

• Répondre au téléphone et transférer l’appel/la demande vers les personnes ou les services spécialisés
• Répondre aux demandes d’information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail
• Donner des explications aux partenaires concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles
• Répondre aux questions routinières relatives à son domaine
• Etre l’interlocuteur privilégié d’un ou plusieurs clients/partenaires et assurer les contacts nécessaires dans ce cadre
• Assurer la diffusion des informations entre les services de la direction et les partenaires et/ou clients
• Relayer tout problème en temps réel dans la mesure du possible à sa hiérarchie
• Informer le personnel de modifications en termes de procédures ou de réglementation ayant des répercussions sur leur dossier

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