Coordinateur/coordinatrice administratif/ve

at  McGill University

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Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Gère les comptes de l’unité. Participe à l’organisation des activités de l’unité. Il ou elle est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Gérer les systèmes d’information informatisés.

Principales tâches et responsabilités :

• Recommander au superviseur des améliorations de procédure, telles que des méthodes de réservation de salles de conférences plus efficaces et des possibilités de réduction des coûts dans les processus.
• Coordonner et préparer des arrangements de voyage complexes et variés. Réserver les hôtels, les vols, les déplacements et d’autres aspects de l’itinéraire de voyage.
• Assurer la liaison avec le bureau de la doyenne pour obtenir les autorisations nécessaires. Gérer les changements de dernière minute afin d’assurer le bon déroulement du voyage et résoudre tout problème connexe.
• Responsable du tri du courrier papier du vice-doyen, de la coordination et du tri du courrier destiné aux principaux départements et à l’administration exécutive. Coordonner et assurer le suivi nécessaire. Le tri est complexe en raison de la taille, de la variété et de la nature de la correspondance reçue, et il faut faire preuve de discernement pour déterminer correctement comment acheminer la correspondance.
• Coordonner et compiler les informations, la documentation et les recherches pour divers rapports et la collecte d’informations.
• Coordonner les réunions et prendre toutes les dispositions nécessaires, telles que la restauration, l’installation audiovisuelle et la distribution de la documentation.
• Assurer la liaison avec les conférenciers et les consultants. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d’hôtel. Préparer et coordonner les formulaires de dépenses des conférenciers et des consultants. Recevoir les présentations et les documents et s’assurer qu’ils sont préparés et/ou distribués aux participants, le cas échéant.
• Préparer et achever la transcription des procès-verbaux et/ou des notes de réunion.
• Coordonner, examiner et préparer les principaux aspects des notes de frais et rassembler les pièces justificatives nécessaires.
• Coordonner l’achat de biens et de services de base. Assurer la liaison avec l’unité des affaires financières pour le paiement des factures.
• Participer aux réunions régulières avec l’équipe administrative du vice-doyen.
• Fournir un soutien administratif aux groupes de travail ad hoc et au conseil de la faculté à la demande du vice-doyen ou du conseiller principal du vice-doyen.
• Effectuer d’autres tâches connexes en fonction des besoins.

Qualifications et compétences :
Expérience dans la rédaction de procès-verbaux; aptitude à rédiger avec précision les procès-verbaux des réunions, à résumer les discussions, les décisions et les mesures à prendre de manière claire et concise. Compétences en matière de relations interpersonnelles, d’écoute, de communication orale et écrite en français et en anglais. Capacité avérée à fournir un soutien efficace pour diverses tâches administratives. L’expérience avec les rapports de dépenses est un atout. Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en collaboration au sein d’une équipe. Excellente capacité à prendre des initiatives, à résoudre des problèmes et à organiser efficacement le travail. Excellente capacité à gérer des tâches multiples, à établir des priorités de manière efficace et à travailler sous pression pour respecter des délais serrés dans un environnement en constante évolution. Compétences informatiques avec maîtrise de divers outils et plates-formes logiciels, notamment des bases de données, des feuilles de calcul et des applications web. Engagé à fournir un service à la clientèle exceptionnel, à aider les clients avec tact et diplomatie tout en conservant une attitude professionnelle à tout moment. Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise et les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrateur (NS)
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2024-10-27
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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