Coordinateur/trice administratif des affaires étudiantes

at  McGill University

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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Sous la directrice du superviseuer immédiate, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l’exactitude. Gérer les comptes de l’unité.
Principales tâches et responsabilités :
Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
Coordonne le processus de demande de prix, de bourses et de subventions. Distribue les formulaires de candidature et fournit des informations sur les procédures et les délais. Vérifie que les dossiers des étudiants sont complets et, le cas échéant, assure le lien nécessaire avec le processus d’admission.
Conseille les étudiants en ce qui concerne leur dossier. Résoudre les problèmes. Veille à l’application des règlements académiques et des délais. Selon les besoins de l’unité, préparer les calendriers des rotations en résidence et des autres activités des étudiants, en contactant les responsables nécessaires pour coordonner et vérifier le placement.
Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées de calendrier. Coordonne la soumission au système central de planification et fait office de personne de contact pour l’unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d’étudiants et de diplômés.
Organiser des opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêt, l’évaluation des cours et des résidences, ainsi que la programmation et la surveillance des examens. Préparer les emplois du temps et programmer les réservations de salles pour l’unité. Préparer les calendriers et réserver les examens pour l’unité.
Gérer les comptes de l’unité. Préparer des budgets ou des propositions budgétaires. Contrôler et rapprocher divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. Veille à ce que les frais de scolarité et les autres frais des étudiants soient correctement évalués. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.
Coordonner la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels départementaux et les rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages web.
Rédiger de la correspondance et d’autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l’orthographe et l’exactitude. Signe certains documents.
Utiliser divers logiciels. Maintenir les systèmes d’information informatisés et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Tient à jour les systèmes de classement et organise l’archivage.
Recevoir et filtrer les appels téléphoniques. Fournir des informations aux visiteurs, déterminer le motif de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. évalue la nécessité de l’intervention d’autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires
Filtrer et trier le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répond aux demandes dans son domaine de compétence. Prend note des actions requises et assure le suivi.
La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d’être accomplies par un employé dont le poste a été associé à la présente description d’emploi générique.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Le candidat retenu doit posséder d’excellentes compétences en matière de gestion du temps et le désir de travailler dans un environnement en évolution rapide. Il doit être capable d’établir des priorités et d’effectuer plusieurs tâches sur un certain nombre de projets, afin de respecter des échéances régulières. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe. Compétences exceptionnelles en matière de communication interpersonnelle, capacité à interagir avec les universitaires, les résidents, les boursiers et le personnel de tous niveaux. Coordonner la communication entre les différents services, programmer des réunions, distribuer des rapports et tenir toutes les parties informées des activités générales de l’entreprise. Planification d’événements. Sens de l’organisation, compétences en rédaction administrative, soutien à l’innovation, capacité à rester calme sous pression, excellentes compétences en matière de résolution de problèmes et d’établissement de priorités, ingéniosité. Résoudre les problèmes en analysant les informations, en identifiant et en communiquant des solutions. Souci du détail et capacité avérée à relire et à réviser la correspondance et d’autres documents en respectant l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Capacité à rédiger des procès-verbaux. À l’aise dans un environnement informatique utilisant les programmes Microsoft Office et les bases de données spécialisées, Minerva, Oracle et le programme One45. Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 (qualifier) sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Conseiller pédagogique aux affaires étudiantes
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2024-11-12
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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