Coordinatrice administrative / Coordinateur administratif

at  McGill University

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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Sommaire du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat au sein de la Faculté des arts (chef de secteur, Finances, ASC 680), fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures. Gère les comptes de l’unité. Participe à l’organisation des activités de l’unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Il gère les systèmes d’information informatisés. Fournit également un soutien administratif et de secrétariat à l’équipe des finances de l’ASC Arts-Ferrier.
Principales responsabilités:

Finances

• Répondre aux demandes de renseignements financiers sur les subventions de recherche et les fonds de fonctionnement et les résoudre.
• Identifie et résout les irrégularités en matière de dépenses
• Traite les notes de frais et les avances pour toutes les parties prenantes de l’unité.
• Rapprocher les PCards et autres transactions mensuelles
• Traite les factures et les commandes d’achat
• Comptabilise les réservations de voyage et d’hôtel pour les professeurs et les invités
• Traite les paiements et les transferts de journal pour résoudre les divergences financières.
• Achat d’équipement, de mobilier et de fournitures de bureau
• Mise en place et suivi de uPrint
• Suivi et traitement des remboursements de frais de recrutement
• Fournit un soutien administratif pour les rapports annuels.
• Responsable du programme d’ordinateurs portables universitaires : fournit des informations concernant la politique et coordonne les achats d’équipements informatiques.
• Assurer la liaison avec les services financiers et les services de voyage pour résoudre les problèmes de l’unité.
• Assurer le suivi financier mensuel en examinant les grands livres de tous les fonds.

Bureaux et opérations :

• Assurer la liaison avec les installations et l’EHS pour signaler, suivre et/ou résoudre les problèmes liés aux bâtiments, et peut agir en tant que personne ressource pour l’accès à Lenel et la gestion des clés.
• Coordonner des événements bihebdomadaires et des colloques pour plusieurs départements (réserver des salles et des hôtels, commander des services de restauration, organiser des voyages).

Autres compétences et/ou aptitudes:

• Orienté vers le client et le service, avec un haut niveau de tact, de confidentialité, de diplomatie et de professionnalisme.
• Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations, à écouter et à aider le personnel et les étudiants à résoudre leurs problèmes.
• Compétences démontrées en matière d’organisation et de hiérarchisation des priorités et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais.
• Connaissance des principes comptables de base.
• Un grand souci du détail.
• Capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe.
• Aptitude avérée à rédiger, relire et éditer de la correspondance ou des documents en respectant l’orthographe, la grammaire et la ponctuation.
• Expérience avérée de la coordination d’événements, de l’organisation de voyages et de la programmation de réunions.
• Capacité à travailler dans un environnement informatique en utilisant le traitement de texte, les bases de données, les feuilles de calcul, les logiciels de présentation, les applications web et les médias sociaux.
• Connaissance de Banner, Minerva et Drupal. Anglais et français (parlé et écrit).
• Le candidat doit être en mesure de travailler sur le campus du centre-ville de McGill de 2,5 à 3 jours par semaine. Il est probable que vous puissiez travailler à domicile jusqu’à 2,5 jours par semaine, sous réserve des besoins opérationnels et de l’approbation du superviseur.

Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 3 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.87 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2024-08-30
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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