Coordonateur(trice) administratif

at  McGill University

Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l’Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Participe à l’organisation des activités de l’unité. Responsable des documents et des dossiers de l’unité. Tenir à jour les systèmes d’information informatisés.
Principales tâches et responsabilités :

1. Évaluer et résoudre les problèmes administratifs liés aux opérations du TOSI.

• Assurer la liaison avec Neuro IT ou d’autres départements si nécessaire.

1. Effectuer d’autres tâches administratives demandées par le PDG de TOSI, telles que l’organisation de diverses réunions.

• Naviguer dans les calendriers disponibles et les réservations de salles Neuro
• Répondre aux demandes de restauration pour les réunions de l’équipe du TOSI

1. Soutenir l’équipe du TOSI dans l’administration financière de plusieurs programmes et initiatives sous la direction du Open Science Grassroots Committee, en pleine conformité avec les politiques et procédures de la SIF de McGill.

• Traiter les demandes de parrainage internes et externes
• Coordonner les informations pertinentes et créer des demandes de paiement pour les projets de rachat de TOSI et d’autres initiatives.
• Utiliser le Marché McGill pour l’achat de biens et de services
• Traiter les notes de frais internes et externes (tierce partie)
• Comprendre le fonctionnement des systèmes d’information financière (SIF) et des services d’approvisionnement de McGill.
• La liste des tâches et responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d’être accomplies par un employé dont le poste a été associé à cette description d’emploi générique.

Autres compétences et/ou aptitudes :

• Expérience avérée du travail dans le bureau d’un cadre superieur ou d’un directeur. Capacité avérée à établir des priorités, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter des délais stricts. Solides compétences dans les programmes de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Capacité avérée à fournir un soutien pour diverses activités administratives, y compris l’organisation de réunions et la passation de marchés. Méticuleux dans la documentation des actions de suivi concernant les dossiers en cours.
• Compétences supérieures en matière de communication écrite et orale en anglais et en français.
• Capacité démontrée à résoudre des problèmes et à faire preuve d’ingéniosité.
• Confidentialité. Professionnalisme. Autonomie. Fiabilité. Esprit d’équipe.

Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise et les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
6.75 (Temps partiel)
Superviseur :
Associé(e) aux activités professorales
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2025-10-20
Date limite pour postuler :
2024-10-10
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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