Coordonnateur administratif – Affaires étudiantes

at  McGill University

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Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l’exactitude. Gérer les comptes de l’unité.

Principales tâches et responsabilités :

• Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
• Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
• Assiste les conseillers pédagogiques sur des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours dispensés par d’autres établissements, le transfert de crédits et le statut de stagiaire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les étudiants.
• Coordonne le processus de candidature pour les prix, les bourses d’études et les bourses de recherche. Distribue les formulaires de candidature et fournit des informations sur les procédures et les délais. Vérifier que les dossiers des étudiants sont complets et, le cas échéant, assurer les liens nécessaires avec le processus d’admission.
• Coordonne les processus administratifs relatifs aux examens de doctorat et aux soutenances orales, ainsi qu’à la soumission des thèses et des mémoires
• Vérifier et compiler les notes. Coordonne la soumission des notes et les demandes de révision de notes ainsi que les examens différés. Vérifie et corrige les relevés de notes. Préparer les réunions d’évaluation, y participer et assurer le suivi nécessaire.
• Identifie et vérifie les dossiers des étudiants diplômés. Prépare les formulaires de demande de diplômes et les listes d’étudiants diplômés. Préparer les documents pour la cérémonie de remise des diplômes, participer et assister à cet événement.
• Établir des rapports et des statistiques. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages web. Rédiger de la correspondance et d’autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l’orthographe et l’exactitude. Signer certains documents.
• Organise des réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l’ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
• Utiliser une variété de logiciels. Maintenir les systèmes d’information informatisés et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Tenir à jour les systèmes de classement et organiser l’archivage.

La liste des tâches et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d’être accomplies par un employé dont le poste a été mis en correspondance avec la présente description d’emploi générique.
Autres compétences et/ou aptitudes qualifiées :
Expérience avérée du travail avec des étudiants dans une variété de problèmes et/ou de situations. Souci du détail en ce qui concerne le codage, l’examen ou le résumé des dossiers des étudiants. Expérience de l’application des politiques et des procédures. Expérience du système de gestion Web de McGill en tant qu’éditeur et/ou gestionnaire de site. Capacité démontrée à utiliser les fonctions avancées de Banner et de Minerva. Aptitude avérée à réviser la documentation sur le plan de la grammaire, de l’orthographe et de la ponctuation. Capacité avérée à résoudre des problèmes et à prendre des initiatives dans les domaines de responsabilité. Aptitude avérée à rédiger de la correspondance courante, à relire et à réviser des documents, à rédiger des procès-verbaux et à tenir à jour des pages web. Connaissance avérée des politiques et procédures relatives à l’enseignement et aux étudiants.
Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 (courant) sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2024-10-30
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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