Coordonnateur(trice) Administratif des Affairs Étudiantes

at  McGill University

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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l’Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Facultes de sciences
Remarques particulières : La personne titulaire de ce poste peut avoir à travailler pendant la soirée et les fins de semaine au cours d’occasions spéciales.
À propos du Bureau des études sur le terrain et des stages scientifiques
Le Bureau des études sur le terrain et des stages scientifiques de la Faculté des sciences est une ressource essentielle pour les membres de la communauté étudiante qui participent aux différents programmes d’études sur le terrain, notamment ceux qui se déroulent en Afrique de l’Est, au Panama et à la Barbade, aux programmes de stages scientifiques, au
Baccalauréat en sciences, volet Mondialisation
et aux Expériences éducatives enrichies de la Faculté des sciences. Ce bureau offre du soutien et des conseils essentiels et veille à ce que les étudiantes et étudiants détiennent l’ensemble des renseignements et des ressources dont ils ont besoin pour vivre une expérience réussie.
La coordonnatrice ou le coordonnateur administratif des affaires étudiantes apportera son soutien aux programmes d’études sur le terrain et de stages scientifiques en renseignant les étudiantes et étudiants sur les exigences de programmes, en traitant les transactions financières, en créant du contenu pour les sites Web et les plateformes de médias sociaux, ainsi qu’en assurant la coordination des événements.

Taches principal:

• La ou le titulaire du poste agira à titre de personne-ressource en ce qui a trait aux politiques et procédures administratives et universitaires relatives aux programmes de stage de la Faculté des sciences, aux trimestres d’études sur le terrain en Afrique de l’Est, au Panama, à la Barbade, etc., au programme Expériences éducatives enrichies destiné aux étudiantes et étudiants de la Faculté et au Baccalauréat en sciences, volet Mondialisation.
• Fournir des renseignements et des explications détaillés à la population étudiante. Surveiller et répondre aux courriels envoyés à la boîte de réception officielle du Bureau.
• Recevoir, vérifier, organiser tous les documents de la communauté étudiante qui participent aux programmes de stages scientifiques et aux études de terrain, dont les documents exigés par McGill Abroad, en assurer le suivi et envoyer des rappels. Vérifier que les demandes sont complètes et que les étudiantes et étudiants sont admissibles.
• Aider les étudiantes et étudiants qui participent aux programmes d’études sur le terrain et de stages scientifiques à effectuer diverses tâches, notamment la planification des réunions, la réservation de chambres d’hôtel, le paiement des factures, le suivi des documents des étudiantes et étudiants, la rédaction de rapports, la participation aux réunions, de même que la prise de notes. Les responsabilités sont susceptibles de changer au fil de la création des nouveaux programmes et des besoins émergents.
• Traiter les paiements de factures, les avances et les rapports de dépenses.
• Coordonner le processus de candidature aux prix et aux bourses. Aider au suivi et au rapprochement des fonds réservés aux études sur le terrain. S’assurer que les frais des programmes ont été évalués et perçus.
• Concevoir du matériel promotionnel et le promouvoir au moyen des différentes voies de communication (répertoire de McGill, Instagram, l’équipe de communication de la Faculté des sciences, journaux universitaires). Coordonner le calendrier de promotion des programmes.
• Suivre les interactions et créer du contenu sur les médias sociaux (p. ex. Instagram). Mettre à jour le site Web et veiller à ce qu’il demeure d’actualité.
• Contribuer à l’organisation de divers événements, organiser et animer des séances d’information sur les programmes de stages, fournir de l’aide au cours de ces séances et des séances d’orientation préalables au départ pour les études sur le terrain.
• Participer aux activités de recrutement sur le campus : Orientation, foires sur les études scientifiques à l’étranger, journées portes ouvertes, groupes d’intérêt pour les étudiantes et étudiants de première année, etc. Assister à diverses réunions (SOUSA, McGill Abroad, Services aux étudiants étrangers, Service de planification de carrière, Faculté de génie, Bureau de stages de la Faculté des Arts, Bourses et aide financière, Bureau des comptes étudiants, etc.) et prendre des notes.

Autres compétences et aptitudes requises :

• La ou le titulaire du poste doit avoir le souci du service à la clientèle et une capacité éprouvée à offrir un excellent service à une clientèle diversifiée (enseignants universitaires, étudiantes et étudiants, membres du personnel administratif).
• Expérience avérée à travailler auprès de la population étudiante et connaissance des politiques et des procédures connexes. Esprit d’initiative manifeste, sens de l’organisation et excellent souci du détail.
• Capacité démontrée de comprendre la réglementation gouvernementale.
• Capacité éprouvée à établir des priorités et à accomplir de multiples tâches afin de respecter les échéances, souci du détail et solides compétences organisationnelles.
• Capacité manifeste de travailler seul et en équipe.
• Capacité de travailler sous pression et de faire preuve de débrouillardise.
• Aptitude à communiquer efficacement (capacité de transmettre clairement l’information de vive voix et par écrit, et de bien comprendre l’information reçue, compétences pour s’exprimer en public).
• Connaissance des principes comptables et expérience des tâches financières comme les rapports de dépenses, la création des bons de commande et le paiement des factures.
• Solides compétences en informatique et capacité à utiliser à un niveau avancé des logiciels de la suite Microsoft Office : Outlook, Word et Excel. Expérience avec les applications créées par McGill (Minerva et les formulaires d’accès à un dossier étudiant en ligne, BSAC, Banner SIS). Expérience de la gestion de sites Web.
• Connaissance du français et de l’anglais: L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.

Ce poste est situé à Montréal, Québec, et le travail pour ce poste doit être effectué au Québec.

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