Dokumentenmanager (w/m/d)

at  Arcadis

Stellenbezeichnung : Dokumentenmanager (w/m/d)
Referenznummer: 21901
Standorte : Köln, Hamburg oder Hildesheim
Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 36.000 Menschen in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.
Rollenbeschreibung :
Unser Team, unsere Zukunft! – Gemeinsam realisieren wir die Energiewende
Werden Sie Teil der größten Energie-Infrastrukturprojekte Deutschlands und gestalten Sie den Fortschritt und die Zukunft Deutschlands bei der Realisierung ihrer großen Ausbauprojekte in der Energiewende mit. Zur Verstärkung unseres Teams Project Management im Bereich Energy Transition an einem unserer Standorte in Köln, Hamburg oder Hildesheim suchen wir Sie als Dokumentenmanager (w/m/d) für unsere Planungsprojekte von der Vorstudie bis zur Ausführungsplanung wie auch während der Ausführung und Dokumentation.
Die Stelle ist in unserem globalen Geschäftsbereich Resilience angesiedelt. Wir möchten unsere natürliche Umwelt und unsere Wasserressourcen schützen und unsere Welt für zukünftige Generationen am Leben erhalten. Die Auswirkungen von Klimawandel, rasanter Urbanisierung und biologischem Diversitätsverlust sind auf der ganzen Welt spürbar geworden. Die Häufigkeit, mit der unvorhergesehene Katastrophen wie Überschwemmungen und Waldbrände eintreten, nimmt deutlich zu. Wir müssen unseren Kommunen, Gemeinschaften und Unternehmen helfen, sich für die Zukunft nachhaltiger und widerstandsfähiger aufzustellen. Das Ergebnis: stärkere und resilientere Städte, stabilere Unternehmen und Ökonomien, ein nachhaltig bewohnbarer Planet und mehr Lebensqualität.

Rollenverantwortung :

• Steuerung und Koordination des Dokumentenmanagements zur Ablage von technischen Dokumentationen und des Schriftverkehrs von Großprojekten in MS Sharepoint und im Dokumentenmanagementsystem tpCDE thinkproject o. V.
• Steuerung des Planlaufmanagements (u.a. mit EPLASS) sowie Entwicklung und Definition von Prozessen für einen lösungsorientierten und effizienten Ablauf
• Registrierung und Ablage von Dateneingängen und Dokumentenübergaben von und an die Auftraggeber*innen und Dritte
• Dokumentenübergabe an die Auftraggeber*innen via das DMS tpCDE thinkproject
• Prüfung der technischen Dokumentation in Bezug auf die Einhaltung der formellen Anforderungen und Sicherstellung der Einhaltung der fachlichen Anforderungen durch das Projektteam innerhalb der Fristvorgaben
• Schulungen des Projektteams rund ums Dokumentenmanagement (Dokumentenablage, Dokumentenerstellung gem. Vorgaben und Richtlinien und Dokumentenprüfung)
• Führung der Master Document List und von anderen Trackinglisten, Erstellung von Auswertungen und Berichten
• Weiterentwicklung und Optimierung der Ablagestrukturen für Dokumente in MS Sharepoint
• Projektübergreifende Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements innerhalb der Organisation

Qualifikationen & Erfahrung :

In erster Linie teilen Sie unsere Leidenschaft für die Verbesserung der Lebensqualität und für die Zufriedenheit unserer Kund*innen. Sie sind stolz auf die Rolle, die Sie bei der Umgestaltung der Welt um Sie herum spielen, und verstehen die Bedeutung von Teamarbeit. Zudem bringen Sie mit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium einer technischen oder wirtschaftswissenschaftlichen Fachrichtung oder eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich
• Erste Berufserfahrung in den genannten Aufgaben, idealerweise Erfahrung aus dem Engineering-Umfeld
• Erfahrung im Aufbau und der Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems in der Microsoft 365 Umgebungen (u. a. MS-Sharepoint, Power BI, etc.) wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in MS Word, Excel, PPT, Outlook
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (tpCDE thinkproject oder Ähnliches) wünschenswert
• Erfahrungen Planlaufmanagement mit EPLASS wünschenswert
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise und technisches Verständnis
• Kommunikationsstärke und ausgezeichnetes Organisationsvermögen

Please refer the Job description for details