Event planner Research Office- 80%

at  Karel de Grote Hogeschool

Wie zijn wij?
Karel de Grote Hogeschool, dat zijn 7 campussen, 48 afstudeerrichtingen, meer dan 100 bijscholingsmogelijkheden, 6 onderzoekscentra, circa 13500 studenten en 1500 medewerkers.
Bij KdG kiezen we voor vernieuwend en uitdagend onderwijs en verrichten we kwaliteitsvol praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek (webpagina). Daarnaast bouwen we ook aan de KdG Academy met een aanbod voor ‘levenslang leren’ voor werkenden, heroriënteerders en organisaties.
Ben jij de geknipte persoon om voor KdG Research & Academy vanuit jouw expertise rond event planning mee je schouders te zeten onder de organisatie van vormingen en events? Lees dan zeker verder.
Wat is jouw rol?
Als eventplanner ben je verantwoordelijk voor de praktische organisatie en coördinatie van de evenementen binnen ons aanbod voor ‘levenslang leren gericht op een breed publiek: navormingen, studiedagen, … voor het werkveld. Je draagt zorg voor het gehele traject, waaronder het inventariseren van wensen, de implementatie en evaluatie.

Wat doe je concreet?

• Je verzorgt de contacten met de interne klanten, zoals docenten en onderzoekers, en helpt hen om hun ideeën te concretiseren naar een geslaagd en budgettair sluitend evenement.
• Je faciliteert en organiseert diverse evenementen – klein en groot – zoals navormingen, studiedagen, congressen, lanceringsevents, webinars e.d. om de expertise van KdG docenten en onderzoekers tot bij professionals in het werkveld te brengen.
• Je stelt een operationeel draaiboek, planning en bijhorend budget op. Je steekt je handen uit je mouwen en staat in voor de effectieve en kwaliteitsvolle organisatie, de administratieve ondersteuning en de praktische en logistieke coördinatie van de evenementen. Je zet budgetvriendelijke wervingsacties op om specifieke doelgroepen te bereiken.
• Je signaleert knelpunten, formuleert verbetersuggesties en werkt mee aan de opvolging van de evenementen.
• Je bent 1 van de aanspreekpunten binnen KdG voor vragen van internen of externen m.b.t. navormingen en evenementen voor KdG Research. Je garandeert een vlotte informatiedoorstroom naar alle betrokkenen.
• Je werkt op campus Zuid en rapporteert aan het diensthoofd het van Research Office en werkt nauw samen met collega-eventplanners.

Wat is je profiel?

• Je bent een administratieve en logistieke duizendpoot met organisatorisch talent. Je gaat daarbij creatief aan de slag.
• Je hebt ervaring met het organiseren en coördineren van studiedagen, navormingen, congressen, netwerkevenementen, beurzen en/of webinars.
• Je werkt nauwgezet en planmatig. Je stelt de juiste prioriteiten en houdt focus op de doelstellingen.
• Je bent stressbestendig en pragmatisch ingesteld met het oog op maximale efficiëntie en effectiviteit.
• Je communiceert vlot en duidelijk naar verschillende doelgroepen.
• Je blijft enthousiast over routinetaken tijdens piekperiodes van gestandaardiseerde vormingen en opleidingstrajecten.
• Je werkt zeer vlot met toepassingen zoals Outlook, Word, PowerPoint en Excel (meer dan basis: merge, draaitabellen, formules …). Noties van software eigen aan de eventsector zijn een pluspunt (bijv. Mailchimp)
• Je hebt oog voor verbeteringen vanuit een klantgericht perspectief.
• Je bent bereid om enige flexibiliteit te hanteren in werktijden als de ondersteuning van (externe) activiteiten en evenementen dit vraagt.
• Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring[1].

Wat bieden wij jou?

• Een opdracht van 80% als contractueel bediende die zo snel mogelijk na selectie start. Je krijgt 2 opeenvolgende overeenkomsten van telkens één jaar die na positieve evaluatie overgaan naar onbepaalde duur.
• Een loon in functie van je competenties en ervaring binnen het groeipad B11 tot B22 (equivalent van barema’s 581-582-592-584). Klik hier voor meer info. Weet dat nuttige beroepservaring buiten het onderwijs ook kan meetellen voor je anciënniteit.
• Een warm onthaal in een team van 13 collega’s met een brede waaier aan expertises, allen met een hart voor onderzoek en dienstverlening. Zij staan klaar om je de nodige hulp te bieden van bij jouw start.
• Een omgeving waarin je veel ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om je opdracht uit te voeren.
• Drie keer per academiejaar organiseren we een KdG-brede onthaaldag waar je KdG als organisatie beter zal leren kennen. Daarnaast krijg je ook de kans om gebruik te maken van een ruim intern en extern opleidingsaanbod.
• Ons engagement dat we continu bouwen aan een inclusieve werkomgeving waar iedereen zichzelf kan zijn en van elkaar kan leren. We geloven sterk in de kracht van verschillen en complementariteit en zijn ervan overtuigd dat een diverse pool van collega’s en een inclusieve context ons allemaal beter, sterker en talentvoller maken.
• Voordelen zoals flexibele werktijden, mogelijkheid tot hybride werken, een laptop (vanaf 30% opdracht), een mooi aantal vakantiedagen (45 dagen voor een voltijdse opdracht[2]), een internetvergoeding van 20€ per maand, een lerarenkaart die je tal van voordelen biedt en de optie van een hospitalisatieverzekering aan een gunstig tarief.
• Woon-werkverkeer via openbaar vervoer vergoeden we voor 100% en als je met de fiets komt, krijg je 0,27 € per km.
• Wil je graag nog meer weten over KdG als werkgever, ga dan naar: kdg.be/werken-bij-kdg!

Interesse?
Vertel het ons! Solliciteer zo snel mogelijk en ten laatste op 29 september ‘24 via https://www.kdg.be/vacatures. Ga naar ‘bekijk onze vacatures, klik op de gewenste vacature en vervolgens op de ‘solliciteer nu’ knop. We zijn benieuwd naar je parcours en motivatie.

Wat zijn de volgende stappen?

• De 1ste screening gebeurt op basis van de ontvangen cv’s en motivatiebrieven.
• De 2de ronde bestaat uit een gesprek en ev. een opdracht (op 3 oktober in de namiddag en ev. op 7 oktober in de voormiddag op campus Zuid).

Een vraag?
Meer informatie over deze vacature kan je bekomen bij Hendrickx Marijke, Directeur Research & Academy via marijke.hendrickx@kdg.be of via 0478 76 06 85.
Voor hulp bij het solliciteren kan je terecht bij HR via 03 613 13 36 of hr@kdg.be.
[1] Ingeval je niet over het juiste diploma beschikt, neem je deel aan een assessment.
[2] Er worden vier weken collectieve vakantie genomen. Overige dagen worden voornamelijk tijdens de schoolvakanties opgenomen.
Ga je deeltijds aan de slag? Dan wordt jouw aantal vakantiedagen berekend op je tewerkstellingspercentage

Please refer the Job description for details