Executive Assistant

at  Saab Inc

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.
Din roll
Är du en person med struktur, engagemang och en genuin vilja att hjälpa andra? Då hade denna rollen passat dig perfekt!
I din roll som chefsassistent kommer du ge administrativt stöd och allmänt stöd i det dagliga arbetet till Head of Operational Excellence samt övriga chefer inom områdets ledningsgrupp. Du kommer att verka som avdelningens samlande kraft.
Som chefsassistent kommer du att ha en nyckelroll i att hålla helhetsblicken över de administrativa behoven och säkerställa att deadlines hålls. Du ansvarar för att kommunicera viktiga tidsfrister till cheferna, samt att kartlägga och implementera effektiva administrativa rutiner.

Övriga huvuduppgifter och ansvarsområden:

• Koordinera och organisera möten och olika former av aktiviteter
• Medverka till att information, kallelser, kommunikation utformas och sänds ut
• Samordna olika möten, inklusive researrangemang, agendaplanering och mötesdeltagare
• Hantering av fakturor, tidrapporter, resekostnader, viss konsultadministration samt support i administrativa verktyg
• Medverka i att ta fram och sammanställa material inför olika möten
• Söka, samla in data, sammanställa rapporter och följa upp planer, aktiviteter inom området
• Arbetsmiljöarbete
• On-Bording av nyanställda
• Sammanhållande för interna utbildningar
• Administrera SharePoint
• Förbättra våra rutiner, medverka i att utveckla området och vara en naturlig del av ledningsgruppen.

Placeringsort: Malmö (Flytt till Lund inom kort) eller Karlskrona
Resor: Ca 10-15 dagar per år, främst inom Sverige
Som chefsassistent hos oss blir du en del av ett starkt internt nätverk av assistenter, där man delar erfarenheter och stöttar varandra – här finns alltid någon att vända sig till! Vidare får du möjligheten att arbeta nära beslutsfattare och blir en central del av teamet inom ett dynamiskt och innovativt företag, där det finns stora möjligheter att växa och utvecklas inom organisationen.
Din profil
För att du ska trivas i denna roll tror vi att du är en serviceinriktad person med ett positivt förhållningssätt som tar egna initiativ för att få saker gjorda. Du är duktig på att organisera och strukturera vilket tillåter dig att se helheten. Vidare har du en relationsskapande personlighet och trivs med ett vara spindeln i nätet samtidigt som du har en utmärkt förmåga att arbeta självständigt.
För att lyckas i rollen tror vi att du har gedigen erfarenhet av liknande roller. Denna erfarenhet innebär att du är mycket trygg i dig själv och din administrativa förmåga samt att du har goda kunskaper inom MS Office-paketet. Du är en effektiv kommunikatör på både svenska och engelska, i tal och skrift.
Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap.
Vad du blir en del av
Bakom våra innovationer finns alla de som har gjort det möjligt. Modiga pionjärer och kluriga tänkare. Vardagshjältar och kreativa problemlösare. De som delar djup kunskap och de som utforskar nya områden. Och alla däremellan.
Här har du chansen att påverka och bidra på ditt unika sätt. Allt från att utveckla kod och bygga imponerande försvars- och säkerhetslösningar till att ta en kaffe med en kollega. Varje bidrag räknas. Vi ger dig möjlighet att anta utmaningar och skapa smarta innovationer. I vår vänliga och tekniksmarta värld finns plats för dig att växa. Vi finns här för att tillsammans skapa trygghet för människor och samhällen.
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med uppdrag att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidrar till trygghet för människor och samhällen. Med 23 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.
Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här
Om du är intresserad av vilka förmåner som du kan ta del av som anställd på Saab i Sverige, kan du läsa om dem här
Vänligen observera att vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum har gått ut

Please refer the Job description for details