Gestionnaire Syndic / Building Manager

at  OP

Mission
Le Building Manager gère un portefeuille d’immeubles
Il en assure la gestion ainsi que la bonne gérance sur les plans administratif, juridique, financier, commercial et technique. Il est l’interlocuteur privilégié des clients copropriétaires, des fournisseurs et des prestataires de services concernant l’ensemble des sujets liés aux copropriétés.

Relations clients et commerciales

• Prospecter et développer le portefeuille par la prise de mandats de gestion,
• Anticiper les risques de perte de mandats : réflexion et mise en place d’un plan d’action
• Promouvoir le syndic auprès des prospects et défendre les honoraires de gestion
• Assurer un rôle d’interlocuteur dédié auprès du Conseil de Copropriété
• Visiter régulièrement les immeubles de son portefeuille (1 fois par trimestre au minimum)
• Gérer les Assemblées Générales :
• Gérer les prises de mandat :
• Proposer des prestations complémentaires
• Répondre aux demandes d’offres de services et assurer leur suivi

Gestion administrative

• Préparer et assurer le suivi des AG (convocations, ordre du jour de l’Assemblée Générale, convoquer les propriétaires, …)
• Exécuter les décisions votées et approuvées lors des AG
• Gérer les contrats fournisseurs
• Gérer des sinistres
• Suivre les contentieux

Gestion technique

• Gérer les travaux
• Programmer les travaux de réfection, de réhabilitation ou d’aménagement à présenter en assemblée générale
• Suivre les chantiers, assurer la relation avec les différents intervenants, suivre les facturations et appels de fonds
• Gérer les contrats pour le compte de la copropriété : négocier et souscrire les contrats d’entretien, suivi de la bonne exécution, résiliation…
• Gérer les devis, les assurances et les sinistres

Gestion administrative, juridique et financière

• Analyser les dépenses et proposer des actions d’amélioration ou d’optimisation
• Estimer les besoins d’investissement et les faire voter en Assemblée Générale
• Rencontrer les prestataires de service, évaluer la performance des contrats fournisseurs afin d’optimiser la prestation et éventuellement renégocier les contrats au regard d’un cahier des charges répondant à l’exigence coût/qualité/délai pour une meilleure gestion
• Alerter sur les risques/dysfonctionnements identifiés sur les portefeuilles gérés et proposer puis mettre en œuvre des actions correctives

Gestion comptable

• Le Building Manager vérifie, adapte, défend et veille à l’adoption par l’AG du budget de fonctionnement préalablement établi par le Building Accountant

Compétences techniques

• Connaissance du métier et de ses fondements juridiques
• Connaissance des dispositions légales et réglementaires
• Connaissance de la gestion du portefeuille clients et immeubles
• Connaissances linguistiques : français, anglais

Qualités requises

• Orientation clients
• Organisation/identification des priorités
• Orientation qualité
• Résistance au stress
• Sens commercial
• Intégrité
• Communication active
• Capacité d’apprentissage
• Négociation

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